Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Công tác kế toán quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại Việt Nam

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:91

Thêm vào BST

Báo xấu

97
lượt xem 21
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài nghiên cứu tiến hành trên cơ sở nghiên cứu các lý luận kế toán quản trị, lý luận kế toán quản trị hàng tồn kho nhằm tìm hiểu thực trạng tổ chức kế toán quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại Việt Nam; từ đó nhận diện những điều đã thực hiện và chưa thực hiện để tạo khả năng vận dụng kế toán quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại, nâng cao năng lực công tác kế toán, năng lực quản lý.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Công tác kế toán quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại Việt Nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM ĐỖ THỊ THÚY NGA CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP.Hồ Chí Minh, năm 2005
Trang: 1 MỤC LỤC Trang Trang phụ bìa Lời cảm ơn Lời cam đoan Mục lục Lời mở đầu .........................................................................................................1 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN .....................................................................3 1.1 Tổng quan về kế toán quản trị......................................................................3 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm .......................................................................3 1.1.2 Chức năng...........................................................................................4 1.1.3 Vai trò .................................................................................................4 1.1.4 Các nội dung chủ yếu của kế toán quản trị.........................................4 1.1.5 Sự cần thiết của kế toán quản trị đối với các doanh nghiệp Việt Nam..........................................................................................................7 1.2 Lý luận về hàng tồn kho...............................................................................8 1.2.1 Khái niệm hàng tồn kho .....................................................................8 1.2.2 Vai trò của hàng tồn kho ....................................................................9 1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho ..........................................9 1.3 Chức năng và nội dung kế toán quản trị hàng tồn kho ..............................11 1.3.1 Chức năng.........................................................................................11 1.3.2 Nội dung của kế toán quản trị hàng tồn kho.....................................11 Kết luận chương I.............................................................................................20 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI VIỆT NAM .....................................................................................................21 2.1 Vài nét về ngành thương mại và doanh nghiệp thương mại Việt Nam .....21 2.1.1 Khái niệm..........................................................................................21 2.1.2 Phân loại ...........................................................................................21
Trang: 2 2.1.3 Vai trò ...............................................................................................21 2.1.4 Các giai đoạn phát triển ....................................................................22 2.2 Thực trạng công tác kế toán quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại Việt Nam.......................................................................................24 2.2.1 Xác định hàng tồn kho......................................................................24 2.2.2 Phương pháp kế toán hàng tồn kho ..................................................26 2.2.3 Phương pháp tính giá hàng tồn kho..................................................27 2.2.4 Kế toán chi phí mua hàng .................................................................32 2.2.5 Kế toán chi tiết hàng hóa trong kho của doanh nghiệp ....................34 2.2.6 Kế toán chi tiết hàng hóa tại quầy hàng của doanh nghiệp ..............38 2.2.7 Lập và sử dụng báo cáo vì mục đích quản trị ....................................39 2.3 Đánh giá công tác kế toán quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại Việt Nam.......................................................................................40 Kết luận chương II ...........................................................................................42 CHƯƠNG III: VẬN DỤNG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI VIỆT NAM...............43 3.1 Tổ chức lập các dự toán liên quan đến việc hoạch định hàng tồn kho ......43 3.2 Xây dựng định mức dự trữ hàng hợp lý.....................................................48 3.3 Mã hóa và phân loại hàng tồn kho .............................................................50 3.4 Lựa chọn phương pháp xác định trị giá hàng tồn kho ...............................51 3.5 Cài đặt chế độ theo dõi thời hạn sử dụng chi tiết của từng loại hàng hóa .56 3.6 Sử dụng một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả tồn kho...................................56 3.7 Lập và sử dụng các báo cáo vì mục đích quản trị hàng tồn kho................58 3.8 Một số biện pháp hỗ trợ cho công tác kế toán quản trị hàng tồn kho........62 Kết luận chương III ..........................................................................................69 Kết luận ..........................................................................................................71 Tài liệu tham khảo Phụ lục
Trang: 3 LỜI MỞ ĐẦU Sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam và xu thế hội nhập đã tạo ra hướng vừa hợp tác vừa cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, các hãng, các tập đoàn. Vì thế nếu chỉ bằng kinh nghiệm của mình, các nhà quản trị khó có thể kiểm soát và đánh giá được hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp. Để tồn tại và thích ứng được, một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp chính là phải có được các thông tin đáng tin cậy được xử lý hiệu quả nhất. Vai trò và vị trí của kế toán được khẳng định. Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính có vai trò tích cực trong quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Chất lượng và hiệu quả kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả quản lý, điều hành tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra. Để có thể phát huy tốt nhất chức năng của mình, hệ thống kế toán cần phải được hoàn chỉnh, thông tin kế toán cần cung cấp không chỉ hướng vào các quá trình và sự kiện kinh tế đã xảy ra mà còn hướng đến những diễn biến trong tương lai nhằm giúp nhà quản lý hoạch định, tổ chức, điều hành, kiểm soát và đưa ra các quyết định đúng đắn, phù hợp với mục tiêu đã xác lập. Hệ thống kế toán đáp ứng yêu cầu đó phải bao gồm kế toán tài chính và kế toán quản trị. Mặc dù mới phát triển nhưng kế toán quản trị đã thực sự trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình quản lý và điều hành. Trong bất kỳ một doanh nghiệp thương mại nào thì việc có được các thông tin để phục vụ cho việc quản lý và kiểm soát hàng tồn kho là rất cần thiết. Có thể nói nó là một trong những nhân tố góp phần quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp thương mại không thể thành công nếu không có, có ít thông tin hoặc có những thông tin sai lệch về chúng. Hiểu được tầm quan trọng này, tôi đã chọn đề tài “Công tác kế toán quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại Việt Nam” để làm luận văn cho mình. Do lượng thời gian và kiến thức còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi sai sót. Kính mong quý thầy cô nhận xét và góp ý để em có thể mở rộng tầm hiểu biết của mình và thực hiện tốt hơn trong những lần nghiên cứu tiếp theo. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU: Tiến hành trên cơ sở nghiên cứu các lý luận kế toán quản trị, lý luận kế toán quản trị hàng tồn kho nhằm tìm hiểu thực trạng tổ chức kế toán quản trị
Trang: 4 hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại Việt Nam; từ đó nhận diện những điều đã thực hiện và chưa thực hiện để tạo khả năng vận dụng kế toán quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại, nâng cao năng lực công tác kế toán, năng lực quản lý. PHẠM VI NGHIÊN CỨU: Tập trung nghiên cứu các cơ sở lý luận của kế toán quản trị, quản trị trong doanh nghiệp, vận dụng một số nội dung của lý luận và đưa ra các giải pháp giúp doanh nghiệp thương mại Việt Nam quản lý tốt hơn hàng tồn kho trong quá trình hoạt động kinh doanh của mình. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU: Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở sử dụng các phương pháp biện chứng duy vật, phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê kết hợp với quan sát, phỏng vấn điều tra… BỐ CỤC: Luận văn được tác giả trình bày theo bố cục truyền thống, ngoài lời mở đầu và kết luận thì bố cục gồm 3 chương: Chương I: Cơ sở lý luận. Chương II: Thực trạng công tác kế toán quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại Việt Nam. Chương III: Vận dụng kế toán quản trị hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại Việt Nam. Ngoài ra còn có phần phụ lục trình bày những số liệu minh họa cùng với phiếu điều tra mà tác giả đã thực hiện khi nghiên cứu đề tài.
Trang: 5 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Tổng quan về kế toán quản trị. 1.1.1 Khái niệm và đặc điểm. Theo luật kế toán của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ban hành số 03/2003/QH11 ngày 17/06/2003: - Kế toán: là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. - Kế toán tài chính: là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin của đơn vị kế toán. - Kế toán quản trị: là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán. Với khái niệm nêu trên, kế toán quản trị có các đặc điểm như sau: - Chủ yếu cung cấp thông tin cho các nhà quản trị bên trong doanh nghiệp ở các cấp ra quyết định quản trị. - Phần lớn công việc của nhà quản trị là xây dựng kế hoạch, định hướng, tổ chức và điều hành nên thông tin của kế toán quản trị cũng phải gắn liền với những yêu cầu này. Vì thế thông tin kế toán quản trị phải cần thiết, thích hợp, nhanh chóng, kịp thời, linh hoạt để giúp ích cho việc hoạch định, đánh giá, dự đoán và ra quyết định. Như vậy thông tin của kế toán quản trị thường hướng về tương lai. - Kế toán quản trị chú trọng đến tính tốc độ, hữu ích của thông tin. Thông tin đến nhà quản trị càng nhanh, càng hữu ích thì càng có ý nghĩa trong việc giúp nhà quản trị ước lượng và đánh giá tốt nhất các tình huống hoạt động. - Kế toán quản trị thường thiết kế thông tin thành dạng so sánh, phương trình toán học, dạng đồ thị, dự báo ước lượng với phạm vi thông tin đi sâu vào từng bộ phận, từng khâu công việc và toàn doanh nghiệp với kỳ báo cáo ngắn và thường xuyên hơn khi có nhu cầu.
Trang: 6 1.1.2 Chức năng. Theo thời gian phát triển, chức năng của kế toán cũng có sự thay đổi. Kế toán không chỉ dừng lại ở việc cung cấp những thông tin thể hiện mối quan hệ vật chất – pháp lý về tình hình, kết quả hoạt động của các tổ chức mà còn đòi hỏi thông tin phải phục vụ tốt hơn cho các công việc dự báo, tổ chức điều hành, kiểm soát và ra quyết định. Chính nhu cầu này đã hình thành nên kế toán quản trị. Hay nói cách khác, chức năng của kế toán quản trị là cung cấp các thông tin phục vụ cho công việc của các nhà quản trị như: lập kế hoạch, tổ chức điều hành và kiểm tra. 1.1.3 Vai trò. Vai trò của kế toán quản trị được thể hiện ở tính hữu ích của thông tin mà nó cung cấp. Cụ thể: - Kế toán quản trị là nguồn chủ yếu để cung cấp thông tin cần thiết cho các nhà quản lý ở các khâu: lập kế hoạch, dự toán; tổ chức thực hiện và kiểm tra, đánh giá. - Tư vấn cho các nhà quản lý trong quá trình xử lý, phân tích thông tin, lựa chọn phương án để đưa ra quyết định kinh doanh phù hợp nhất trong các tình huống quản trị khác nhau. - Giúp nhà quản lý kiểm soát, giám sát, điều hành các hoạt động kinh tế, tài chính, sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; đồng thời giúp cho nhà quản lý đánh giá những vấn đề còn tồn tại để từ đó có các biện pháp khắc phục. - Giúp nhà quản lý thu thập, phân tích các thông tin có liên quan phục vụ cho việc lập kế hoạch, dự toán sản xuất kinh doanh… 1.1.4 Các nội dung chủ yếu của kế toán quản trị. Nội dung của kế toán quản trị được xuất phát từ yêu cầu quản lý, thông tin cụ thể từng doanh nghiệp và do chính các nhà quản trị doanh nghiệp đó đề ra để đảm bảo sự phù hợp, nhưng thông thường bao gồm các nội dung chủ yếu sau: 1.1.4.1 Lập dự toán Dự toán là những tính toán, dự kiến, phối hợp một cách chi tiết, toàn diện nguồn lực, cách thức hoạt động và sử dụng nguồn lực để thực hiện khối lượng công việc nhất định trong một khoảng thời gian nhất định được biểu hiện bằng hệ thống các chỉ tiêu về số lượng và giá trị. Cụ thể hệ thống dự toán ngân sách hoạt động hàng năm của một doanh nghiệp thường bao gồm các dự toán sau:
Trang: 7 Dự toán tiêu thụ Dự toán sản xuất Dự toán nguồn lực sản xuất: là dự toán các nguồn lực được huy động để hoàn thành kế hoạch sản xuất đặt ra, bao gồm: _ Dự toán nguyên vật liệu trực tiếp _ Dự toán chi phí nhân công trực tiếp _ Dự toán chi phí sản xuất chung Dự toán mua hàng Dự toán hàng tồn kho Dự toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh Dự toán thu chi tiền mặt Dự toán bảng cân đối kế toán 1.1.4.2 Đánh giá trách nhiệm quản lý Mỗi một tổ chức đều được hình thành từ nhiều bộ phận khác nhau. Các bộ phận này có sự độc lập tương đối với nhau trong điều hành công việc và phải hoàn thành những nhiệm vụ được đặt ra từ bộ phận quản lý cấp cao hơn. Ban quản lý cấp cao, muốn phối hợp hoạt động của các bộ phận khác nhau trong tổ chức đó một cách tốt nhất thì cần phải xây dựng, thiết kế một hệ thống các công cụ để đo lường, đánh giá những nhiệm vụ, thành quả công việc của từng thành viên bộ phận một cách hữu hiệu. Đó chính là nội dung của hệ thống kế toán trách nhiệm. Hệ thống này sẽ giúp cho việc đánh giá trách nhiệm quản lý của các trung tâm trách nhiệm, thông qua đó hướng các trung tâm đến việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. Một tổ chức phân quyền thông thường có 4 trung tâm trách nhiệm: trung tâm chi phí, trung tâm doanh thu, trung tâm kinh doanh và trung tâm đầu tư. 1.1.4.3 Phân tích mối quan hệ giữa chi phí (C-Cost) - khối lượng (V-Volume) - lợi nhuận (P-Profit) Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thường gắn liền với mối quan hệ chi phí - khối lượng - lợi nhuận. Bởi lẽ “tối đa hóa lợi nhuận” luôn là mục tiêu của hầu hết các doanh nghiệp đang hoạt động vì mục đích lợi nhuận. Trong đó mối quan hệ C-V-P với các biến số có quan hệ hữu cơ với nhau luôn là nỗi trăn trở của các nhà quản lý trong quá trình điều hành doanh nghiệp. Khối lượng sản phẩm sản xuất và tiêu thụ là yếu tố đầu tiên tạo nên
Trang: 8 sự thay đổi của Chi phí và gây ra hiệu ứng thay đổi của Lợi nhuận. Phân tích mối quan hệ C-V-P là một trong những phương pháp phân tích kinh tế quan trọng của nhà quản trị. Về cơ bản, quá trình phân tích này đòi hỏi sự am hiểu về số dư đảm phí, tỷ lệ số dư đảm phí, kết cấu chi phí, đòn bẩy kinh doanh và những kỹ thuật liên kết thích hợp giữa biến phí, định phí, sản lượng, giá bán, doanh số, kết cấu hàng bán. Chính sự liên kết này giúp nhà quản trị nhận thức được sự thay đổi nào làm tăng hay không tăng lợi nhuận. Từ đó có thể đưa ra các quyết định phù hợp nhằm đạt lợi nhuận cao nhất. 1.1.4.4 Kế toán quản trị chi phí Chi phí là một trong những yếu tố trung tâm của công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bởi lẽ chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, tài sản, sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp; đặc biệt là lợi nhuận. Lợi nhuận có được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của các khoản chi phí đã phát sinh. Chính vì thế tiết kiệm chi phí là yêu cầu cấp thiết đối với doanh nghiệp. Tiết kiệm chi phí sẽ làm giảm giá thành, tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạt động. Đó là những lý do giải thích vì sao thông tin về kế toán quản trị chi phí thực sự cần thiết trong một doanh nghiệp. 1.1.4.5 Kế toán quản trị công nợ Công nợ bao gồm các khoản nợ phải thu và nợ phải trả. Các khoản này thường phát sinh do hoạt động mua bán chịu hàng hóa của doanh nghiệp. Kết quả của nó dẫn đến tình trạng vốn kinh doanh bị chiếm dụng, nếu kéo dài sẽ trở thành nợ dây dưa khó đòi mà hậu quả tiềm ẩn là những tổn thất cho doanh nghiệp nếu không thu hồi được hay nếu có cũng sẽ tốn kém. Đó là đối với các khoản nợ phải thu. Còn đối với các khoản nợ phải trả nếu buông lỏng không theo dõi cũng sẽ dẫn đến nợ quá hạn, doanh nghiệp phải chịu phần lãi suất do nợ quá hạn đó. Vì thế các doanh nghiệp cần có đầy đủ các thông tin cụ thể, nhanh chóng, kịp thời và những biện pháp quản lý công nợ tốt để bảo đảm cho hoạt động sản xuất kinh doanh và hạn chế rủi ro đến mức thấp nhất. 1.1.4.6 Kế toán quản trị hàng tồn kho Hàng tồn kho là một trong những khoản mục quan trọng trong các loại tài sản nói chung và tài sản lưu động của doanh nghiệp nói riêng. Bởi lẽ hàng tồn kho thường là khoản mục chủ yếu lớn nhất trong tài sản lưu động trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp sản xuất hay thương mại, đặc biệt là doanh nghiệp thương mại. Những sai sót trên các khoản mục hàng tồn kho thường dẫn đến những sai sót trọng yếu về tài sản, chi phí và kết quả kinh doanh. Vì thế những thông tin về hàng tồn kho như: số lượng, chất lượng, giá cả… và những thông tin chi tiết có liên quan như: chi phí mua hàng? chi phí lưu kho? chi phí nào chiếm tỷ trọng lớn? nên trả lương cho nhân viên bán
Trang: 9 hàng theo thời gian hay doanh thu? lợi nhuận mỗi mặt hàng là bao nhiêu?... luôn là nỗi trăn trở của các nhà quản trị doanh nghiệp. Và kế toán quản trị sẽ chính là công cụ giúp họ tìm ra những câu trả lời kịp thời và phù hợp nhất. 1.1.5 Sự cần thiết của kế toán quản trị đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Ngược dòng lịch sử phát triển kế toán của thế giới, các nghiên cứu cho thấy kế toán quản trị đã xuất hiện từ rất lâu mà đầu tiên là ở Mỹ, khoảng vào những năm đầu của thế kỷ XX. Với sự phát triển mạnh mẽ cả về quy mô và phạm vi hoạt động của các doanh nghiệp đã đặt ra những yêu cầu ngày một khó khăn cho các nhà quản trị. Đó là họ phải kiểm soát và đánh giá được các hoạt động của doanh nghiệp mình. Từ Mỹ, kế toán quản trị lan rộng sang các nước khác và được sử dụng ở nhiều doanh nghiệp thuộc nhiều ngành nghề, lĩnh vực hoạt động khác nhau. Ở Châu Á, sau chiến tranh thế giới lần thứ hai, cùng với sự phát triển của các trường phái quản trị theo kiểu Nhật Bản, kế toán quản trị cũng được hình thành để phục vụ cho nhu cầu thông tin của các nhà quản trị doanh nghiệp. Các thông tin này được coi là bí mật của doanh nghiệp mà những người bên ngoài doanh nghiệp không được phép tiếp cận. Môi trường cạnh tranh khốc liệt buộc các doanh nghiệp phải tìm mọi biện pháp mở rộng và phát triển thị trường, giảm chi phí, nâng cao lợi nhuận…. Kế toán quản trị là công cụ hữu hiệu cho phép các nhà quản lý kỉêm soát quá trình sản xuất, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp để có các quyết định phù hợp và hiệu quả. Chính vì lẽ đó mà ở các nước có nền kinh tế thị trường phát triển, kế toán quản trị là một lĩnh vực luôn thu hút được sự chú ý nghiên cứu và phát trỉên. Ở Việt Nam, kế toán quản trị là một lĩnh vực tương đối mới mẻ. Kế toán quản trị thực sự mới chỉ được nhắc đến và đưa vào giảng dạy trong các trường đại học ở nước ta trong khoảng 15 năm trở lại đây. Phần lớn các doanh nhân còn khá xa lạ và nhầm lẫn kế toán quản trị với kế toán chi phí. Mọi sự tập trung của kế toán vẫn dành cho việc “chế biến” số liệu để có được báo cáo tài chính “đẹp”, doanh nghiệp giảm được thuế phải nộp. Trong điều kiện nền kinh tế mở cửa hội nhập với nền kinh tế khu vực và thế giới, nếu chỉ bằng những kinh nghiệp của mình, các nhà quản trị khó có thể kiểm soát và đánh giá được hoạt động của từng bộ phận trong doanh nghiệp nếu thiếu các thông tin cụ thể và hữu ích, thiếu đi các thông tin cần thiết phục vụ chức năng quản trị. Kế toán quản trị chính là một công cụ cần thiết cung cấp thông tin hữu ích phục vụ nhà quản trị thực hiện tốt các chức năng của mình. Chính vì thế kế toán quản trị rất cần thiết đối với công tác quản lý của doanh nghiệp nói chung và của các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng.
Trang: 10 1.2 Lý luận về hàng tồn kho. 1.2.1 Khái niệm hàng tồn kho. Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS số 2: Hàng tồn kho là những tài sản: - được giữ để đem bán trong kỳ sản xuất kinh doanh thông thường - đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán - dưới hình thức nguyên vật liệu hoặc vật dụng mà chúng được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp các dịch vụ. Trong trường hợp cung cấp dịch vụ, hàng tồn kho gồm những chi phí dịch vụ mà khoản doanh thu tương ứng với nó chưa được công nhận. (Ví dụ như các công việc đang tiến hành của kiểm toán viên hay luật sư) Khái niệm về hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán Việt Nam có nội dung khá tương đồng với chuẩn mực kế toán quốc tế. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 2 về hàng tồn kho được ban hành theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính: Hàng tồn kho là những tài sản: - được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường - đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang - nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp các dịch vụ. Hàng tồn kho thường xuất hiện ở các dạng sau: - Hàng hóa mua về để bán: hàng mua đã nhập kho, hàng mua đang đi đường. - Hàng gửi đi bán, hàng gửi đi gia công chế biến. - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. - Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường. - Chi phí dịch vụ dở dang.
Trang: 11 1.2.2 Vai trò của hàng tồn kho. - Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường theo đúng kế hoạch dự kiến: quá trình phân công lao động xã hội đã dẫn đến chuyên môn hóa sản xuất. Kết quả của chuyên môn hóa sản xuất là hình thành nên các ngành, các doanh nghiệp, các đơn vị kinh tế tương đối tách biệt nhau. Mặt khác, do đặc điểm của sản xuất nên tiến độ và thời gian sản xuất sản phẩm không ăn khớp và đồng nhất với tiến độ và thời gian tiêu dùng sản phẩm. Vì thế phải có quá trình dự trữ hay tồn kho hàng hóa. - Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục khi có biến cố ngẫu nhiên ngoài dự kiến: do sự vận động khách quan của tự nhiên và của sản xuất mà có nhiều vấn đề doanh nghiệp không thể dự báo được từ trước như thiên tai, địch họa, rủi ro….Chính vì thế mà trong mọi trường hợp, để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh liên tục phải có dự trữ cho an toàn, hạn chế rối loạn sản xuất kinh doanh và đời sống dân cư. - Góp phần giảm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh và ổn định thị trường hàng hóa. - Việc quy định đúng đắn mức tồn kho có ý nghĩa vô cùng to lớn. Nó cho phép giảm các chi phí về bảo quản hàng hóa, giảm hao hụt mất mát, bảo đảm cho các doanh nghiệp có đủ những vật tư, hàng hóa cần thiết trong sản xuất kinh doanh để thực hiện nhiệm vụ đề ra. Dự trữ vừa đủ để cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục, vừa hợp lý để nâng cao hiệu quả khâu dự trữ và tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Dự trữ còn nhằm đề phòng các bất trắc xảy ra, việc tồn kho một lượng hàng hóa nhằm đảm bảo cho quá trình kinh doanh thương mại diễn ra liên tục và có hiệu quả, góp phần vào việc ổn định thị trường hàng hóa. 1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho: Nhu cầu thị trường: Mục đích tồn kho hàng hóa trong kinh doanh thương mại là để đảm bảo bán ra bình thường, liên tục đáp ứng nhu cầu thị trường. Do vậy nhu cầu thị trường có ảnh hưởng rất lớn đến số lượng, chủng loại của hàng tồn. Cụ thể: - Vào các ngày lễ, Tết, nhu cầu hàng tiêu dùng tăng lên đáng kể vì thế số lượng, chủng loại của hàng tồn cũng phải tăng lên. - Nhu cầu thị trường đối với hàng vật liệu xây dựng vào mùa khô và mùa mưa rất khác nhau nên mức tồn kho cũng sẽ khác nhau. Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp:
Trang: 12 Nhà cung cấp là người cung ứng các loại hàng hóa cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Nếu trên thị trường có nhiều nhà cung cấp, các nhà cung cấp có khả năng cung ứng đều đặn, kịp thời theo yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp thì không cần đến tồn kho nhiều và ngược lại. Hệ thống và chu kỳ vận chuyển: Đây cũng là nhân tố cần tính đến khi xác định nhu cầu hàng tồn kho. Bởi lẽ nếu một doanh nghiệp nằm trong khu vực có điều kiện vận chuyển khó khăn hiểm trở thì phải tính toán lượng hàng tồn kho như thế nào đó để hạn chế việc đi lại, không thể mua bán vận chuyển thường xuyên như các doanh nghiệp khác được. Nếu không doanh nghiệp sẽ rất bị động trong hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên, với sự phát triển của hệ thống giao thông vận tải nói chung và các phương tiện vận chuyển nói riêng như hiện nay đã tạo điều kiện thuận lợi hơn rất nhiều cho công tác vận chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, từ kho của công ty đến các cửa hàng, các đơn vị trực thuộc…, giảm bớt trở ngại trong giao nhận, vận chuyển, rút ngắn thời gian hàng hóa nằm trong lĩnh vực lưu thông, góp phần bảo đảm chất lượng hàng hóa lưu thông, tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc điểm, tính chất thương phẩm của hàng hóa: Mỗi loại hàng hóa có đặc điểm, tính chất thương phẩm khác nhau, yêu cầu về điều kiện bảo quản khác nhau, do đó ảnh hưởng đến số lượng hàng tồn và thời gian tồn kho. Cụ thể: - Đối với hàng thực phẩm tươi sống: có đặc điểm, tính chất thương phẩm phức tạp: dễ hư hỏng, là mặt hàng tiêu dùng hàng ngày, khách mua thường xuyên nên mức tồn kho thường đủ để bán trong 1 – 2 ngày, thời gian tồn kho 1 – 2 ngày. - Đối với hàng thực phẩm đóng hộp: từng loại có thời hạn sử dụng khác nhau nhưng với điều kiện bảo quản dễ dàng hơn hàng tươi sống nên thời gian tồn kho lâu hơn. Quy mô kinh doanh, khả năng về vốn, điều kiện dự trữ của doanh nghiệp thương mại: Quy mô kinh doanh của doanh nghiệp lớn hay nhỏ, mạng lưới kinh doanh rộng hay hẹp, khả năng bán ra thị trường nhiều hay ít, khả năng về vốn mạnh hay hạn chế, điều kiện về diện tích kho cũng như các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tốt hay không tốt… tất cả đều ảnh hưởng nhiều đến hàng tồn kho. Ví dụ như một doanh nghiệp với khả năng vốn hạn chế thì không thể tồn trữ quá nhiều hàng hóa trong kho, vì điều đó cũng có nghĩa rằng họ đang chôn vốn của mình, điều kiện để xoay trở vốn dưới dạng hàng
Trang: 13 hóa sẽ khó khăn hơn so với vốn dưới dạng tiền tệ. Hay như một doanh nghiệp có điều kiện về kho dự trữ hàng hóa không tốt, không đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật trong bảo quản hàng sẽ làm tăng thiệt hại do hàng tồn bị hư hỏng… 1.3 Chức năng và nội dung kế toán quản trị hàng tồn kho. 1.3.1 Chức năng. 1.3.1.1 Cung cấp thông tin liên kết giữa cung và cầu hàng hóa: Chức năng chủ yếu nhất của quản trị hàng tồn kho nói chung và kế toán quản trị hàng tồn kho nói riêng đó chính là đưa ra các thông tin cần thiết nhằm liên kết giữa quá trình cung ứng và sản xuất kinh doanh. Một khi cung và cầu của một loại hàng tồn kho nào đó không đều đặn giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xuyên một lượng tồn kho nhằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao điểm là một vấn đề hết sức cần thiết. Do đó thực hiện tốt chức năng này sẽ góp phần đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục, tránh sự thiếu hụt gây lãng phí trong sản xuất. 1.3.1.2 Cung cấp thông tin về biến động giá - ngăn ngừa tác động của lạm phát: Một doanh nghiệp nếu biết trước, dự đoán trước được tình hình tăng giá của nguyên vật liệu hay hàng hóa, họ có thể cho tồn kho dự trữ để tiết kiệm chi phí. Như vậy tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt. Lẽ dĩ nhiên khi thực hiện hoạt động tồn kho doanh nghiệp phải xem xét đến chi phí và rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tiến hành tồn kho. 1.3.1.3 Cung cấp thông tin về lượng hàng tồn kho tối ưu Xác định lượng hàng tồn kho tối ưu là rất cần thiết đối với nhà quản trị. Lượng hàng tồn kho tối ưu không nhất thiết phải là lượng hàng tồn nhỏ nhất. Rất nhiều nhà cung cấp sẵn sàng chấp nhận khấu trừ cho những đơn hàng có số lượng lớn. Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa đến việc giảm phí tổn sản xuất nhưng ngược lại sẽ chịu chi phí tồn trữ cao. Vì thế kế toán quản trị hàng tồn kho cần phải xác định một lượng hàng tối ưu để được hưởng giá khấu trừ mà mức tồn trữ tăng không đáng kể. 1.3.2 Nội dung của kế toán quản trị hàng tồn kho. Ý nghĩa và tầm quan trọng của hàng tồn kho đối với doanh nghiệp thương mại đã được khẳng định ngay từ đầu đề tài. Đối tượng phục vụ của kế toán quản trị hàng tồn kho chính là công tác quản trị hàng tồn kho. Hay nói cách khác, kế toán quản trị hàng tồn kho cung cấp các thông tin kế toán để giúp các doanh nghiệp:
Trang: 14 - Hoạch định hàng tồn kho. - Tổ chức, điều hành hàng tồn kho. - Kiểm tra hàng tồn kho. - Phân tích và dự báo về hàng tồn kho. Nội dung của kế toán quản trị hàng tồn kho được cụ thể như sau: 1.3.2.1. Cung cấp thông tin phục vụ hoạch định hàng tồn kho: Hoạch định được coi là chức năng đầu tiên hầu hết các nhà quản trị thực hiện bởi trước khi tổ chức phải có kế hoạch. Nội dung của hoạch định hàng tồn kho gồm: • Lựa chọn phương pháp quản lý hàng tồn kho: Trong doanh nghiệp thường có nhiều phương pháp khác nhau để thực hiện hoạt động quản lý hàng tồn kho. Một số phương pháp thường hay được lựa chọn là: Phương pháp 1: Hệ thống tồn kho kịp thời (Just In Time inventory systems - J.I.T) Một doanh nghiệp tiến hành thực hiện hệ thống tồn kho J.I.T chỉ phải mua mỗi ngày một lượng hàng đủ dùng trong ngày. Mọi hàng hóa mua trong ngày sẽ được giao lập tức cho khách hàng, do vậy sẽ không có gì cần phải để trong kho hàng hóa. Vậy “kịp thời” có nghĩa là hàng hóa được nhận đúng lúc để bán và hàng hóa được giao bán đúng lúc cho khách hàng. Để tránh tồn đọng hàng mà vẫn đảm bảo sự vận chuyển nhịp nhàng của hàng hóa trong doanh nghiệp thương mại khi áp dụng hệ thống J.I.T thì ở bộ phận bán sẽ đưa ra tín hiệu để xác định số lượng hàng hóa cần bán trong thời gian tới, tín hiệu sẽ được truyền đến cho bộ phận phụ trách việc cung ứng hàng để đáp ứng yêu cầu. Và như vậy các bộ phận sẽ phải đáp ứng được “sự kéo” của bộ phận bán - bộ phận cuối cùng của hoạt động thương mại. Có 3 yếu tố chủ yếu để thực hiện thành công hệ thống J.I.T: - Một là, doanh nghiệp phải biết gắn liền với nhà cung cấp có quan hệ với doanh nghiệp bằng các hợp đồng dài hạn. Bởi lẽ với một hệ thống J.I.T, một doanh nghiệp sẽ bị tổn hại nặng nề nếu sự cung cấp ngừng đột ngột. Các nhà cung cấp thiếu trách nhiệm cũng phải bị loại trừ. - Hai là, những nhà cung cấp được chọn phải sẵn sàng để thực hiện việc cung cấp thường xuyên nhu cầu của doanh nghiệp dù là lượng hàng lớn hoặc nhỏ. Người cung cấp phải sẵn sàng thực hiện việc cung cấp nhiều
Trang: 15 lần trong một ngày và với số lượng chính xác như yêu cầu của người mua thay cho việc cung cấp hàng tuần hay hàng tháng. - Ba là, doanh nghiệp phải triển khai hệ thống kiểm tra chất lượng hàng hóa. Do hàng hóa được tiêu thụ ngay nên chất lượng phải được đảm bảo ngay từ khâu mua. Bên cạnh việc phải cung cấp hàng hóa kịp thời, chính xác thì chất lượng hàng hóa cũng phải đáp ứng yêu cầu. Bản chất của hệ thống J.I.T là một dòng sản phẩm đi qua hệ thống với lượng tồn kho nhỏ nhất và có xu hướng tiến sát mức đơn vị, tối ưu nhất là lượng tồn kho bằng 0. Do đó nhược điểm của phương pháp này là doanh nghiệp có lịch tiếp nhận và phân phối hàng hóa rất phức tạp, hệ thống kiểm soát, điều hành hoạt động rất khó khăn và đòi hỏi rất cao với nhiều điều kiện. Mặc dù đòi hỏi của hệ thống J.I.T có vẻ quá mức nghiêm ngặt nhưng việc áp dụng đã đem lại một số lợi ích cho các doanh nghiệp như: + Tồn kho của nhiều loại hàng hóa giảm đáng kể, tiết kiệm chi phí do không phải ứ đọng vốn, số tiền đầu tư hàng tồn kho cũng giảm do đó có thể được sử dụng cho mục đích khác của doanh nghiệp. + Giảm nhu cầu về mặt bằng, kho bãi dùng để chứa hàng tồn kho nay có thể dùng vào việc khác. + Có tính linh động cao trong phối hợp mua bán. + Tạo áp lực để xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp. Phương pháp 2: Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (The Basic Economic Order Quantity model - EOQ) Mô hình này của nhà kinh tế Ford.W.Harris đề xuất từ năm 1915, là một trong những kỹ thuật kiểm soát tồn kho phổ biến và lâu đời nhất đến nay. Trong mô hình này, các đơn đặt hàng được thiết lập với cùng một số lượng cho một loại hàng. Khi lượng hàng tồn kho giảm cho đến mức giới hạn nào đó sẽ được tiến hành đặt hàng. Tại thời điểm đó, lượng hàng còn lại được tính bằng cách ước lượng số lượng hàng mong đợi được sử dụng giữa thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận lô hàng tiếp theo. Kỹ thuật kiểm soát tồn kho theo mô hình này rất dễ sử dụng, nhưng khi sử dụng người ta phải tuân theo những giả định quan trọng sau: - Nhu cầu hàng năm phải biết trước và không đổi. - Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho đến khi nhận hàng và thời gian này không thay đổi. - Lượng hàng của một đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng ở một điểm thời gian đã định trước.
Trang: 16 - Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng. - Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí biến đổi đó là chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ và 2 chi phí này có thể tính được. - Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng được thực hiện đúng thời gian. - Các chi phí do hết hàng và những chi phí khác không đáng kể. Với những giả định trên thì sơ đồ biểu diễn sử dụng hàng tồn kho theo thời gian có dạng như sau: Q Q* Q O A B C T Q*: sản lượng của đơn hàng (lượng hàng tồn kho tối đa) O: tồn kho tối thiểu Q = Q*/2: lượng tồn kho trung bình OA = AB = BC: khoảng cách kể từ khi đặt hàng đến khi nhận hàng. * Xác định chi phí tồn kho theo mô hình EOQ: Mục tiêu của hầu hết các mô hình tồn kho đều nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí tồn kho. Có 3 loại chi phí liên quan đến hàng tồn kho đó là: - Chi phí tồn trữ (Ctt): là những chi phí có liên quan đến hoạt động thực hiện tồn kho gồm: + Chi phí lưu kho: chi phí này nhằm đảm bảo hàng dự trữ như chi phí kho tàng (tiền thuê hay khấu hao kho); chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện; chi phí nhân lực giám sát, quản lý kho, chi phí bảo hiểm kho… + Chi phí giảm giá hàng trong quá trình dự trữ: do hàng lỗi thời hay hư hỏng, mất mát.
Trang: 17 - Chi phí đặt hàng (Cdh): là những phí tổn cho mỗi lần doanh nghiệp bắt đầu quá trình mua để tái dự trữ như chi phí trong việc tìm các nguồn các nhà cung cấp, hình thức đặt hàng, chi phí thực hiện quy trình đặt hàng và những phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng. - Chi phí mua hàng (Cmh): là chi phí phụ thuộc vào nhu cầu hàng năm của doanh nghiệp và giá mua. Thông thường chi phí này không ảnh hưởng đến việc lựa chọn mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng. Giả định nêu trên đã đưa ra có 2 loại chi phí biến đổi là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng, còn chi phí mua hàng không đổi. Ta có: Chi phí đặt Số lần đặt hàng Chi phí cho mỗi = X hàng trong năm lần đặt hàng D Cdh = S Q Chi phí Lượng tồn kho Chi phí tồn trữ 1 đơn vị = trung bình X tồn kho trong 1 năm tồn trữ Q Ctt = H 2 Tổng chi phí Chi phí đặt hàng Chi phí tồn trữ hàng tồn = trong năm + kho trong năm tồn kho D Q TC = Cdh + Ctt = S + H Q 2 Trong đó: Q: sản lượng hàng của 1 đơn hàng. Q*: sản lượng hàng tối ưu cho 1 đơn hàng. D: nhu cầu hàng năm của hàng tồn kho S: chi phí 1 lần đặt hàng H: chi phí tồn trữ tính cho mỗi đơn vị hàng năm
Trang: 18 Các chi phí này có mối liên hệ qua lại với nhau: chi phí đặt hàng sẽ giảm, khả năng bị mất doanh thu sẽ thấp nếu sản lượng một đơn đặt hàng tăng nhưng ngược lại chi phí tồn trữ sẽ tăng. Có thể biểu diễn các chi phí trên lên đồ thị sau: TC Chi phí Ctt Cdh O Q* Saûn löôïng Mục tiêu của quản lý kinh tế dự trữ là làm tối thiểu toàn bộ chi phí của hàng tồn kho. Theo đồ thị thì sản lượng Q* tại đỉnh của đường tổng chi phí tồn kho (TC=Cdh+Ctt) sẽ có giá trị thấp nhất. Khi đó Cdh = Ctt . Từ đó suy ra tổng chi phí tồn kho nhỏ nhất với mức sản lượng Q* được tính theo công thức: 2.S . D Q* = H D Số lượng đơn hàng mong muốn (N) = Q Khoảng cách giữa 2 đơn hàng Số ngày làm việc trong năm = (T) Số lượng đơn hàng mong muốn (N)
Trang: 19 * Trong mô hình này ta giả định rằng sự tiếp nhận một đơn hàng thực hiện trong một chuyến hàng, tức là ta sẽ chờ đến khi hàng trong kho về đến 0 mới tiến hành đặt hàng và nhận được hàng ngay tức khắc. Tuy nhiên trong thực tế thời gian giữa lúc đặt hàng và nhận hàng có thể ngắn trong vòng vài giờ hoặc rất dài đến hàng tháng. Do đó quyết định khi nào đặt hàng được xác định theo công thức: Điểm đặt hàng = Nhu cầu hàng x Thời gian vận chuyển lại (ROP) ngày (d) đơn hàng (L) D (nhu cầu hàng năm) Nhu cầu hàng ngày (d) = Số ngày làm việc trong năm Phương pháp 3: mô hình khấu trừ theo số lượng (Quantity Discount Models) Để tăng doanh thu bán hàng, nhiều doanh nghiệp thường đưa ra những khoản khấu trừ theo số lượng, thực chất là sự giảm giá hàng hóa khi khách hàng mua loại hàng hóa đó với số lượng lớn. Thông thường doanh nghiệp sẽ thiết lập một bảng giá khấu trừ với nhiều mức khấu trừ cho những đơn hàng lớn. Tất cả các mô hình tồn kho đều có mục tiêu tổng quát là tối thiểu hóa tổng chi phí tồn kho. Nếu doanh nghiệp càng mua hàng với số lượng nhiều, doanh nghiệp sẽ được hưởng mức giá thấp, chi phí đặt hàng càng giảm nhưng chi phí tồn trữ lại càng tăng. Do đó khi chọn lựa mức sản lượng tối ưu (Q*) thì vấn đề chủ yếu là xem xét giữa chi phí mua hàng và tổng chi phí tồn kho. Tổng chi phí của = Chi phí + Chi phí + Chi phí hàng tồn kho đặt hàng tồn trữ mua hàng D Q TC = S + H + P.D Q 2 Quá trình xác định Q* được thực hiện qua 4 bước: Bước 1: Xác định Q* ở từng mức khấu trừ theo công thức: 2 .S .D Q* = I .P Phí tổn tồn trữ bây giờ là I.P thay cho H bởi vì giá cả của hàng hóa là một biến số trong tổng chi phí tồn trữ. I: tỷ lệ % chi phí tồn trữ tính theo giá mua 1 đơn vị hàng.