intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE
 » 
 » 

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: “KHẢO SÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY, CÔNG TÁC VĂN THƯ TRƯỜNG PHAN CHU TRINH.”

Chia sẻ: Pham Linh Dan | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:33

Thêm vào BST
Báo xấu
234
lượt xem 65
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Công tác văn thư lưu trữ là một trong những lĩnh vực hoạt động quan trọng trong toàn bộ hoạt động quản lý nhà nước ,đảm bảo cung cấp mọi thông tin bằng văn bản có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan góp phần cải cách thủ tục hành chính nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý giảm tối thiểu bệnh quan liêu giấy tờ.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: “KHẢO SÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY, CÔNG TÁC VĂN THƯ TRƯỜNG PHAN CHU TRINH.”

  1. GVHD : Ph m Văn Năm Báo cáo th c t p t t nghi p LU N VĂN T T NGHI P TÀI: “KH O SÁT CH C NĂNG, NHI M V , T CH C B MÁY, CÔNG TÁC VĂN THƯ TRƯ NG PHAN CHU TRINH.” Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 1
  2. GVHD : Ph m Văn Năm Báo cáo th c t p t t nghi p L I NÓI U Công tác văn thư lưu tr là m t trong nh ng lĩnh v c ho t ng quan tr ng trong toàn b ho t ng qu n lý nhà nư c , m b o cung c p m i thông tin b ng văn b n có nh hư ng tr c ti p n ho t ng c a cơ quan góp ph n c i cách th t c hành chính nâng cao ch t lư ng và hi u qu công tác qu n lý gi m t i thi u b nh quan liêu gi y t .Nó óng vai trò quan tr ng liên quan n m i lĩnh v c ho t ng và s t n t i c a m i cơ quan. th c hi n t t ch c năng, nhi m v , quy n h n c a mình nh m ph bi n, hư ng d n, ph n ánh tình hình lên cơ quan c p trên, trao i ph i h p v i cơ quan h u quan, ghi l i nh ng s ki n, v vi c ã x y ra trong quá trình ho t ng hàng ngày c a cơ quan .Vì v y trong b t kỳ m t cơ quan ơn v nào thì công tác Văn thư – Lưu tr là m t lĩnh v c vô cùng quan tr ng, không th thi u trong ho t ng c a m t cơ quan dù l n hay nh Làm t t công tác văn thư s góp ph n gi i quy t công vi c c a cơ quan ư c nhanh chóng, ch t lư ng chính xác, m b o nguyên t c bí m t c a ng, Nhà nư c và c a các cơ quan t ch c, gi l i ư c y ch ng c v m i ho t ng c a cơ quan, ơn v . V i ý nghĩa và tác d ng to l n ó vi c qu n lý công tác văn thư lưu tr là h t s c c n thi t òi h i ph i có nh ng cán b văn thư có ư c m t trình , ki n th c nh t nh ,k t h p v i phương châm “H c i ôi v i hành” phát huy tính sáng t o ,b i dư ng tính ch ng ,xây d ng phong cách làm vi c c a ngư i cán b văn phòng có ph m ch t o c t t yêu ngành yêu ngh Quá trình h c t p t i trư ng cũng như th i gian th c t p cu i khóa h c viên ư c ti p c n v i th c t , tr c ti p th c hi n công tác văn thư. Làm cơ s ánh giá kh năng hi u bi t nghi p v ng th i v n d ng ki n th c ã h c i chi u gi a lý thuy t vào công vi c th c t . Qua t th c t p b môn Văn thư em ã g p ph i nh ng thuân l i và khó khăn sau: * Thu n l i: ư c s hư ng d n ch b o t n tình c a các Th y, Cô khoa văn thư c bi t là Th y Ph m Văn Năm .S hư ng d n tr c ti p nhi t tình c a cán b Văn thư. Ban lãnh o trư ng ti u h c Phan Chu Trinh luôn quan tâm t o i u ki n t t giúp em hoàn thành nhi m v c a t th c t p Th c t p t i cơ quan ang công tác nên m i vi c thu n l i hơn. *Khó khăn : Do th i gian th c t p có h n, giáo viên gi ng d y và hư ng d n th c t p v n vn th c m c ph i trao i gián ti p qua i n tho i nên có ph n b h n ch n n i dung bài báo cáo. + K t qu t ư c sau t th c t p Sau m t th i gian th c t p b môn Văn Thư t i trư ng ti u h c Phan Chu Trinh, em ã hoàn thành bài báo cáo th c t p g m có 2 ph n. Th c m c ph i trao i gián ti p qua i n tho i nên có ph n b h n ch n n i dung bài báo cáo. + K t qu t ư c sau t th c t p Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 2
  3. GVHD : Ph m Văn Năm Báo cáo th c t p t t nghi p Sau m t th i gian th c t p b môn Văn Thư t i trư ng ti u h c Phan Chu Trinh, em ã hoàn thành bài báo cáo th c t p g m có 2 ph n. Ph n 1: Nh n xét chung ( tình hình ,k t qu nghiên c u kh o sát công tác văn thư lưu tr ) Ph n 2: Trình bày các ph l c i kèm ( công tác văn b n ,qu n lý văn b n, l p h sơ ) M c d u b n thân ã có nhi u c g ng trong su t th i gian tham gia th c t p tuy nhiên không th tránh kh i nh ng thi u sót cơ b n .Kính mong ư c s óng góp xây d ng cũng như b sung nh ng ki n th c quý báu c a quý Th y, Cô nh m t o i u ki n cho em hoàn thành t t hơn n a trong công tác. có ư c i u ó em xin chân thành nói l i c m ơn n quý th y, Cô giáo khoa Văn thư c a Trư ng Trung h c Văn Thư- Lưu tr Trung ương II .Ban lãnh o ,các anh ch làm công tác văn thư c a trư ng ti u h c Phan Chu Trinh ã t o i u ki n s p x p th i gian giúp em hoàn thành t t bài báo cáo này. Cù B , ngày 30 tháng 3 năm 2009 H c viên Lê Th Hà Trinh Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 3
  4. GVHD : Ph m Văn Năm Báo cáo th c t p t t nghi p BÁO CÁO CHUNG Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 4
  5. GVHD : Ph m Văn Năm Báo cáo th c t p t t nghi p Ph n I KH O SÁT CH C NĂNG, NHI M V , T CH C B MÁY, CÔNG TÁC VĂN THƯ TRƯ NG PHAN CHU TRINH I. CH C NĂNG,NHI M V ,T CH C TRƯ NG TH PHAN CHU TRINH 1.Quá trình hình thành và phát tri n c a trư ng TH Phan Chu Trinh : công tác phát tri n giáo d c c a các khu v c trên a bàn xã Láng L n nay là xã Cù B nói riêng và huy n Châu c ,t nh Bà R a Vũng Tàu nói chung ngày m t ng b , t hi u qu các chu n c a công tác ph c p giáo d c ti u h c. ng th i t o i u ki n thu n l i cho tr em 2 thôn Vi t Cư ng và Hi p Cư ng có i u ki n n trư ng trên cơ s phù h p v i vi c phát tri n tâm sinh lý c a l a tu i h c sinh ti u h c . Căn c ch c năng ,quy n h n c a S Giáo d c – ào t o ư c quy nh t i thông tư s :41/TT-LB ngày 14/8/1991 c a liên B Giáo d c – ào t o và ban T ch c cán b c a Chính Ph ; Căn c vào quy nh t m th i v qu n lý t ch c ,biên ch công ch c ,viên ch c hành chính s nghi p ban hành kèm theo quy t nh s 315/ Q – UBT ngày 01/7/1994 c a u ban nhân dân T nh Bà R a Vũng Tàu ; Căn c công văn s 959/ CV-TCCQ ngày 23/8/1997 c a ban t ch c chính quy n t nh .V vi c tách và thành l p thêm m t s trư ng ph thông t i huy n Châu c; Theo ngh c a trư ng phòng t ch c cán b t nh ; Ngày 30/8/1997 Giám c s Giáo d c & ào t o t nh Bà R a Vũng Tàu ban hành quy t nh s :03/Q -TC .V vi c tách và thành l p trư ng ti u h c Phan Chu Trinh huy n Châu c. 2. Ch c năng c a trư ng TH Phan Chu Trinh: T ch c gi ng d y ,h c t p và ho t ng giáo d c t ch t lư ng theo m c tiêu,chương trình giáo d c ti u h c do B trư ng B Giáo d c và ào t o ban hành 3. Nhi m v c a trư ng TH Phan Chu Trinh : Huy ng tr em i h c úng tu i ,v n ng tr em tàn t t ,khuy t t t ,tr em ã b h c n trư ng ,th c hi n k ho ch ph c p giáo d c và ch ng mù ch trong c ng ng .Nh n b o tr và qu n lý các ho t ng giáo d c c a các cơ s giáo d c khác th c hi n chương trình giáo d c ti u h c theo s phân công c a c p có th m quy n .T ch c ki m tra và công nh n hoàn thành chương trình ti u h c c a h c sinh trong nhà trư ng và tr em trong a bàn qu n lý c a trư ng . Qu n lý cán b ,giáo viên ,nhân viên và h c sinh Qu n lý ,s d ng t ai ,cơ s v t ch t ,trang thi t b và tài chính theo quy nh c a pháp lu t . Ph i h p v i gia ình ,các t ch c và cá nhân trong c ng ng th c hi n ho t ng giáo d c . T ch c cho cán b qu n lý ,giáo viên ,nhân viên và h c sinh tham gia các ho t ng xã h i trong c ng ng Th c hi n các nhi m v và quy n h n khác theo quy nh c a pháp lu t Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 5
  6. GVHD : Ph m Văn Năm Báo cáo th c t p t t nghi p 4. T ch c b máy c a trư ng TH Phan Chu Trinh: Trư ng ti u h c ư c c p có th m quy n quy t nh thành l p ho c cho phép thành l p khi m b o các i u ki n sau : - Phù h p v i quy ho ch m ng lư i trư ng h c , áp ng yêu c u phát tri n kinh t -xã h i c a a phương ,t o thu n l i cho tr em n trư ng nh m m b o th c hi n ph c p giáo d c ti u h c - Có cán b qu n lý ,giáo viên và nhân viên cũng như t t c các b ph n ch c năng như : +Cán b qu n lý g m : Hi u trư ng ,phó hi u trư ng +V giáo viên : Có giáo viên ch nhi m tr c ti p ng l p và giaó viên b môn ,giáo viên làm công tác t ng ph trách +V nhân viên : Văn thư ; K toán ; Thư vi n thi t b ; Ph c v ; B o v ; Y t h c ư ng . + V các b ph n ch c năng : H i ng trư ng H i ng thi ua khen thư ng ,h i ng tư v n T ch c ng c ng s n Vi t Nam và oàn th trong nhà trư ng T chuyên môn T văn phòng Ban i di n cha m h c sinh - Có cơ s v t ch t ,trang thi t b theo quy nh c a chương IV i u l trư ng ti u h c như : Phòng h c , thư vi n ,phòng thi t b và các phòng ch c năng SƠ T CH C TRƯ NG TI U H C PHAN CHU TRINH HI U TRƯ NG CÔNG OÀN PHÓ OÀN I HI U T RƯ NG T VĂN T T T T T CHUYÊN CHUYÊN CHUYÊN CHUYÊN CHUYÊN THƯ MÔN 1 MÔN 2 MÔN 3 MÔN 4 MÔN 5 II. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ T I TRƯ NG TI U H C PHAN CHU TRINH 1/ c i m tình hình công tác văn thư c a cơ quan: Trư ng ti u h c Phan Chu Trinh chưa có phòng văn thư riêng, ch có cán b văn thư kiêm công tác lưu tr ư c b trí ,tham mưu giúp vi c cho hi u trư ng trong vi c xây d ng ban hành văn b n, so n th o các văn b n ,báo cáo …ph c v Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 6
  7. GVHD : Ph m Văn Năm Báo cáo th c t p t t nghi p cho nhu c u ho t ng c a cơ quan. Qu n lý văn b n, th ng nh t ch t ch t khâu ti p nh n, phát hành, phân lo i văn b n, so n th o, trình ký, sao in và lưu tr m b o yêu c u chung c a cơ quan hàng ngày chính xác, k p th i. Qu n lý và s d ng con d u c a cơ quan: Tr c ti p óng d u vào các văn b n i c a cơ quan và các lo i công văn, gi y t khác khi có ch ký c a ngư i có th m quy n và tránh nhi m. T ch c qu n lý và gi i quy t văn b n i, n hàng ngày c a cơ quan. Trư ng có y cơ s v t ch t ,máy móc ,trang thi t b ph c v quá trình so n th o ,in sao và lưu gi văn b n ư c nhanh chóng , áp ng k p th i nhu c u công vi c c a cơ quan trong ngày . Biên ch ch có 01cán b làm công tác văn thư v a kiêm công tác lưu tr h sơ, còn ang trong giai o n h c b i dư ng chuyên môn nghi p v chuyên ngành ,nên kh năng áp ng nhu c u công vi c chưa cao. Như ã trình bày các n i dung trên thì công tác văn thư óng m t vai trò không nh i v i vi c qu n lý, gi i quy t công vi c hàng ngày c a cơ quan. Nhưng trong quá trình th c hi n v n g p m t s thu n l i và khó khăn sau : * Thu n l i: ư c s quan tâm c a lãnh o nhà trư ng trong vi c hư ng d n và ban hành các văn b n ph c v công tác văn thư c a cơ quan ư c t t hơn Nhân viên văn thư ý th c trong vi c h c t p b i dư ng nghi p v ,nh m nâng cao trình chuyên môn ,có trách nhi m i v i công vi c Cơ s v t ch t, trang thi t b ph c v cho công vi c tương i y nên quá trình x lý văn b n nhanh chóng, chính xác, không t n ng văn b n * Khó khăn: Cơ s v t ch t chưa có phòng văn thư lưu tr riêng nên vi c s p x p h sơ ,công văn g n gàng , khoa h c d tra c u còn g p nhi u khó khăn . o c a cơ quan i v i công tác văn thư: 2/Công tác ch - ư c s quan tâm c a lãnh o nhà trư ng, t o i u ki n v th i gian nhân viên làm công tác văn thư tham gia các l p b i dư ng nghi p v nâng cao trình chuyên môn. - Ban hành văn b n quy nh v ch c năng và nhi m v c a văn thư trong cơ quan. ng th i thư ng xuyên ôn c nh c nh ,ki m tra vi c th c hi n các khâu nghi p v , ra phương hư ng gi i quy t hàng ngày k p th i. Trang b tương i y các trang thi t b văn phòng hi n i như : máy vi tính, máy in, máy photocopy, i n tho i ... giúp cho quá trình gi i quy t công vi c ư c nhanh chóng, chính xác, hi u qu , úng theo th i gian yêu c u 3/ Tình hình th c hi n nh ng n i dung nghi p v văn thư c a trư ng ti u h c Phan Chu Trinh : 3.1. Tình hình ban hành và s d ng văn b n c a cơ quan : a) Các lo i văn b n do cơ quan ban hành : Căn c vào ch c năng, nhi m v , quy n h n c a nhà trư ng ph thông ,thì trư ng ti u h c Phan Chu Trinh không có th m quy n ban hành văn b n Quy ph m pháp lu t mà ch ư c ban hành văn b n cá bi t và văn b n hành chính Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 7
  8. GVHD : Ph m Văn Năm Báo cáo th c t p t t nghi p thông thư ng, c th như sau: * V văn b n cá bi t : Trư ng ti u h c Phan Chu Trinh ban hành văn b n cá bi t gi i quy t nh ng công vi c i v i nh ng i tư ng c th và ư c áp d ng trong kho ng th i gian m t niên khóa . Các lo i văn b n cá bi t do cơ quan ban hành thư ng có các lo i sau: + Quy t nh b nhi m i v i giáo viên ,nhân viên + Quy t nh thành l p các t chuyên môn + Quy t nh thành l p h i ng tư v n ,thi ua khen thư ng + Quy t nh i u ng cán b ,giáo viên ,nhân viên + Quy t nh khen thư ng cán b ,giáo viên ,nhân viên . + Quy t nh khen thư ng h c sinh + Quy t nh nâng b c lương thư ng xuyên cho cán b ,giáo viên, nhân viên Ví d : CC NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM PHÒNG GD& T CHÂU c l p –T do –H nh phúc TRƯ NG TH PHAN CHU TRINH S: /Q -PCT Cù B ,ngày ….tháng ….năm 2009 QUY T NH V/v Thành l p t chuyên môn năm h c 2008-2009 HI U TRƯ NG TRƯ NG TI U H C PHAN CHU TRINH - Căn c ch c năng quy n h n hi u trư ng ư c quy nh t i quy t nh s 51/2007/Q –BGD& T ngày 31/8/2007 c a B trư ng b giáo d c & ào t o - Căn c …………………………………………………………………………; - Căn c …………………………………………………………………………; Xét năng l c c a giáo viên ……………………………………………………, QUY T NH : i u 1. …………………………………………………………………… . i u 2. …………………………………………………………………… . i u 3. ………………………………………………………………… ./. HI U TRƯ NG Nơi nh n: - Các ông bà có tên t i i u 1 (t h ) ; - Lưu :VT ,PCT(02b). * i v i văn b n hành chính thông thư ng : Cơ quan ban hành các lo i văn b n hành chính thông thư ng th c hi n ch c năng, nhi m v và gi i quy t công vi c hàng ngày c a cơ quan,thông tin, báo cáo, ph n ánh tình hình lên c p trên; ch o, hư ng d n, ôn c, ki m tra c p dư i, liên h công tác v i các cơ quan, ơn v t i a phương. Các lo i văn b n hành chính thông thư ng cơ quan ban hành thư ng có các lo i Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 8
  9. GVHD : Ph m Văn Năm Báo cáo th c t p t t nghi p như sau: + K ho ch : Cơ quan thư ng ban hành k ho ch ưa ra nh ng ch tiêu và bi n pháp th c hi n trong tháng ,h c kỳ ,năm . Ví d : CC NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM PHÒNG GD& T CHÂU c l p –T do –H nh phúc TRƯ NG TH PHAN CHU TRINH S: /KH-PCT Cù B ,ngày ….tháng ….năm 2009 K HO CH V/v Xây d ng trư ng h c thân thi n h c sinh tích c c Ch : “Môi trư ng –vòng tay xanh thân yêu” I/ c i m tình hình :…………………………………………………….. II/ N i dung k ho ch :……………………………………………………. III/ Bi n pháp th c hi n :…………………………………………………. IV/ Ch tiêu ph n u :…………………………………………………… HI U TRƯ NG Nơi nh n: - Phòng giáo d c (B/c) ; - Các ban ngành ,giáo viên (t/h) ; - Lưu :VT ,PCT(02b) . + Báo cáo : Cơ quan ban hành báo cáo ph n ánh k t qu vi c th c hi n k ho ch như: Báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm c a cơ quan, báo cáo công tác v n ng qu tình nghĩa tình thương ,báo cáo vi c ng d ng công ngh thông tin trong gi ng d y Ví d : CC NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM PHÒNG GD& T CHÂU c l p –T do –H nh phúc TRƯ NG TH PHAN CHU TRINH S: /BC-PCT Cù B ,ngày ….tháng ….năm 2009 BÁO CÁO T ng k t 5 năm ng d ng công ngh thông tin Giai o n ( 2004 – 2009 ) Kính g i :Phòng giáo d c I/ Th c tr ng ơn v :……………………………………………………… II/ N i dung th c hi n ư c * Ưu i m :…………………………………………………………… Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 9
  10. GVHD : Ph m Văn Năm Báo cáo th c t p t t nghi p * T n t i :…………………………………………………………….. III/ K t qu :………………………………………………………………. HI U TRƯ NG Nơi nh n: - Phòng giáo d c (b/c) ; - Lưu :VT ,PCT (02b). + T trình : Cơ quan ban hành t trình ngh v i c p trên xin phê duy t nâng lương trư c th i h n cho cán b ,giáo viên ,nhân viên Ví d : CC NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM PHÒNG GD& T CHÂU c l p –T do –H nh phúc TRƯ NG TH PHAN CHU TRINH S: /TTr-PCT Cù B ,ngày ….tháng ….năm 2009 T TRÌNH V/v xin phê duy t nâng lương trư c th i h n i v i ông : Nguy n Văn A Kính g i : Phòng n i v Huy n Châu c N i dung :………………………………………………………………….. HI U TRƯ NG Nơi nh n: - Phòng n i v (b/c) ; - Phòng giáo d c (b/c) ; - Lưu :VT ,PCT(02b) . + Biên b n : Cơ quan ban hành biên b n ghi l i di n bi n, k t qu c a nh ng v vi c c th như: m t cu c h p, h i ngh .... Ví d : CC NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM PHÒNG GD& T CHÂU c l p –T do –H nh phúc TRƯ NG TH PHAN CHU TRINH S: /BB-PCT Cù B ,ngày ….tháng ….năm 2009 BIÊN B N V/v xét nâng lương trư c th i h n cho cán b giáo viên ,nhân viên năm 2009 Th i gian :…………………………………………………………………. I/ Thành ph n tham d : 1.Ông (bà): ……………………………………………….(ch t a) Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 10
  11. GVHD : Ph m Văn Năm Báo cáo th c t p t t nghi p 2. Ông (bà):………………………………………………..(thư ký) 3. Ông(bà):………………………………………………(thành viên) II/ N i dung:…………………………………………………………………. Biên b n k t thúc vào lúc ……………………cùng ngày Thư ký i di n các thành viên Ch t a + Thông báo : Cơ quan ban hành thông báo thông tin cho cán b ,giáo viên ,nhân viên ,h c sinh trong ơn v ... v vi c v n ng ng h thiên tai lũ l t ,nghĩa tình biên gi i h i o ,.... Ví d : CC NG HÒA XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM PHÒNG GD& T CHÂU c l p –T do –H nh phúc TRƯ NG TH PHAN CHU TRINH S: /TB-PCT Cù B ,ngày ….tháng ….năm 2009 THÔNG BÁO V/v ng h nghĩa tình biên gi i h io năm 2009 theo k ho ch s 96 - KHLT/ TN – PGD& T c a liên t ch gi a phòng giáo d c và oàn thanh niên huy n Châu c Căn c :…………………………………………………………………………….. N i dung thông báo :………………………………………………………………. HI U TRƯ NG Nơi nh n: - Cán b ,giáo viên ,nhân viên ,h c sinh (t/h) ; - Lưu :VT ,PCT ( 02b). * Ngoài ra, cơ quan còn ban hành m t s văn b n khác như: công văn hành chính, thư m i, gi y gi i thi u b) Các thành ph n th th c văn b n do trư ng ti u h c Phan Chu Trinh trình bày, so sánh v i lý thuy t ã h c: * Th th c văn b n: Trong quá trình th c t p ,kh o sát văn b n t i trư ng ti u h c Phan Chu Trinh, cách trình bày các thành ph n th th c văn b n th c hi n theo Ngh nh s 110/2004/N -CP ngày 08/4/2004 c a Chính ph là úng. Th th c c a văn b n qu n lý nhà nư c ư c trình bày theo qui nh t i các văn b n ch y u sau: Ngh nh s 110/N -CP ngày 08/4/2004 c a Chính ph v công tác văn thư; Thông tư liên t ch s 55/2005/TTLT-BNV/VPCP c a B n i v , Văn phòng Chính ph ngày 06/5/2005 hư ng d n v th th c và k thu t trình bày văn b n nh m m b o tính chân th c,giá tr pháp lý và hi u l c thi hành. T t c các thành ph n c a văn b n u ư c trình bày b ng Font ch Time New Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 11
  12. GVHD : Ph m Văn Năm Báo cáo th c t p t t nghi p Roman. Cách trình bày các thành ph n b.1 Qu c hi u : Là thành ph n bi u th tên qu c gia và ch chính tr c a qu c gia ó. Qu c hi u th hi n th ch chính tr c a nhà nư c ta, th hi n ý chí và m c tiêu ph n u c a nhân dân ta và nhà nư c ta. Qu c hi u ư c trình bày góc trên cùng, bên ph i, trên trang u tiên c a văn b n. Qu c hi u ư c trình bày thành hai dòng : Dòng trên : C NG HOÀ XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM Trình bày b ng ch in hoa, c ch 12-13, ki u ch ng, m. Dòng dư i : c l p – T do – H nh phúc Trình bày b ng ch in thư ng, c ch 13-14, ki u ch ng m, cân i v i dòng trên. Dư i cùng có ư ng g ch ngang, nét li n có dài b ng dòng ch c l p – T do – H nh phúc.Ch cái u c a các c m t này ư c vi t hoa, gi a các c m t có g ch ngang nh . Thành ph n này theo thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP quy nh ngày 06/5/2005 nhà trư ng ã trình bày úng : C NG HOÀ XÃ H I CH NGHĨA VI T NAM c l p – T do – H nh phúc b.2 Tên cơ quan, t ch c ban hành văn b n: Tên cơ quan, t ch c ban hành văn b n là tên tác gi c a văn b n. Tên cơ quan t ch c ban hàn văn b n ph i ư c ghi y theo tên g i chính th c căn c vào văn b n thành l p, qui nh t ch c b máy, phê chu n c p gi y phép ho t ng ho c công nh n tư cách pháp nhân c a cơ quan, t ch c có th m quy n. Tên cơ quan, t ch c ban hành văn b n là tác gi c a văn b n ư c trình bày góc trên, bên trái, trang u c a văn b n. Ph n tên cơ quan ch qu n ư c trình bày ch in hoa, c ch 12-13 ki u ch ng, trên. Ph n tên cơ quan, t ch c ban hành văn b n trình bày cân i dư i tên cơ quan ch qu n, b ng ch in hoa, c ch 12-13, ki u ch ng, m; dư i cùng có g ch ngang ng n b ng 1/3 n 1/2 dài c a tên cơ quan, t ch c ban hành văn b n và t cân i so v i dòng ch . Ph n này nhà trư ng trình bày úng theo quy nh thông tư 55/2005/TTLT- BNV-VPCP ngày 06/5/2005:c th như sau: PHÒNG GD& T CHÂU C TRƯ NG TH PHAN CHU TRINH b.3 S và ký hi u c a văn b n: Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 12
  13. GVHD : Ph m Văn Năm Báo cáo th c t p t t nghi p - S c a văn b n: là s th t c a văn b n ư c ban hành trong m t năm văn thư, b t u t s 01 cho văn b n ư c ban hành u tiên.Ch “s ” ư c trình bày b ng ch in thư ng, c ch 13, ki u ch ng, sau ch “s ” có d u (:). Các s th c a văn b n ư c ghi b ng ch s r p. - Ký hi u văn b n: là nhóm ch vi t t t tên lo i văn b n và tên cơ quan ( ơn v ) làm ra văn b n ó. Ký hi u văn b n hành chính bao g m ch vi t t t tên cơ quan ban hành công văn và ch vi t t t tên ơn v so n th o ra công văn ó. Ch “s “ ư c trình bày b ng ch in thư ng, c ch 13, ki u ch ng, sau ch “s “ có d u (:) Ký hi u văn b n trình bày b ng ch in hoa, c ch 13, ki u ch ng. Gi a s và ký hi u văn b n ư c ngăn cách b ng d u g ch chéo (/), gi a ch vi t t t tên lo i văn b n và tên cơ quan ( ơn v ) ban hành văn b n ư c ngăn cách b ng d u g ch n i (-)không cách ch Thành ph n này nhà trư ng trình bày úng theo quy nh. Ví d : S : 01/Q -PCT Cách ghi s , ký hi u cho văn b n qu n lý Nhà nư c : + i v i văn b n quy ph m pháp lu t : S :___/năm ban hành/tên lo i văn b n-tên cơ quan ban hành văn b n. VD : S : 145/2006/Q -UBND + i v i văn b n cá bi t : S : ____/tên lo i văn b n-tên cơ quan ho c cá nhân ban hành. VD: S : 19/Q -PCT + i v i văn b n hành chính thông thư ng : Nh ng văn b n có tên lo i thì cách ghi gi ng như văn b n cá bi t VD: S 04/BC-PCT Nh ng văn b n không có tên lo i (công văn hành chính) S : ____/tên cơ quan ban hành-tên ơn v so n th o văn b n VD: S : 12/PCT + i v i văn b n liên t ch S ___/năm ban hành/tên lo i văn b n- tên các cơ quan ph i h p ban hàn VD: S 147/2005/TTLT-SGD + Cách l y s cho cơ quan Cơ quan l y s cho t ng lo i văn b n riêng bi t . Ví d : S : 01/Q -PCT S : 01/CV-PCT S : 01/BC-PCT S : 01/TB-PCT b.4 a danh và ngày tháng năm ban hành văn b n: - a danh ghi trên văn b n: là tên g i chính th c c a ơn v hành chính (nơi cơ Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 13
  14. GVHD : Ph m Văn Năm Báo cáo th c t p t t nghi p quan, t ch c óng tr s ). -Ngày, tháng, năm ban hành văn b n: Là ngày tháng năm văn b n ư c ký ban hành và óng d u.Hay nói cách khác là ngày tháng năm văn b n có giá tr pháp lý và hi u l c thi hành. a danh và ngày tháng năm ban hành văn b n ư c trình bày dư i qu c hi u sát l ph i, b ng ch in thư ng, c ch 13, ki u ch nghiêng. Sau a danh có d u ph y (,) ngăn cách v i ngày tháng năm ban hành văn b n ư c vi t y ngày... tháng... năm. Các s ch ngày, tháng,năm vi t b ng ch -r p, i v i nh ng s ch ngày nh hơn 10 và tháng 1, 2 khi vi t thêm s “ 0” phía trư c. Khi trình bày nên ghi y ch ngày, tháng, năm không nên dùng các d u g ch chéo, g ch n i thay th (ch ngày, tháng, năm vi t thư ng, không ư c vi t hoa ). Thành ph n này nhà trư ng trình bày úng theo quy nh, c th như sau: Ví d 1: Cù B , ngày 08 tháng 5 năm 2009 Ví d 2: Cù B ,ngày 12 tháng 02 năm 2009 b.5 Tên lo i và trích y u n i dung c a văn b n : - Tên lo i văn b n: là tên c a t ng lo i văn b n do cơ quan ban hành. - Trích y u n i dung c a văn b n: là m t câu ng n g n ho c m t c m t nhưng ph n ánh ư c n i dung ch y u c a văn b n. Trích y u n i dung văn b n giúp cho ngư i c, ngư i gi i quy t văn b n ư c nhanh chóng, chính xác, n m b t ư c n i dung c a văn b n m t cách khái quát t o thu n l i cho vi c gi i quy t, ăng ký và tra tìm. Tên lo i c a văn b n ư c trình bày gi a trang văn b n, b ng ch in hoa, c ch 14, ki u ch ng, m. Trích y u n i dung văn b n ư c trình bày cân i dư i tên lo i văn b n ( i v i văn b n có tên lo i) và ư c trình bày dư i s và ký hi u c a công văn ( i v i công văn hành chính ). Trích y u n i dung c a văn b n có tên lo i ư c trình bày b ng ch in thư ng, c ch 14, ki u ch ng, m. Bên dư i trích y u có ư ng k ngang nét li n, dài b ng 1/3, n ½ dài c a dòng ch , t cân i so v i dòng ch . Trích y u n i dung c a công văn ư c trình bày b ng ch in thư ng, c ch 13, ki u ch ng, sau ch V/v (vi t t t v vi c). Ph n này nhà trư ng trình bày úng theo quy nh,c th như sau : Ví d 1: S : 04/PCT V/v Tri u t p giáo viên t p hu n tin h c gi a h c kỳ I Ví d 2: QUY T NH V/v nâng b c lương cho ng chí Nguy n Văn A b.6 N i dung văn b n: Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 14
  15. GVHD : Ph m Văn Năm Báo cáo th c t p t t nghi p N i dung văn b n: Là toàn b các thông tin mà văn b n c n c p n. N i dung văn b n ư c trình bày dư i ph n tên lo i và trích y u n i dung c a văn b n. Toàn b n i dung văn b n ư c trình bày căn th ng l trái và ph i, chính xác, rõ ràng, b ng ch in thư ng, không t y xóa c ch 13-14, ki u ch ng. Khi xu ng dòng ch u dòng có th lùi vào 1cm – 1,27 cm và vi t hoa ch cái u; kho ng cách gi a các o n văn t t i thi u là 6pt, kho ng cách gi a các dòng ch n t i thi u t 15pt tr lên, i v i văn b n hành chính có ph n căn c pháp lý ban hành thì sau m i ph n căn c ph i xu ng dòng, cu i m i dòng có d u ch m ph y (;), riêng ph n căn c cu i cùng k t thúc b ng d u ph y (,). Thành ph n này nhà trư ng trình bày úng theo quy nh c th như sau : Ví d : ( Th c hi n t i quy t nh i u ng giáo viên làm giám kh o h i gi ng) HI U TRƯ NG TRƯ NG TI U H C PHAN CHU TRINH - Căn c ch c năng quy n h n hi u trư ng ư c quy nh t i i u 17,m c 3 i u l trư ng ti u h c s 51/2007/Q -BGD& T ngày 31/8/2007 c a B trư ng B Giáo d c & ào t o ; - Căn c vào ch th s 47/2008/Q -BGD& T v vi c th c hi n nhi m v tr ng tâm năm h c 2008-2009 ngày 13/8/2008 c a B trư ng B Giáo d c & ào t o ; - Căn c quy t nh s 2572/2008/Q -UBND ngày 01/8/2008 .V vi c quy nh th i gian năm h c 2008-2009 c a t nh Bà R a Vũng Tàu ; - Căn c vào phương hư ng nhi m v tr ng tâm năm h c 2008-2009 c a Phòng giáo d c huy n Châu c ban hành ngày 14/8/2008 ; - Xét năng l c c a cán b giáo viên trong h i ng sư ph m nhà trư ng , b.7 Nơi nh n văn b n: Nơi nh n văn b n: Là nơi ghi tên các cơ quan, ơn v , cá nhân tr c ti p nh n và x lý văn b n . T t c các lo i văn b n u có nơi nh n ghi chung góc bên trái, trang cu i cùng, dư i ph n n i dung văn b n, cách dòng cu i cùng c a n i dung văn b n t 1 n 2 dòng. Ch “Nơi nh n” cu i văn b n ư c trình bày sát l trái b ng ch in thư ng c ch 12, ki u ch nghiêng, m, sau ch “Nơi nh n” có d u (:). Tên cơ quan, ơn v , t ch c, cá nhân nh n văn b n ư c trình bày ngay dư i ch “Nơi nh n” b ng ch in thư ng, c ch 11, ki u ch ng. Tên m i cơ quan, t ch c, cá nhân nh n văn b n ư c trình bày thành dòng riêng, u dòng có g ch ngang, cu i dòng có d u (;) dòng cu i cùng ghi “ Lưu”: VT (văn thư) và ch vi t t t tên ơn v so n th o văn b n, k t thúc b ng d u (.) Ph n này nhà trư ng trình bày úng theo quy nh, c th như sau: i v i công văn hành chính ngoài nơi nh n ư c trình bày như Nơi nh n : văn b n có tên lo i thì nơi nh n công văn còn ư c trình bày b ng ch “Kính g i” sau ch kính g i có d u hai ch m (:) ph n này ư c gh ơ trên n i dung công Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 15
  16. GVHD : Ph m Văn Năm Báo cáo th c t p t t nghi p văn,dư i a danh, ngày, tháng, năm ban hành công văn. N u công văn g i cho 01 cơ quan ho c m t cá nhân thì t “Kính g i” và tên cơ quan, cá nhân ư c trình bày trên cùng m t dòng; trư ng h p công văn ư c g i cho 02 ơn v , cá nhân tr lên thì tên m i cơ quan, cá nhân ư c trình bày trên m t dòng riêng, u dòng có g ch ngang, dòng cu i cùng có d u ch m(.) Ch “Kính g i” và tên cơ quan, t ch c, cá nhân nh n công văn ư c trình bày b ng ch in thư ng, c ch 14, ki u ch ng. Ví d 1: Kính g i: Phòng Giáo d c & ào t o huy n Châu c Ví d 2: Kính g i: - Phòng GD& T Châu c - UBND Xã Cù B Ngoài ra, i v i công văn hành chính thì thành ph n “ Nơi nh n” phía dư i là t “Như trên”, ti p n là tên các cơ quan, ơn v , cá nhân có liên quan nh n công văn. Ví d : Nơi nh n: - Phòng giáo d c(b/c); - Giáo viên (t/h) ; - Lưu :VT ,PCT (02b) . b.8 Ch ký và th th c ký: Ch ký :Là ký hi u riêng c a ngư i có th m quy n ký văn b n, là thành ph n th hi n hi u l c thi hành c a văn b n và th hi n trách nhi m c a ngư i ký văn b n. Th th c ký: Là quy n h n và ch c v c a ngư i ký văn b n Trư ng h p ký thay m t t p th ph i ghi ch vi t t t “TM.” Trư ng h p ký thay ngư i ng u cơ quan ph i ghi ch vi t t t “KT.” Quy n h n và ch c v c a ngư i ký ư c trình bày b ng ch in hoa, c ch 14, ki u ch ng, m góc ph i, bên dư i, trang cu i cùng c a văn b n, cách dòng cu i c a n i dung văn b n t 1 – 2 dòng. H tên ngư i ký ư c trình bày b ng ch in thư ng, c ch 14, ki u ch ng, m. Nhà trư ng là cơ quan làm vi c theo ch th trư ng nên quy n h n c a ngư i ký ư c th c hi n như sau: Thành ph n này nhà trư ng trình bày úng theo quy nh: Ví d 1: HI U TRƯ NG c p trư ng ký: Võ Trư ng Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 16
  17. GVHD : Ph m Văn Năm Báo cáo th c t p t t nghi p KT. Hi u trư ng Phó Hi u trư ng Ví d 2: c p phó ký thay Nguy n ng Ti n b.9 D u cơ quan : D u cơ quan là d u hi u th hi n tư cách pháp nhân c a cơ quan trong giao d ch v i các cơ quan khác và trư c pháp lu t c a nhà nư c. D u cơ quan có xác nh n tính h p pháp c a văn b n và ch ký trên văn b n (th hi n giá tr pháp lý c a văn b n). D u cơ quan ư c óng trùm lên 1/3 ch ký v bên trái. Th c t thành ph n này trư ng ti u h c Phan Chu Trinh bày úng theo Ngh nh s : 58/2001/N /CP ngày 24/8/2001 c a Chính ph v qu n lý và s d ng con d u. Theo i u 26 Ngh nh 110/2004/N -CP D u cơ quan ư c óng trùm lên 1/3 ch ký v bên trái . óng d u lên văn b n i kèm như danh sách, biên b n, phi u thu… óng d u cơ quan lên tên lo i văn b n ho c lên tên cơ quan ban hành văn b n ( óng d u treo). Qua lý thuy t ã h c và áp d ng vào th c t công vi c trong quá trình th c t p công tác văn thư t i cơ quan em nh n th y th th c văn b n c a trư ng ti u h c Phan Chu Trinh ã ư c th c hi n úng quy nh c a Nhà nư c. c) Quy trình so n th o văn b n c a trư ng ti u h c Phan Chu Trinh (t vi c hình thành b n th o n b n chính). Trư ng ti u h c Phan Chu Trinh ch có m t cán b làm công tác văn thư , m nhi m so n th o nhi u n i dung văn b n a d ng v hình th c ,th lo i .Vì th quy trình so n th o văn b n cũng có nhi u c i m, nhi u d ng th lo i không gi ng nhau . công vi c t hi u qu nhà trư ng ph i ti n hành theo các bư c sau : + Bư c 1. Xác nh m c ích ban hành và tên lo i văn b n : Tuỳ thu c vào n i dung c a v n mà văn b n c p n ,ti n hành xác nh m c ích ban hành văn b n , giúp cho vi c xác nh lo i văn b n phù h p v i m c ích ban hành, phù h p v i th m quy n ban hành c a cơ quan . ng th i gi i h n th i gian ban hành sao cho chính xác, k p th i và phù h p v i tình hình gi i quy t công vi c. + Bư c 2. Xác nh tên lo i văn b n Sau khi xác nh ư c m c ích ban hành văn b n thì ph i xác nh ư c lo i văn b n phù h p v i m c ích ban hành văn b n c a cơ quan ,phù h p v i m c ích gi i quy t công vi c. + Bư c 3. Thu th p và x lý thông tin : ây là bư c quan tr ng nh t trong quá trình so n th o văn b n vì có thu th p thông tin y thì m i ban hành văn b n m t cách chính xác.Thông tin ư c thu th p b ng nhi u hình th c khác nhau, ngư i so n th o thu th p y nh ng thông tin có liên quan n yêu c u, n i dung mà văn b n c p n; xem v n có liên quan n b ph n, cá nhân nào ng th i căn c vào yêu c u c th c a t ng v n Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 17
  18. GVHD : Ph m Văn Năm Báo cáo th c t p t t nghi p l a ch n các thông tin v t ng lĩnh v c chuyên môn cũng như thu th p nh ng s li u c th , chính xác t ng h p và hình thành văn b n. Ngư i tr c ti p so n th o văn b n s ch u trách nhi m v n i dung, ch t lư ng, th i gian và hình th c c a văn b n ó.Khi thu th p thông tin, cán b lãnh o s t ng h p, phân tích, ánh giá, ch n l c ra nh ng thông tin chính có chính xác cao, lo i ra nh ng thông tin trùng th a, thông tin thi u khoa h c. m b o nh ng thông tin thu th p ư c u liên quan n các v n c n gi i quy t , úng nguyên t c, không t ý thêm vào hay b b t v n , vì như th s làm nh hư ng n tình hình gi i quy t công vi c c a cơ quan. N u làm t t khâu này thì văn b n s tm c ích và t hi u qu cao + Bư c 4. Xây d ng cương và vi t b n th o văn b n : - Xây d ng cương : Sau khi có y các thông tin liên quan ,cá nhân so n th o văn b n s ti n hành xây d ng cương và vi t d th o văn b n Vi c xây d ng cương là giúp ngư i so n th o hình thành ra văn b n m t cách toàn di n t n i dung, b c c, các ph n, các chương, các m c l n, nh , i u … tránh b trùng l p, b sót ý ho c vi t l c , sai l ch v i m c ích ban u t ra. Nh ng văn b n có n i dung quan tr ng, ph c t p thì cơ quan s ti n hành cu c hp góp ý cho cương. Sau khi xây d ng xong cương s ki m tra l i cách b trí các ph n, m c, i m.... theo tr t t khoa h c và m b o m c ích ban hành, n u chưa t yêu c u thì i u ch nh l i sao cho h p lý t ó hình thành văn b n chính. i v i nh ng văn b n thông thư ng thì ngư i so n th o văn b n ch c n d a vào kinh nghi m th c t , không c n ph i qua bư c xây d ng cương mà có th ti n hành ngay công vi c so n th o. Sau khi văn b n ư c vi t xong, ngư i so n th o l i ti n hành: 12 Ki m tra m c ích ban hành văn b n; 13 Ki m tra s phù h p v tên lo i văn b n 14 Ki m tra tính logic c a cách trình bày văn b n 15 Ki m tra ng pháp và chính t . + Bư c 5. Duy t, ánh máy,trình ký, ăng ký và ban hành văn b n: Sau khi mang b n th o trình cho hi u trư ng xem xét cho ý ki n b sung hay c n thêm b t v n nào(n u có) .Ngư i so n th o s s a ch a l i úng theo yêu c u, (n u không) thì hi u trư ng s ký t t vào b n th o ,văn b n ó s ư c in ra b n s ch trình ký chính th c. Sau khi văn b n ã ư c ký duy t văn thư làm các th t c như: ghi s , ký hi u, ngày, tháng, năm ban hành; vào s ăng ký văn b n i, nhân b n theo s lư ng ã ư c duy t; óng d u và phát hành. 3.2 Tình hình t ch c qu n lý “văn b n i” t i trư ng TH Phan Chu Trinh m b o thông tin ph c v cho ho t ng qu n lý c a cơ quan m t cách khoa h c, nhanh chóng, chính xác và m b o tính pháp lý .Ngư i làm công tác văn thư h ng ngày ph i có t i cơ quan , nh n văn b n t các nơi chuy n n, ng th i th c hi n vi c t ch c văn b n i. làm t t công tác òi h i cán b văn thư ph i s p x p công vi c th t khoa h c m i có hi u qu cao.T i trư ng TH Phan Chu Trinh, vi c t ch c gi i quy t, qu n lý văn b n i ch y u là do cán b văn thư Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 18
  19. GVHD : Ph m Văn Năm Báo cáo th c t p t t nghi p m nhi m .Hi u trư ng là ngư i ki m tra, ôn c, nh c nh th c hi n nh m m b o cung c p thông tin k p th i ph c v cho ho t ng qu n lý . * Cơ quan ti n hành t ch c qu n lý văn b n i theo trình t như sau: + ánh máy văn b n: Văn b n ư c cán b văn thư m nhi m so n th o, sau khi b n th o ã ư c ký duy t (b n g c), ti n hành ánh máy ch không giao cho ngư i không có trách nhi m .Quá trình ánh máy văn b n c n trình bày rõ ràng, s ch s úng quy nh, sau ó ki m tra l i n i dung văn b n ,nh m m b o n i dung b n ánh máy chính xác v i b n g c ã ư c duy t, sau ó trình hi u trư ng ký ban hành văn b n .Văn b n m t ( thi)giao cho ngư i có trách nhi m ánh máy và ph i th c hi n nơi m b o m t, ngư i ánh máy ph i th c hi n úng qui ch v b o m t, văn thư ph i tuy t i gi gìn bí m t n i dung văn b n. + Trình ký văn b n: T t c văn b n sau khi ánh máy xong, trư c khi trình hi u trư ng ký ban hành u ph i ư c ki m tra l i v n i dung, th th c và ký t t (ký nháy) t i ch cu i cùng c a ph n n i dung văn b n. Ch ký t t này th hi n trách nhi m c a ngư i ư c giao trách nhi m làm tham mưu cho lãnh o r ng văn b n này ã ư c xem qua b o m văn b n ó có tính chính xác cao, văn b n ư c trình ký úng th m quy n. + óng d u lên văn b n: Sau khi văn b n ã ư c lãnh o ký s chuy n n b ph n văn thư óng d u. D u c a cơ quan ch ư c óng vào nh ng văn b n ã có ch ký h p l c a ngư i có th m quy n, th trư ng, các phó th trư ng (không óng kh ng ch ).Vi c óng d u lên văn b n t i trư ng TH Phan Chu Trinh ư c th c hi n r t nghiêm ch nh úng theo quy nh. * Các lo i d u c a trư ng TH Phan Chu Trinh hi n ang s d ng: - D u cơ quan : không có hình qu c huy nhưng có giá tr pháp lý và ư c óng lên t t c các lo i văn b n do cơ quan ban hành. - Lo i d u trong vi c qu n lý công văn gi y t hay công vi c n i b c a cơ quan: d u ch c v , d u h tên, d u công văn n ... các lo i con d u này ư c hi u trư ng giao cho cán b văn thư tr c ti p qu n lý ,và t tay óng d u lên các văn b n gi y t ã ư c ngư i có th m quy n ký. * Công tác qu n lý và s d ng con d u t i trư ng TH Phan Chu Trinh: Trư ng TH Phan Chu Trinh qu n lý và s d ng con d u theo quy nh c a nhà nư c.Vi c qu n lý và s d ng con d u ư c th hi n như sau: Trư ng ư c s d ng con d u theo m u ã quy nh và ăng ký t i Công an t nh Bà R a Vũng Tàu . T t c các văn b n l y danh nghĩa c a cơ quan ban hành, sau khi ã có ch ký h p l c a ngư i có th m quy n, nhân viên văn thư t tay óng d u, trư ng h p c bi t c n thi t gi i quy t công vi c xa cơ quan thì Lãnh o ư c mang con d u i theo và ch u trách nhi m v vi c mang con d u ra kh i cơ quan. M c in d u ư c th ng nh t dùng màu . Ngư i gi d u ph i t mình óng d u lên văn b n, không ư c t ý giao d u cho ngư i khác khi chưa có ý ki n c a Hi u trư ng. D u óng ph i ngay ng n rõ Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 19
  20. GVHD : Ph m Văn Năm Báo cáo th c t p t t nghi p ràng, úng chi u, và óng trùm lên 1/3 ch ký v phía bên trái. Không ư c óng d u lên gi y tr ng, gi y in s n, gi y gi i thi u chưa ghi rõ h tên ngư i s d ng và m c ích s d ng. Nh ng d th o chương trình, k ho ch g i c p trên xin ý ki n ho c d th o báo cáo ưa ra H i ngh , án, danh sách, ph l c văn b n xác nh n tính h p pháp c a văn b n thì óng d u treo lên tên tác gi ho c tên lo i c a văn b n. óng d u giáp lai ch óng vào các l trang văn b n kh ng nh các trang văn b n là trung th c. D u sau khi s d ng xong ư c treo lên giá và b vào t ngay ng n,c n th n không tr y xư c, h t gi làm vi c (ho c trong nh ng ngày ngh theo quy nh c a Nhà nư c) d u ư c b vào t có khoá ch c ch n và niêm phong c n th n. * Tóm l i vi c qu n lý và s d ng con d u c a trư ng TH Phan Chu Trinh th c hi n r t ch t ch , nghiêm túc, úng theo tinh th n Ngh nh s 58/2001/N -CP ngày 24/8/2001 c a Chính ph v qu n lý và s d ng con d u. ∗ ăng ký văn b n i: Văn b n sau khi ư c trình ký cán b văn thư hoàn ch nh th th c c a văn b n,c th như: L y s th t , ghi ngày, tháng,cho văn b n. Khi th th c ã ư c ki m tra chính xác, ghi y các thành ph n, úng v trí, s ư c nhân b n y s lư ng ã ư c ghi trong thành ph n nơi nh n. ăng ký văn b n i là ph i m s ghi chép m t s i u c n thi t v m t văn b n i như s , ký hi u, ngày tháng, trích y u n i dung c a văn b n vào m t trong nh ng phương ti n ăng ký văn b n nh m qu n lý ch t ch văn b n c a cơ quan và tra tìm văn b n ư c nhanh chóng. Khi ăng ký văn b n ph i ghi (nh p) y , chính xác. - Trình t ăng ký văn b n i như sau : + Ghi s , ký hi u văn b n: Hàng năm s lư ng ban hành văn b n i c a cơ quan không nhi u nên vi c ghi s cho văn b n ư c chia làm 3 lo i: i v i lo i văn b n như: Quy t nh ư c l y theo h th ng s riêng Các lo i văn b n như : Báo cáo, K ho ch l y theo h th ng s riêng Các lo i văn b n còn l i như: Biên b n,T trình ,Thông báo... l y chung h th ng s . Văn b n nào ban hành trư c thì l y s nh , văn b n nào ban hành sau thì l y s l n. S c a văn b n là s th t c a văn b n (s chung cho m t lo i văn b n) ư c ban hành trong m t năm ho c m t nhi m kỳ b t u t s 01 cho văn b n ư c ban hành u tiên.Và t t c các văn b n trong cơ quan khi ban hành u ph i qua văn thư ăng ký vào s giúp cho vi c th ng kê, tra c u văn b n ư c nhanh chóng, chính xác và ư c qu n lý ch t ch h th ng các văn b n i. Vi c l y s th t cho t ng lo i văn b n t i trư ng TH Phan Chu Trinh cán b văn thư th c hi n r t chính xác, không l y thi u s , trùng s . + Ghi ngày, tháng, năm lên văn b n: Vi c l y s , ghi ngày, tháng, năm cho văn b n r t quan tr ng. N u thi u ho c không chính xác các thành ph n này s d n n tình tr ng nơi nh n văn b n không bi t văn b n ư c ban hành vào ngày tháng năm nào, i u ó làm cho vi c gi i Ngư i th c hi n : Lê Th Hà Trinh Trang 20
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

LV.01: Bộ Luận Văn Thạc Sĩ Quản Trị Kinh Doanh MBA
165 tài liệu
2062 lượt tải
THÔNG TIN
TRỢ GIÚP
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2