Quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp theo ISO 45001: Phần 2

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:82

Thêm vào BST

Báo xấu

15
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tiếp nội dung phần 1, Quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp theo ISO 45001: Phần 2 cung cấp cho người đọc những kiến thức như: Hướng dẫn triển khai áp dụng ISO 45001. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp theo ISO 45001: Phần 2

Chƣơng 3 HƢỚNG DẪN TRIỂN KHAI ÁP DỤNG ISO 45001 3.1. Các bƣớc xây dựng và áp dụng ISO 45001 Quá trình xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý ATSKNN thường trải qua các giai đoạn như bảng sau: Bảng 3.1. Quá trình xây dựng, đánh giá HTQL ATSKNN 1. Xác định • Xác định lợi ích, sự cần thiết và quyết tâm xây nhu cầu dựng HTQL ATSKNN • Thành lập nhóm hạt nhân gồm đại diện lãnh đạo và đại diện các bộ phận chức năng. • Nhiệm vụ: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, đôn 2. Chuẩn bị đốc, giám sát và điều chỉnh trong quá trình thực hiện. Liên hệ với các cơ quan bên ngoài (tư vấn, tổ chức chứng nhận...) • Lập kế hoạch thực hiện • Rà soát, đánh giá hoạt động thực tế của tổ chức so 3. Đánh giá với các yêu cầu của ISO 45001:2018 thực trạng • Dự kiến khối lượng công việc cần thực hiện • Đào tạo kiến thức về an toàn, bảo vệ và chăm sóc sức khỏe, về hệ thống quản lý ATSKNN 4. Đào tạo • Đào tạo phương pháp xây dựng HTQL ATSKNN • Đào tạo đánh giá nội bộ (có thể thực hiện trong/sau giai đoạn Thực hiện) • Xác định phạm vi áp dụng: giới hạn về hoạt động, 5. Thiết lập bộ phận chức năng, ranh giới địa lý HTQL • Phân công trách nhiệm, quyền hạn đảm bảo việc hoạch định, thực hiện và cải tiến HTQL ATSKNN 111
• Thiết kế, soạn thảo các tài liệu: chính sách, mục tiêu, các quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu... • Cung cấp các nguồn lực cần thiết cho việc vận hành HTQL ATSKNN • Triển khai áp dụng các văn bản và các kế hoạch, quy định đã thiết lập: xác định bối cảnh, xác định yêu cầu pháp luật và các yêu cầu tuân thủ khác, tiến hành tham vấn, đánh giá rủi ro, lập và thực hiện các 6. Áp dụng chương trình hành động đáp ứng rủi ro, áp dụng các quy trình, hướng dẫn... • Lưu lại các bằng chứng về việc thực hiện và kết quả 7. Giám sát, • Theo dõi, giám sát quá trình thực hiện đánh giá, cải • Đánh giá kết quả thực hiện tiến • Đánh giá nội bộ • Khắc phục sự không phù hợp • Thực hiện xem xét của lãnh đạo • Thực hiện các khuyến nghị 8. Chứng • Mời tổ chức chứng nhận tới đánh giá, cấp chứng nhận (nếu có nhận nhu cầu) • Duy trì đánh giá giám sát trong chu kỳ chứng nhận 9. Duy trì • Duy trì việc áp dụng HTQL đã xây dựng • Cập nhật, cải tiến các quy trình, quá trình hoạt động • Thực hiện các hoạt động theo định kỳ: xem xét rủi ro, cơ hội, xây dựng mục tiêu, đánh giá nội bộ, đánh giá sự tuân thủ, xem xét của lãnh đạo... 112
Số lượng và thứ tự thực hiện các bước nêu trên chỉ mang tính tương đối. Một số bước có thể được thực hiện đồng thời hoặc trước các bước khác. Chẳng hạn việc xác định nhu cầu và đánh giá thực trạng có thể thực hiện song song, hoặc thậm chí đánh giá thực trạng có thể thực hiện trước, làm cơ sở cho việc xác định chính xác nhu cầu. Khâu đào tạo cũng có thể lồng ghép trong nhiều khâu khác nhau. Trong quá trình thực hiện, tổ chức có thể thuê đơn vị tư vấn chuyên nghiệp giúp đào tạo và hướng dẫn xây dựng, áp dụng. Tùy vào nhu cầu, tổ chức có thể sử dụng dịch vụ đánh giá chứng nhận bởi tổ chức độc lập để có được sự xem xét, đánh giá một cách khách quan, chuyên nghiệp. Xác định nhu cầu: Nếu một tổ chức xác định việc áp dụng ISO 45001 chỉ để đáp ứng yêu cầu của khách hàng hoặc của cơ quan quản lý nhà nước địa phương, tổ chức đó vẫn có thể dựng lên được một hệ thống quản lý đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn, thậm chí có thể được chứng nhận. Tuy nhiên, việc duy trì hệ thống đó sẽ trở thành gánh nặng do nó không xuất phát từ nhu cầu nội tại. Do đó, ở giai đoạn này, lãnh đạo tổ chức cần đánh giá một cách khách quan các lợi ích cụ thể mà hệ thống quản lý ATSKNN theo tiêu chuẩn ISO 45001 mang lại cho tổ chức mình, nhận diện đầy đủ các thuận lợi, khó khăn, đặc biệt là các vấn đề từ bên trong tổ chức để xác định mức độ cấp thiết của việc xây dựng một hệ thống như vậy. Nếu câu trả lời là tích cực, lãnh đạo cần tự mình xác định quyết tâm, cam kết và truyền đạt trong tổ chức. Đặc biệt, tuyệt đối không nên coi đây là một dự án được triển khai trong một thời gian rồi kết thúc, mà là sự khởi đầu của một quá trình lâu dài, song hành cùng với sự tồn tại của tổ chức từ đó về sau. Chuẩn bị: Đây là khâu không thể thiếu nếu muốn thành công. Bên cạnh vấn đề tài chính, tổ chức cần tập hợp được những người có năng lực, trách nhiệm, quyền hạn, khả năng tổ chức để hỗ trợ cho toàn bộ quá trình triển khai tiếp theo. Một nhóm như vậy thường được gọi là "Ban OHS (ATSKNN)" hay "Ban ISO". Kinh nghiệm của một số tổ chức chỉ ra rằng, nếu thành phần của nhóm này bao gồm người đứng 113
đầu các bộ phận (thay vì cấp phó hoặc "người được ủy quyền" khác) trong tổ chức thì khả năng thành công sẽ cao hơn. Một kế hoạch triển khai chi tiết cần được thiết lập trong giai đoạn này, có tính tới tất cả các quá trình xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý ATSKNN và nguồn lực cần thiết cho các quá trình đó. Đánh giá thực trạng: Giúp nhận diện đầy đủ, chính xác những điểm yếu, thiếu so với yêu cầu của tiêu chuẩn, từ đó tổ chức có căn cứ tin cậy để xác định khối lượng công việc cần làm. Hoạt động này cũng giúp tổ chức có cái nhìn thực tế hơn về những thuận lợi, khó khăn, cơ hội và thách thức. Đánh giá thực trạng càng tỉ mỉ thì quá trình thiết kế và xây dựng hệ thống sau này càng thuận lợi hơn. Việc này cần được thực hiện bởi những người hiểu rõ tiêu chuẩn ISO 45001. Đào tạo: Có ba nội dung đào tạo cơ bản là đào tạo nhận thức chung về yêu cầu của tiêu chuẩn, đào tạo phương pháp xây dựng hệ thống quản lý ATSKNN và đào tạo đánh giá (nội bộ). Đào tạo nhận thức chung cần được áp dụng đối với mọi cá nhân có hoạt động ảnh hưởng tới hoạt động ATSKNN của tổ chức, thực tế là hầu như tất cả mọi người trong tổ chức. Nội dung phải bao gồm kiến thức về an toàn, các biện pháp đảm bảo an toàn, ngăn ngừa tai nạn, kiến thức khái quát về quản lý an toàn, về hệ thống quản lý ATSKNN và các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001. Đào tạo phương pháp xây dựng hệ thống quản lý ATSKNN thường được cung cấp cho những người chịu trách nhiệm soạn thảo các tài liệu của hệ thống quản lý ATSKNN để cung cấp kỹ năng viết quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu và các tài liệu khác cần thiết cho hệ thống quản lý. Đào tạo đánh giá nội bộ giúp hình thành đội ngũ chuyên gia đánh giá nội bộ cho tổ chức để chủ động triển khai công tác đánh giá, cải tiến. Đào tạo phương pháp xây dựng hệ thống và đánh giá nội bộ cần tập trung vào việc hình thành kỹ năng nên cần được thiết kế tỷ lệ đào tạo lý thuyết và thực hành hợp lý. Ngoài ra không thể bỏ qua các nội dung đào tạo theo yêu cầu pháp luật. Thiết lập HTQL: Đây là quá trình thiết kế hay còn gọi là xây dựng hệ thống quản lý. Tổ chức cần xác định phạm vi của hệ thống 114
này, tức là cần áp dụng cho những hoạt động, bộ phận, khu vực nào trong tổ chức. Trong điều kiện lý tưởng, doanh nghiệp nên xây dựng cho tất cả. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khác nhau như hạn chế về nguồn lực, thời gian, khó khăn trong kiểm soát một số bộ phận hay khu vực... nên có tổ chức sẽ giới hạn phạm vi áp dụng ISO 45001. Chẳng hạn một công ty vận tải có thể gặp khó khăn trong kiểm soát hoạt động trên đường của các lái xe do không đủ phương tiện, nhân lực quản lý nên không áp dụng cho hoạt động vận chuyển hàng hóa mà chỉ áp dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dưỡng xe tại nhà xưởng của mình. Tuy nhiên, không phải lúc nào việc giới hạn như vậy cũng hợp lý. Ví dụ một công ty xây dựng muốn áp dụng ISO 45001 nhưng lại loại trừ hoạt động tại các công trình xây dựng thì việc áp dụng như vậy không có nhiều ý nghĩa. Việc thiết kế HTQL ATSKNN có thể dựa trên các cơ cấu tổ chức sẵn có với việc bổ sung các trách nhiệm, quyền hạn của các bộ phận chức năng và từng cá nhân đối với việc thực hiện các yêu cầu của hệ thống đó. Cũng có thể điều chỉnh, bổ sung cơ cấu tổ chức cho phù hợp với "bản thiết kế" mà tổ chức đưa ra, chẳng hạn như việc thiết lập Ban An toàn sức khỏe, các nhân viên an toàn tại các phân xưởng... Trong khi việc thiết kế hệ thống thường là quá trình từ trên xuống (top down) thì quá trình soạn thảo các tài liệu thuộc hệ thống đó lại nên là quá trình từ dưới lên (bottom up). Nhóm hạt nhân ("Ban OHS") đóng vai trò điều phối hoạt động này, việc soạn thảo tài liệu cần có sự tham gia của những người làm việc trực tiếp. Mặc dù tiêu chuẩn chỉ quy định một số lượng hữu hạn các tài liệu bắt buộc phải có, các tổ chức cần bổ sung những tài liệu cần thiết giúp quá trình vận hành diễn ra theo mong muốn và đạt được kết quả dự kiến. Bảng 3.3 giúp hình dung về những tài liệu thường có trong một hệ thống quản lý ATSKNN theo ISO 45001. Quá trình biên soạn tài liệu được trao đổi, phản biện và sau đó được xem xét lại bởi (những) người khác. Quá trình soát xét này giúp phát hiện và loại bỏ những cách diễn đạt tối nghĩa, khó hiểu, gây tranh cãi, hoặc các quy định mâu thuẫn với các 115
yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác hay với các tài liệu khác, các yêu cầu không khả thi. Do loại tài liệu được sử dụng thường xuyên nhất trong thực tế là tài liệu ở tầng cuối cùng - biểu mẫu, chúng nên được thiết kế sao cho nhìn vào đó là người sử dụng có thể dễ dàng hình dung ra quy trình thực hiện. Cần nhấn mạnh rằng, tiêu chuẩn chỉ đưa ra yêu cầu mà không áp đặt cách làm, vốn là việc do tổ chức tự quyết định. Để dễ hình dung về việc xây dựng và áp dụng một hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn, người ta khái quát thành "viết ra những gì đã làm, và làm theo những gì đã viết". Về sau vế đầu của "công thức' này được chỉnh lại cho đúng hơn là "viết ra những gì cần làm", nghĩa là hệ thống tài liệu không phải chỉ mô phỏng lại những gì đang diễn ra mà phải phù hợp với các yêu cầu (của tiêu chuẩn, của các bên liên quan như cơ quan nhà nước) và mong muốn của tổ chức. Tiếp theo, nhiều tổ chức không hài lòng với cách làm của mình mà muốn hướng theo các cách làm hiệu quả hơn, nên họ đổi tiếp thành "viết ra những thực hành tốt nhất". Hoạt động đòi hỏi thời gian, công sức và chi phí khác trong quá trình xây dựng hệ thống là việc cung cấp các nguồn lực cần thiết như cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, cải tạo môi trường làm việc... Yêu cầu pháp luật đưa ra các căn cứ làm cơ sở cho việc đầu tư ban đầu của tổ chức để đảm bảo mức độ đáp ứng tối thiểu. Trong quá trình duy trì và cải tiến sau này, tổ chức có thể từng bước cải thiện các điều kiện cơ sở vật chất, môi trường theo hướng tốt hơn. Áp dụng: Những tài liệu đã được thiết lập trong quá trình trước cần được phổ biến cho các cá nhân liên quan để hiểu rõ và thực hiện trong thực tế. Các tài liệu đó cũng cần phải sẵn có và có thể được truy cập ở các khu vực có liên quan (tổ chức cần xác định từng bộ phận cần được phân phối các tài liệu nào, hình thức phân phối (bản cứng, bản điện tử). Có thể cần những đợt tập huấn để phổ biến các tài liệu như chính sách, mục tiêu, các quy trình, hướng dẫn, hệ thống biểu mẫu và cách áp dụng chúng. Việc này có thể thực hiện một cách tập trung hoặc phân quyền cho các bộ phận triển khai tới cho từng nhân 116
viên. Cũng có thể áp dụng các hình thức kiểm tra thích hợp để đảm bảo mọi thành viên trong tổ chức hiểu đúng các yêu cầu liên quan đến hoạt động của họ. Những người mới được tuyển dụng hoặc được luân chuyển tới nơi làm việc mới cần nhanh chóng nắm bắt các quá trình mới và các tài liệu liên quan. Thời gian áp dụng ban đầu đòi hỏi sự hướng dẫn bởi những người có trình độ và kỹ năng, thường là thành viên của "Ban OHS", người quản lý các khu vực, hoặc của chuyên gia tư vấn cho tới khi việc áp dụng trở nên thuần thục. Nhìn thoáng qua về hình thức, quá trình áp dụng có vẻ như đồng nhất với việc "cập nhật (hay ghi chép) các biểu mẫu". Cách nhìn như vậy không sai nếu xét tới định nghĩa về hồ sơ của tiêu chuẩn ISO 45001:2018 ("bằng chứng của các kết quả đạt được" - mục 3.24 Điều 3) hay định nghĩa chung về hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9000:2015 ("tài liệu chỉ ra kết quả đạt được hoặc cung cấp bằng chứng về hoạt động được thực hiện" - Điều 3.8.10) bởi hồ sơ chủ yếu được hình thành từ việc ghi chép (cập nhật) thông tin trong quá trình thực hiện công việc (và cả kết quả công việc) vào các biểu mẫu. Dĩ nhiên, điều này là chưa đủ, vì việc áp dụng còn bao gồm việc tuân thủ các quy định mà không cần phải được ghi chép lại, chẳng hạn như việc sử dụng bảo hộ lao động (ví dụ đội mũ bảo hộ, đeo nút bịt tai, đeo đai an toàn...), hay việc thực hiện các thao tác an toàn, v.v. Cần lưu ý là một hệ thống quản lý được coi là có hiệu lực khi nó được áp dụng trong thực tế đúng như những gì đã hoạch định (ví dụ theo các tài liệu đã được viết ra). Tuy nhiên, tổ chức có thể, và nên, quan tâm tới hiệu quả của việc áp dụng, tức là tính tới những gì phải bỏ ra như tài chính, thời gian, nhân lực... để vận hành hệ thống. Như vậy hiệu quả được xác định trong mối quan hệ giữa mục tiêu đạt được và chi phí cho quá trình. Do đó, trong quá trình áp dụng tổ chức cần thường xuyên xem xét, điều chỉnh để nâng cao hiệu quả áp dụng. Việc thực hiện các quá trình nhận biết, đánh giá, xử lý rủi ro và các quá trình có liên quan, là những yếu tố đặc thù của quản lý ATSKNN theo ISO 45001, được trình bày trong: 117
Mẫu 3. Nội dung quy trình NHẬN DIỆN MỐI NGUY VÀ ĐÁNH GIÁ RỦI RO ATSKNN. Giám sát, đánh giá, cải tiến: Đây là các công cụ không thể thiếu của bất kỳ hệ thống quản lý nào. Việc này được thực hiện thông qua công tác giám sát an toàn lao động của những người có trách nhiệm (ví dụ mạng lưới an toàn vệ sinh viên, nếu có), kết quả quan trắc môi trường lao động, qua các báo cáo tai nạn lao động, theo dõi diễn biến sức khỏe của người lao động, qua hoạt động đánh giá nội bộ và đánh gá sự tuân thủ, lập và phân tích các báo cáo định kỳ như báo cáo thực hiện mục tiêu ATSKNN, các báo cáo theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền... Hiệu quả của hoạt động này phụ thuộc vào độ tin cậy của dữ liệu. Do đó, cần có cơ chế khuyến khích việc cung cấp dữ liệu thực, tránh tình trạng "làm đẹp" con số. Trong thực tế không hiếm trường hợp các công ty tổ chức quan trắc môi trường lao động nhưng không giám sát công việc và phân tích kết quả do đơn vị quan trắc lập nên không phát hiện việc quan trắc không đúng, đủ theo kế hoạch (ví dụ không đúng vị trí cần quan trắc) hoặc áp dụng nhầm chỉ tiêu đánh giá nên kết luận sai. Khi phân tích bản chất và nguyên nhân sự cố, sự không phù hợp, cần đi đến cùng bản chất và phân tích mọi nguyên nhân. Có thể áp dụng các phương pháp như 5 Why (đặt liên tiếp 5 câu hỏi tại sao cho tới khi thấy được nguyên nhân gốc rễ) hoặc sử dụng biểu đồ nhân quả (còn gọi là biểu đồ xương cá, để phân tích nguyên nhân từ nhiều góc độ khác nhau gồm con người, phương tiện, phương pháp, thông tin). Hành động khắc phục phải tương ứng với các nguyên nhân đã phân tích. Một tình huống phổ biến là khi thực hiện các hành động khắc phục, nhiều tổ chức không phân tích nguyên nhân sâu xa của vấn đề và hành động khắc phục được thực hiện chỉ đơn giản là việc xử lý sự cố, tức chỉ hướng tới "ngọn" của vấn đề. Chứng nhận: Chứng nhận không phải là điều bắt buộc đối với tổ chức áp dụng ISO 45001, trừ khi là một yêu cầu pháp luật. Tuy nhiên, tổ chức có thể tìm thấy lợi ích từ dịch vụ này như việc có được sự 118
đánh giá độc lập, khách quan từ một tổ chức chuyên nghiệp. Giấy chứng nhận của tổ chức chứng nhận có uy tín, được công nhận bởi các tổ chức công nhận thành viên của Diễn đàn Công nhận quốc tế IAF (International Accreditation Forum)12 sẽ mang lại sự tin tưởng cho khách hàng, đối tác và xã hội. Bên cạnh đó, việc thường xuyên được giám sát bởi tổ chức chứng nhận cũng tạo ra một sức ép cần thiết cho tính tuân thủ trong tổ chức, đặc biệt là ở những giai đoạn đầu. Để được chứng nhận, tổ chức cần có người làm đầu mối liên hệ với tổ chức chứng nhận để hiểu được các yêu cầu về thủ tục chứng nhận, về duy trì chứng nhận, sử dụng dấu chứng nhận... Chứng nhận thường có hiệu lực trong vòng 3 năm và bao gồm các hoạt động đánh giá chứng nhận lần đầu (gồm đánh giá 2 giai đoạn), đánh giá giám sát ít nhất mỗi năm một lần, đánh giá chứng nhận lại trong năm thứ 3 trước khi giấy chứng nhận hết hiệu lực. Khi đã được chứng nhận, tổ chức phải tuân thủ một số nghĩa vụ để được duy trì chứng nhận như phải duy trì, cải tiến hệ thống quản lý ATSKNN, báo cáo với tổ chức chứng nhận về các thay đổi hoặc các báo cáo theo yêu cầu, chẳng hạn khi có sự cố tai nạn nghiêm trọng xảy ra, hoặc khi phối hợp giải quyết khiếu nại... Tổ chức chứng nhận có thể đánh giá giám sát đột xuất. Duy trì: Duy trì hệ thống quản lý ATSKNN là một quá trình lâu dài, không có điểm kết thúc, đòi hỏi sự quan tâm thường xuyên của tổ chức. Trong quá trình duy trì, tổ chức cần thường xuyên đánh giá (nội bộ), thu thập, phân tích các thông tin và xem xét để thường xuyên cải tiến hệ thông quản lý ATSKNN, cập nhật các thay đổi của tiêu chuẩn. Bên cạnh các hoạt động hàng ngày của các bộ phận, cá nhân như việc thực hiện các thao tác, quy trình, báo cáo... một số hoạt động cần được thực hiện theo định kỳ, và cần có người phụ tránh để không bị bỏ qua. Một dạng bảng kiểm (check list) như ví dụ dưới đây có thể là một cách tốt giúp nhắc việc cho các hoạt động đó: 12 Tham khảo về các tổ chức công nhận tại website https://www.iaf.nu 119
Bảng 3.2. Mẫu kế hoạch thực hiện công tác ATSKNN hằng năm Tài liệu liên TT Hoạt động Thời điểm Trách nhiệm quan 1 Xác định rủi ro, Tháng 1 - Trưởng bộ - Quy trình xác cơ hội phận, Ban OHS định rủi ro, cơ hội 2 Xây dựng mục Tháng 1 - Trưởng bộ - Sổ tay tiêu ATSKNN phận, Ban OHS ATSKNN - Giám đốc duyệt 3 Xem xét của Tháng 1 - Giám đốc - Sổ tay lãnh đạo (Hội nghị - Cán bộ chủ ATSKNN CBCNV) chốt 4 Tham vấn - Giám đốc - Quy trình tham người lao động - Chủ tịch Công vấn và trao đổi đoàn thông tin - Đại diện công nhân các xưởng 5 Đánh giá nội bộ Tháng 6 và - Ban OHS - Quy trình đánh 12 giá nội bộ 6 Đánh giá sự Tháng 1 - Ban OHS - Quy trình xác tuân thủ (trước xem định yêu cầu xét của lãnh pháp luật, yêu đạo) cầu khác và đánh giá sự tuân thủ 120
Tài liệu liên TT Hoạt động Thời điểm Trách nhiệm quan 7 Khám sức khỏe Tháng 4 - Bộ phận Y tế Bộ luật Lao định kỳ động, Luật An toàn vệ sinh lao động 8 Huấn luyện Tháng 8 - Ban OHS - Quy trình đào ATLĐ tạo 9 Huấn luyện Tháng 10 - Đội PCCC - Quy trình đào PCCC, gồm tạo diễn tập (phối hợp với cảnh sát PCCC) 10 Báo cáo công Trước - Phòng HCNS - Thông tư tác an toàn vệ 10/01 07/2016/TT- sinh lao động BLĐTBXH (gửi Sở LĐ- TBXH và Sở Y tế) 11 Báo cáo tổng Trước - Phòng HCNS Nghị định hợp tình hình 10/01 và 39/2016/NĐ-CP tai nạn lao động 05/7 (gửi Thanh tra Sở LĐ-TBXH) 12 Báo cáo hoạt Trước - Văn phòng - Thông tư động y tế của 10/01 và 19/2016/TT- cơ sở (gửi 05/7 BYT Trung tâm y tế dự phòng huyện) 121
Tài liệu liên TT Hoạt động Thời điểm Trách nhiệm quan 13 Báo cáo số liệu Trước Nghị định quan trắc môi 31/01 155/2016/NĐ- trường (phần CP và Thông tư môi trường lao 43/2015/TT- động, gửi Sở BTNMT TNMT) 14 Báo cáo tổng Trước - Phòng Vật tư Nghị định hợp tình hình 15/01 113/2017/NĐ- hoạt động hóa CP, Thông tư chất (gửi Sở 32/2017/TT- Công thương) BCT 15 Lập hồ sơ vệ Tháng 12 - Phòng HCNS Nghị định sinh môi trường 39/2016/NĐ-CP lao động (lưu nội bộ) 16 Lập Báo cáo Tháng 12 - Đội PCCC Thông tư công tác PCCC 52/2014/TT- (lưu nội bộ) BCA 3.2. Các yếu tố chính tác động tới kết quả Vai trò của lãnh đạo Lãnh đạo có vai trò tiên quyết đảm bảo thành công của hệ thống quản lý ATSKNN. Vai trò đó được thể hiện trong toàn bộ quá trình xây dựng, áp dụng và cải tiến hệ thống đó. Lãnh đạo cần thể hiện vai trò trong việc định hướng những vấn đề về ATSKNN cho toàn bộ tổ chức, cho thấy rõ cam kết bằng các hành động cụ thể như cung cấp nguồn lực, thiết lập các cơ cấu tổ chức thích hợp và xây dựng các quá trình, tự mình làm gương trong việc tuân thủ các quy định, chị trách 122
nhiệm và trách nhiệm giải trình đối với hoạt động và kết quả của hoạt động ATSKNN. Lãnh đạo cũng là người phát triển, dẫn dắt và khuyến khích việc hình thành văn hóa an toàn trong tổ chức thông qua việc kiên trì thực hiện các chính sách và giải pháp một cách nhất quán, thực tâm lắng nghe, khuyến khích các sáng kiến. Tạo môi trường cho sự tham gia của người lao động Người lao động thường quan tâm tới công việc cụ thể của mình hơn là việc xây dựng hệ thống do quan niệm đó là việc của cấp quản lý. Tuy nhiên, họ lại là người phải trực tiếp thực hiện các quy định về an toàn lao động nên để các quy định đó được dễ dàng chấp nhận và tuân thủ trong thực tế, rất cần tạo điều kiện để người lao động trực tiếp tham gia vào quá trình hoạch định. Điều này đòi hỏi lãnh đạo tổ chức và các cấp quản lý phải có kỹ năng và nghệ thuật phù hợp. Người lao động sẽ dễ dàng cất lên tiếng nói của mình hơn nếu như họ cảm thấy được lắng nghe. Điều này đòi hỏi các cấp lãnh đạo luôn tôn trọng mọi ý kiến và luôn có phản hồi về các sáng kiến, khuyến nghị, dù nhỏ đến đâu, của người lao động. Trong thực tế, nhiều người lao động không dễ nêu lên ý kiến của mình ngay cả trong những vấn đề liên quan tới an toàn của mình. Họ cần người đại diện là người có cùng vai trò, chức năng với mình nhưng có khả năng tổng hợp thông tin và trình bày để giúp họ có tiếng nói trong các vấn đề quan trọng liên quan đến điều kiện lao động của họ. Nhận thức của các bên Các bên, từ người sử dụng lao động, người quản lý tới người lao động và các cơ quan quản lý cần chia sẻ nhận thức về ý nghĩa, lợi ích của việc áp dụng một hệ thống quản lý ATSKNN theo chuẩn mực quốc tế. Tổ chức cần thường xuyên trao đổi thông tin về các lợi ích của hệ thống quản lý đó, cũng như cập nhật các thông tin, kiến thức mới. Chỉ khi được thuyết phục bởi các lợi ích mà hệ thống đó mang lại, thì các cá nhân mới tự giác tuân thủ và đóng góp cho sự cải thiện của hệ thống đó. 123
Đầu tư có hiệu quả Nguồn lực luôn luôn là hữu hạn so với mong muốn. Do đó, tổ chức cần tính toán một cách khôn khéo các ưu tiên. Trong khi các đầu tư lớn có thể tạo ra hiệu quả lâu dài, nhưng công chúng luôn cần có hiệu quả trước mắt để được củng cố niềm tin vào hệ thống quản lý ATSKNN, tăng thêm động lực cho việc tuân thủ các quy định. Sự phù hợp của hệ thống quản lý ATSKNN và mức độ tích hợp, nhất quán với các hệ thống quản lý khác của tổ chức An toàn và sức khỏe không phải là điều duy nhất một tổ chức phải quan tâm. Luôn luôn có những điều quan trọng khác tổ chức phải giải quyết như khách hàng, thị trường, doanh thu, chất lượng... Do đó, để một hệ thống quản lý ATSKNN được áp dụng một cách hiệu lực, nó cần được lồng ghép chặt chẽ vào các hoạt động sản xuất, kinh doanh chính của công ty. Tiêu chuẩn ISO 45001 được xây dựng theo cùng một cấu trúc với các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý phổ biến khác như ISO 9001 về hệ thống quản lý chất lượng, ISO 14001 về hệ thống quản lý môi trường... Đây là điểm thuận lợi để các tổ chức tích hợp các hệ thống quản lý thành một hệ thống quản lý chung. Kinh nghiệm ở nhiều tổ chức cho thấy, những tổ chức đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001 dễ dàng tiếp cận tới các yêu cầu của ISO 45001 nên quá trình xây dựng và áp dụng gặp rất nhiều thuận lợi. Thực vậy, ISO 9001 là tiêu chuẩn đã rất phổ biến trên thế giới, được nhiều tổ chức, doanh nghiệp áp dụng từ cuối những năm 1980 và sau này được coi là tiêu chuẩn nền tảng cho các hệ thống quản lý khác. Do đó, các tổ chức đã áp dụng thuần thục ISO 9001 sẽ không gặp khó khăn nhiều khi chuyển sang áp dụng ISO 45001. Bên cạnh đó, ISO 45001 có các "cặp bài trùng" do có những điểm giao thoa như: - ISO 45001 và ISO 14001: trong ISO 14001 có những yêu cầu về môi trường lao động; 124
- ISO 45001 và SA 8000, hoặc ISO 26000 (tiêu chuẩn về trách nhiệm xã hội): SA 8000 và ISO 26000 có các yêu cầu về đảm bảo an toàn và sức khỏe cho người lao động; - ISO 45001 và ISO 39001 (tiêu chuẩn về an toàn giao thông đường bộ): những tổ chức hoạt động trong lĩnh vực giao thông đường bộ (như công ty vận tải) hoặc các công ty có hoạt động phân phối hàng hóa, công ty có tổ chức đưa đón công nhân có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO 39001 để đảm bảo an toàn lao động cho các hoạt động nằm ngoài tường rào công ty (hoạt động trên đường). Theo dõi, giám sát và đo lường Bất kỳ một hệ thống quản lý nào cũng cần được theo dõi, giám sát, đo lường kết quả hoạt động để cung cấp phản hồi tin cậy về hiệu lực của hệ thống, giúp kịp thời phát hiện ra các vấn đề cần giải quyết để cải tiến hệ thống đó. 3.3. Thiết lập hệ thống tài liệu (thông tin dạng văn bản) Tài liệu trong hệ thống quản lý ATSKNN không chỉ là phương tiện hữu hiệu truyền đạt thông tin và các yêu cầu, các quy định, mà còn là nơi chứa tri thức của tổ chức được tích lũy qua thời gian. Cũng do vậy, tài liệu là công cụ hỗ trợ đắc lực cho quá trình đào tạo nhân viên mới. 3.3.1. Cấu trúc của hệ thống tài liệu Tài liệu của một hệ thống quản lý thường bao gồm các tầng, được mô tả trong Hình 3.1. Cấu trúc này phổ biến đối với các hệ thống quản lý theo các tiêu chuẩn quốc tế của ISO. Sơ đồ hình tháp phản ảnh mối quan hệ giữa các tầng tài liệu, trong đó tài liệu ở tầng dưới được coi là sự chi tiết hóa các tài liệu ở tầng trên. Tài liệu ở các tầng cần nhất quán với nhau và được viện dẫn lẫn nhau. Đối với hệ thống quản lý ATSKNN, Sổ tay là không bắt buộc, tuy nhiên đó là một tài liệu hữu ích mô tả khái quát toàn bộ hệ thống quản lý ATSKNN của tổ chức, bao gồm mô tả về phạm vi áp dụng của hệ thống đó, mô tả và/hoặc viện dẫn tới các tầng tài liệu khác. Cũng có 125
quan điểm gộp tầng quy trình và hướng dẫn với nhau. Điều này còn tùy thuộc vào tính chất của các loại tài liệu, trong một số trường hợp các quy trình được viết khái quát và cần được cụ thể hóa bằng các hướng dẫn chi tiết, trong một số trường hợp khác quy trình được viết chi tiết nên không cần bổ sung hướng dẫn. Hình 3.1. Cấu trúc tài liệu hệ thống quản lý ATSKNN Mối quan hệ giữa tài liệu và hồ sơ thể hiện rõ nhất ở chỗ thông thường hồ sơ là các biểu mẫu được ghi các dữ liệu về việc thực hiện một quá trình hoặc kết quả của quá trình đó, ví dụ kỹ sư sử dụng biểu mẫu đã được ban hành để ghi lại việc kiểm tra giàn giáo trước khi cho phép sử dụng. Khi đó biểu mẫu trắng là tài liệu, còn sau khi được điền các thông tin nó trở thành hồ sơ. 126
Bảng dưới đây mô tả một hệ thống tài liệu điển hình tại một công ty áp dụng ISO 45001:2018. Số lượng các quy trình, quy định phản ảnh sự cần thiết của chúng đối với hệ thống quản lý ATSKNN của công ty. Bảng 3.3. Danh mục tài liệu của một công ty áp dụng ISO 45001:2018 Yêu cầu của ISO 45001:2018 Tài liệu của hệ thống OHS 4 Bối cảnh của tổ chức 4.1 Hiểu tổ chức và bối cảnh Phụ lục 1 - Sổ tay an toàn sức khỏe của tổ chức nghề nghiệp (ST OHS) 4.2 Hiểu nhu cầu và mong Phụ lục 2 - ST OHS đợi của người lao động và các bên quan tâm khác 4.3 Xác định phạm vi của hệ ST OHS thống quản lý OH&S 4.4 Hệ thống quản lý OH&S ST OHS 5 Sự lãnh đạo và sự tham gia của ngƣời lao động 5.1 Sự lãnh đạo và cam kết 5.2 Chính sách OH&S Chính sách OHS 5.3 Vai trò, trách nhiệm và - Quy định chức năng nhiệm vụ các quyền hạn trong tổ chức bộ phận - Quy định trách nhiệm, quyền hạn về công tác ATVSLĐ 127
Yêu cầu của ISO 45001:2018 Tài liệu của hệ thống OHS 5.4 Sự tham gia và tham vấn Quy trình tham gia và tham vấn. của người lao động 6 Hoạch định 6.1 Hành động giải quyết rủi - Quy trình nhận diện mối nguy, ro và cơ hội đánh giá rủi ro và cơ hội - Quy trình tiếp cận yêu cầu pháp luật và yêu cầu khác 6.2 Mục tiêu OH&S và Mục tiêu OHS và Kế hoạch thực hoạch định để đạt được hiện mục tiêu OHS. mục tiêu 7 Hỗ trợ 7.1 Nguồn lực ST OHS 7.2 Năng lực - Quy định chức danh công việc - Quy trình tuyển dụng, đào tạo 7.3 Nhận thức Quy trình đào tạo (bao gồm người lao động, khách viếng thăm, nhà thầu, ...). 7.4 Trao đổi thông tin Quy trình trao đổi thông tin 7.5 Thông tin dạng văn bản Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản. 8 Thực hiện 8.1 Hoạch định và kiểm soát - Các biện pháp kiểm soát mối nguy, việc thực hiện rủi ro được nhận diện tại mục 6 nêu trên. - Quy định quản lý an toàn, vệ sinh lao động và PCCN. 128
Yêu cầu của ISO 45001:2018 Tài liệu của hệ thống OHS - Các quy định/hướng dẫn về OHS: sơ cấp cứu, khám và quản lý theo dõi sức khỏe định kỳ, quản lý đối tác làm việc (khách viếng thăm, nhà thầu thi công xây dựng, lắp đặt thiết bị, cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo trì, ...), an toàn điện, an toàn trong vận hành bào trì trang thiết bị, an toàn công việc như mài, khoan, hàn, cắt, gia công cơ khí, sơn,... an toàn hóa chất, vật liệu nguy hiểm, làm việc trên cao,... - Quy trình quản lý hoạt động mua sắm hàng hóa, dịch vụ 8.2 Chuẩn bị sẵn sàng và Quy trình chuẩn bị sẵn sàng và ứng ứng phó với tình huống phó với tình huống khẩn cấp khẩn cấp 9 Đánh giá kết quả hoạt động 9.1 Theo dõi, đo lường, - Quy trình theo dõi và đo lường phân tích và đánh giá kết - Quy trình đánh giá sự tuân thủ quả hoạt động 9.2 Đánh giá nội bộ Quy trình đánh giá nội bộ 9.3 Xem xét của lãnh đạo Quy trình xem xét lãnh đạo 10 Cải tiến 10.1 Khái quát ST OHS 129
Yêu cầu của ISO 45001:2018 Tài liệu của hệ thống OHS 10.2 Sự cố, sự không phù hợp - Quy trình điều tra sự cố và hành động khắc phục - Quy trình kiểm soát sự không phù hợp và hành động khắc phục 10.3 Cải tiến liên tục ST OHS 3.3.2. Phương pháp trình bày tài liệu Phần này giới thiệu phương pháp trình bày các tài liệu như sổ tay, quy trình, hướng dẫn, là các tài liệu thường có nhiều nội dung, bao gồm cả quy trình thực hiện vốn không áp dụng cho các tài liệu khác như chính sách, mục tiêu, biểu mẫu. Mặc dù mỗi tổ chức có các quy định riêng khác nhau khi soạn thảo sổ tay hay các quy trình, hướng dẫn, nhưng đều cần quan tâm tới những nội dung sau: a) Mã số tài liệu. Mỗi tài liệu cần được gắn một mã số định danh duy nhất để nhận biết. Mã số này thường không thay đổi ngay cả khi tài liệu được sửa đổi, nhưng cũng có tổ chức gắn thêm cả số chỉ lần ban hành vào mã số định danh này. Mã định danh thường là một dãy gồm ký tự viết tắt và số, có thể có các dấu nối, dấu phân cách. Có thể thêm tên viết tắt của tổ chức hoặc không, chữ có thể đứng trước số hoặc ngược lại... Cần có dấu hiệu phân biệt tài liệu ở các tầng khác nhau, như sổ tay, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu. Ví dụ QT.xxx.yy, trong đó QT và viết tắt của quy trình, xxx là số thứ tự của quy trình, yy có thể là chữ (hoặc số) chỉ đơn vị chủ trì thực hiện hoặc ký hiệu nhận biết về hệ thống quản lý. Chẳng hạn QT.015.NS Quy trình đào tạo (do Phòng Hành chính nhân sự soạn thảo), hoặc QT.015.OHS Quy trình đào tạo của hệ thống quản lý ATSKNN. b) Nhận biết về tình trạng ban hành của tài liệu có thể bao gồm thông tin về phiên bản (lần ban hành) và ngày ban hành. Thông tin 130