Bài giảng Quản trị thời gian - Chương 2: Lập kế hoạch sử dụng thời gian

Chia sẻ: Lý Hàn Y | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:15

Thêm vào BST

Báo xấu

8
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Quản trị thời gian - Chương 2: Lập kế hoạch sử dụng thời gian. Chương này cung cấp cho sinh viên những nội dung kiến thức bao gồm: khái niệm và vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian; nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian; công cụ lập kế hoạch sử dụng thời gian;... Mời các bạn cùng tham khảo chi tiết nội dung bài giảng!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị thời gian - Chương 2: Lập kế hoạch sử dụng thời gian

CHƯƠNG 2 LẬP KẾ HOẠCH SỬ DỤNG THỜI GIAN 10/28/2022
STT Nội dung công việc Tỷ lệ thời gian (%) 1 Cv liên quan đến lập kế hoạch 10 2 Báo cáo và kiểm tra 8 3 Họp với người cộng tác 10 4 Làm việc với thư ký 2 5 Điện thoại 20 6 Tiếp khách 20 7 Đọc các công văn và báo cáo 10 8 Đi xuống đơn vị trực thuộc 10 9 Ký giấy tờ trong ngày 10 Yêu cầu: Anh (chị) đánh giá như thế nào về vấn nạn của ông Hùng. Anh (chị) hãy đưa ra lời khuyên để giúp ông Hùng giải quyết vấn nạn này.
NỘI DUNG 2.1. Khái niệm và vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.2. Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.3. Công cụ lập kế hoạch sử dụng thời gian
2.1. Khái niệm và vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.1.1. Khái niệm Lập kế hoạch sử dụng thời gian là quá trình xác định mục tiêu và các biện pháp thực hiện mục tiêu sử dụng thời gian để đạt hiệu suất cao trong khoảng thời gian xác định
2.1.2. Vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian ❑ Vai trò đối với cá nhân - Giúp cá nhân tối ưu hóa công việc - Giúp cải thiện và nâng cao năng lực bản thân - Giúp rèn luyện tính kỷ luật và tạo ra sự thay đổi để bước ra khỏi vùng an toàn, hình thành thói quen có ích cho bản thân - Có thêm thời gian cho gia đình và các mối quan hệ khác
2.1.2. Vai trò của lập kế hoạch sử dụng thời gian ❑ Vai trò đối với tổ chức - Góp phần tiết kiệm thời gian - Lập kế hoạch sử dụng thời gian quyết định đến khả năng huy động nguồn lực hợp lý, kiểm soát được các nguồn lực của tổ chức, cá nhân - Lập kế hoạch sử dụng thời gian sẽ góp phần giảm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận - Lập kế hoạch sử dụng thời gian với hiệu suất cao sẽ hỗ trợ nâng cao năng lực cạnh tranh - Lập kế hoạch sử dụng thời gian góp phần xây dựng hệ thống quy chuẩn và phát triển văn hóa doanh nghiệp
2.2. Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.2.1. Xác định và phân loại mục tiêu - Xác định mục tiêu - Phân loại mục tiêu
2.2. Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.2.2. Lập kế hoạch chiến lược Nhóm mục tiêu Mục tiêu trong Khung thời gian Công việc cần làm Ví dụ: chiến lược Công việc tốt đúng nhóm 22 - 25 tuổi - Học hỏi tiếp thu kiến thức, kỹ năng, ngành đào tạo kinh nghiệm, mối quan hệ; Công việc có cơ 25 - 32 tuổi Nỗ lực phát huy năng lực thể hiện hội phát triển ở vị đóng góp giá trị gia tăng cho tổ chức Sự nghiệp trí quản lý của mình; Công việc khẳng 32 - 40 tuổi Tích cực phát huy huy năng lực tại tổ định được thương chức với vai trò nhân tố lõi, chú trọng hiệu cá nhân chia sẻ tri thức tới cộng đồng, tham gia các tổ chức nghề nghiệp; Ra trường có thu 22 - 25 tuổi Làm việc chăm chỉ, có trách nhiệm nhập và dần được hoàn thành tốt các chỉ số KPI của vị trí cải thiện ở mức 15 công việc đảm nhận - 25 triệu đồng/tháng Công việc vị trí 25 - 32 tuổi Phát huy tốt năng lực chuyên môn, quản lý với thu năng lực quản lý; Lãnh đạo các thành Tài chính nhập 30 - 50 triệu viên đơn vị cùng nỗ lực để KPI bộ đồng/tháng phận luôn nằm trong Top Công việc khẳng Trên 35 tuổi Đổi mới, sáng tạo; Chia sẻ tri thức với định được thương vai trò của chuyên gia có uy tín trong hiệu cá nhân có thu lĩnh vực chuyên môn. Có thêm thu nhập 50 - 100 nhập từ chính những hoạt động mang triệu/ tháng lại giá trị cho cộng đồng
2.2. Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.2.3. Lập kế hoạch tuần/tháng - Xác định nhiệm vụ chính - Xây dựng lịch trình làm việc
2.2. Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.2.4. Lập kế hoạch ngày/ thời gian biểu - Xác định thời gian lập kế hoạch ngày - Liệt kê chi tiết các công việc cần làm - Xác định các nhiệm vụ ưu tiên - Rà soát lại kế hoạch
Ví dụ: Nhật ký công tác hàng ngày Thời Hoạt động Số phút Mức ưu gian sử dụng tiên 8:42 Chờ máy tính khởi động 3 C 8:45 Email: kiểm tra và trả lời 15 B 9:00 Giải lao: uống cà phê tán gẫu 9 C 9:09 Chờ họp: dọn bàn làm việc 6 C 9:15 Họp: nhóm giới thiệu sản phẩm 60 A 10:15 Giải lao: cà phê, email cá nhân 15 C 10:30 Điện thoại: tới bộ phận kỹ thuật 8 B 10:42 Internet: xem thời tiết và tin tức 7 C 11:00 Chuẩn bị ăn trưa 8 B 11:08 Họp: bàn kế hoạch 32 C 11:40 Di chuyển: ra ngoài ăn trưa 120 B 1:52 Emai: gửi và trả lời 12 C 2:04 Điện thoại: trả lời tin nhắn 11 C 2:15 Tiếp khách: sinh viên thực tập 18 C
• Ví dụ: Nhật ký công tác hàng ngày Thời Hoạt động Số phút sử Mức ưu gian dụng tiên 2: 23 Tiếp khách: Khách hàng ký hợp đồng 15 A 2:28 Việc giấy tờ: báo cáo hàng ngày 4 B 2:32 Email: thư đến 3 C 2:35 Việc giấy tờ: tiếp tục báo cáo 12 B 2:47 Giải lao: uống nước 10 C 2:57 Chuẩn bị; thu thập tài liệu cho cuộc họp 3 B 3:00 Họp: xét duyệt ngân sách 72 B 4:15 Email: gửi và trả lời 11 B 4:26 Internet: xem tin tức 4 B 4:30 Kế hoạch: kiểm tra điều chỉnh lịch làm việc ngày mai 10 C 4:40 Việc giấy tờ: tiếp tục báo cáo 10 A 4:50 Email: thư đi 10 B 5:00 Rời văn phòng
2.2. Nội dung lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.2.5. Lập kế hoạch theo dự án - Sử dụng bản Kanban - Sử dụng biểu đồ Gantt - Sử dụng phương pháp Agile
2.3. Công cụ lập kế hoạch sử dụng thời gian 2.3.1. Một số công cụ lập kế hoạch truyền thống - Nhật ký công tác và sổ tay - Lịch để bàn 2.3.2. Một số công cụ lập kế hoạch điện tử - Công cụ Microsoft outlook - Công cụ Trello - Công cụ Evernote - Công cụ Google Calendar 2.3.3. Lựa chọn công cụ lập kế hoạch
Câu hỏi thảo luận 1. Liên hệ thực tiễn về các công cụ điện tử để lập kế hoạch sử dụng thời gian? 2. Thiết lập các mục tiêu cá nhân trong ngắn hạn, trung hạn, dài hạn? 3. Lập kế hoạch sử dụng thời gian theo tuần?