Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

Chia sẻ: Elysale25 Elysale25 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:90

Thêm vào BST

Báo xấu

77
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài đi sâu tìm hiểu và làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn chế yếu kém và nguyên nhân trong công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam. Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của các văn phòng của Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của ban lãnh đạo Viện trong các khối công việc.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN ĐĂNG VIỆT Sinh viên thực hiện : ĐINH THỊ TUYẾT NGÂN Mã số sinh viên : 1305QTVC043 Khóa : 2013-2017 Lớp : ĐH QTVP 13C HÀ NỘI - 2017
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: 1. Những nội dung trong khóa luận này là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn của Ths. Nguyễn Đăng Việt; 2. Các nội dung nghiên cứu trong khóa luận là trung thực và chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào trước đây; Các số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo; 3. Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo, hay gian trá, tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm. Hà Nội, ngày 17 tháng 4 năm 2017 Chủ nhiệm đề tài Đinh Thị Tuyết Ngân
LỜI CẢM ƠN Hoàn thành khóa luận với đề tài “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam” đối với tôi là một thành công rất lớn, bên cạnh những nỗ lực của bản thân là sự giúp đỡ của các giảng viên và cơ quan thực tế. Trước tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám hiệu và các phòng, khoa của trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo cơ hội cho tôi học tập tốt trong suốt khóa học. Bên cạnh đó tôi xin cảm ơn các thầy cô khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt là Ths. Nguyễn Đăng Việt là người đã hướng dẫn trong suốt quá trình nghiên cứu, giúp tôi hoàn thành khóa luận. Xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo Viện Hàn lâm KHXH nói chung, lãnh đạo Văn phòng nói riêng cùng chị Nguyễn Thị Loan – trưởng phòng Lưu trữ của đã rất tận tình giúp đỡ, hướng dẫn, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành khóa luận của mình. Tôi xin chúc quý thầy cô, quý Viện thành công trong công việc và cuộc sống. Với những kiến thức còn hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tiễn, đề tài không tránh khỏi thiếu sót, rất mong được sự thông cảm cũng như sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô để đề tài được hoàn thiện hơn. Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Stt Từ viết tắt/ký hiệu Nghĩa của từ 1 KHXH Khoa học xã hội 2 VP Văn phòng 3 CNTT Công nghệ thông tin 4 CTVT Công tác văn thư 5 VB Văn bản 6 VTLT Văn thư lưu trữ 7 CC,VC Công chức, viên chức
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................. 1 2. Lịch sử nghiên cứu ...................................................................................... 2 3. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu .............................................................. 3 4. Phương pháp nghiên cứu........................................................................... 4 5. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu............................................. 4 6. Ý nghĩa của đề tài ........................................................................................ 4 7. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................. 5 8. Kết cấu của đề tài ........................................................................................ 5 Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG ............................................................................... 6 1.1. Một số khái niệm ...................................................................................... 6 1.1.1. Khái niệm Văn phòng ............................................................................ 6 1.1.2. Tham mưu, tổng hợp.............................................................................. 8 1.1.3. Công tác tham mưu, tổng hợp ............................................................... 9 1.2. Vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp ........................................... 10 1.3. Mối quan hệ giữa tham mưu tổng hợp ................................................ 11 1.4. Yêu cầu trong tham mưu, tổng hợp ..................................................... 12 1.5. Các nội dung tham mưu của Văn phòng ............................................. 14 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHXH .................................................................. 19 2.1. Khái quát về viện Hàn lâm KH XH ..................................................... 19 2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển.......................................................... 19
2.1.2.Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, cơ cấu tổ chức .......................... 19 2.1.2.1. Vị trí và chức năng ............................................................................. 20 2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ..................................................................... 20 2.1.2.3.Cơ cấu tổ chức..................................................................................... 20 2.2. Tổ chức và hoạt động của VP Viện ..................................................... 20 2.2.1. Vị trí, chức năng: ................................................................................. 20 2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: .......................................................................... 21 2.2.3. Cơ cấu tổ chức ...................................................................................... 24 2.3. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm.............. 25 2.3.1. Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác tham mưu tổng hợp. ...... 25 2.3.1.1. Công tác tổ chức cán bộ ..................................................................... 25 2.3.1.2. Công tác đào tạo, bồi dưỡng .............................................................. 28 2.3.2. Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam ............................................................................................. 30 2.3.2.1. Tham mưu, tổng hợp công tác Tổ chức-Hành chính ......................... 30 2.3.2.2. Tổng hợp-Thông tin-Biên tập ............................................................ 44 2.3.2.3. Tham mưu trong công tác pháp chế ................................................... 46 2.3.2.4. Tham mưu, tổng hợp trong Công tác lưu trữ ..................................... 47 2.3.2.5. Tham mưu về công tác đảm bảo cơ sở vật chất ................................. 49 2.3.2.6. Tham mưu trong Ứng dụng CNTT .................................................... 50 2.3.2.7. Tham mưu trong Công tác y tế ........................................................ 52 2.3.2.8. Tham mưu, tổng hợp Công tác tài chính-Kế toán.............................. 53 2.3.2.9. Tham mưu Công tác bảo vệ trật tự, an ninh...................................... 54 2.4. Kiểm tra, đánh giá công tác tham mưu, tổng hợp .............................. 55 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHXH................. 61 3.1. Nhận xét, đánh giá.................................................................................. 61
3.1.1. Ưu điểm................................................................................................. 61 3.1.2. Hạn chế ................................................................................................. 62 3.1.3. Nguyên nhân ........................................................................................ 64 3.2. Giải pháp ................................................................................................. 65 3.2.1. Hoàn thiện thể chế quy định về công tác tham mưu, tổng hợp ......... 66 3.1.2. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về công tác tham mưu, tổng hợp ........ 67 3.1.3. Xây dựng đội ngũ làm công tác tham mưu, tổng hợp chuyên nghiệp ........ 68 3.2.4. Hiện đại hóa Văn phòng đặc biệt trong công tác tham mưu, tổng hợp 70 KẾT LUẬN .................................................................................................... 75 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 76 PHỤ LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong công cuộc đổi mới đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hòa vào xu thế đó, những năm gần đây, công tác Văn phòng cũng có những bước phát triển phong phú và đa dạng, đáp ứng yêu cầu của xã hội. Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp lãnh đạo cơ quan điều hành toàn bộ công việc và các hoạt động của cơ quan; đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý. Thực tiễn đã cho thấy, nơi nào công tác văn phòng được quan tâm đúng mức thì nơi đó sự chỉ đạo, điều hành đạt hiệu quả cao và nơi nào lãnh đạo, điều hành hoạt động tích cực, có kinh nghiệm thì nơi đó văn phòng được xây dựng, phát triển tốt. Lãnh đạo có nắm chắc được tình hình hay không, có bao quát được các công việc, tổ chức thực hiện có hiệu quả các chủ trương, chương trình công tác hay không, đều phụ thuộc rất lớn vào việc tổ chức xây dựng và thực hiện nhiệm vụ của VP. Chủ tịch Hồ chí Minh đã khẳng định “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng...cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”. [32;1] Tham mưu không chỉ là đề xuất chủ trương, giải pháp giúp lãnh đạo quản lý. Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác tham mưu - tổng hợp, Văn phòng luôn coi trọng và không ngừng nỗ lực, cố gắng thực hiện tốt chức năng tham mưu - tổng hợp giúp lãnh đạo Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam thực hiện quyền quyết định và quyền giám sát, giúp Viện tổ chức, điều hành, lãnh đạo, chỉ đạo các đơn vị triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ. Với phương châm“Kịp thời, chính xác, khoa học và chu đáo”, Văn phòng đã thực 1
hiện nhiều biện pháp nhằm đổi mới nhằm nâng cao chất lượng công tác. Tuy nhiên, trước yêu cầu của công nghiệp hoá, hiện đại hoá, hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, công tác tham mưu, tổng hợp của các văn phòng vẫn còn nhiều mặt hạn chế cần phải được nghiên cứu sâu sắc và có giải pháp khắc phục kịp thời. Trên cơ sở những kiến thức được trang bị cũng như những hiểu biết thông qua khảo sát thực tế tại cơ quan, tôi đã lựa chọn đề tài “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu-tổng hợp của Văn phòng Viện hàn lâm KHXH Việt Nam”. Hy vọng đề tài sẽ cung cấp cho bạn đọc đặc biệt là các bạn sinh viên chuyên ngành Quản trị Văn phòng những thông tin mới về một trong những chức năng cơ bản của nhà quản trị văn phòng từ đó có thể ứng dụng vào công việc sau này. 2. Lịch sử nghiên cứu Tham mưu, tổng hợp là một trong những đề tài được nhiều tác giả quan tâm, nghiên cứu. Trong phạm vi đề tài, tôi xin kể ra một số công trình nghiên cứu sau: - Nghiêm Hồng Kỳ, Lê Văn In, Đỗ Văn Học(2015), Giáo trình Quản trị Văn phòng NXB Đại học Quốc gia Tp.Hồ Chí Minh. - Nguyễn Thành Độ(2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, NXB Thống Kê, Hà Nội - Vũ Đình Quyền(2005), Quản trị hành chính văn phòng, tái bản lần thứ 1, NXB Thống Kê, Hà Nội. - Lưu Kiếm Thanh(2009), Nghiệp vụ hành chính văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội. - Lưu Đình Chúc(2006), Giáo trình hành chính văn phòng cơ quan nhà nước, NXB Giáo dục Hà Nội - Nguyễn Minh Phương(2009), Sổ tay công tác Văn phòng, NXB 2
Chính trị quốc gia, Hà Nội. - Vương Thị Kim Thanh(2009), Quản trị hành chính văn phòng, NXB thống kê, Hà Nội. Ngoài ra, đề tài cũng đề cập đến một số công trình nghiên cứu về công tác văn phòng nói chung, và công tác tham mưu, tổng hơp nói riêng, bao gồm: - Văn Tất Thu(2011), Hoàn thiện công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính hiện nay, Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. - Cao Thị Thanh Hải(2016) , Nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Đảng ủy Khối các cơ quan TW, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. - Dương Thị Thu Hà(2016), Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Sở Tư pháp Hà Nội, Internet. Mặc dù có nhiều công trình nghiên cứu về công tác tham mưu, tổng hợp tuy nhiên, qua khảo sát tôi xin khẳng định, chưa có công trình nào nghiên cứu về công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. 3. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu 3.1. Mục tiêu Đề tài đi sâu tìm hiểu và làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, những hạn chế yếu kém và nguyên nhân trong công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam. Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của các văn phòng của Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của ban lãnh đạo Viện trong các khối công việc. 3.2. Nội dung nghiên cứu Đề tài tập trung vào 2 nội dung chính: 3
- Đánh giá thực trạng công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam. - Xây dựng hệ thống giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp phục vụ Viện trong thời gian tới. 4. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chung của khoa học như: Thống kê phân tích, so sánh và tổng hợp... - Phương pháp duy vật biện chứng: Dựa trên quan điểm duy vật biện chứng để tiến hành xem xét, tính toán, luận giải và đánh giá các vấn đề liên quan tới công tác tham mưu, tổng hợp của cơ quan một cách hợp lý. - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng để nghiên cứu hệ thống lý luận và thực tiễn trước đó về công tác tham mưu, tổng hợp của các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, Viện hàn lâm KHXH Việt Nam nói riêng. - Phương pháp thu thập, phân tích, tổng hợp số liệu: Tác giả thu thập các thông tin và chọn lọc những thông tin cần thiết. - Phương pháp phỏng vấn: Thu thập thông tin trực tiếp về thực tế công tác tham mưu, tổng hợp tại cơ quan nhằm bổ sung và làm rõ thông tin, dữ liệu đã thu thập được. - Phương pháp chọn vùng nghiên cứu: Chỉ tìm hiểu về công tác tham mưu, tổng hợp tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội. 5. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu - Về đối tượng nghiên cứu: Công tác tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. - Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: Đề tài nghiên cưu và thu thập số liệu, tài liệu của Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam từ năm 2012 đên nay. 6. Ý nghĩa của đề tài - Đề tài cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường 4
chất lượng, hiệu quả công tác tham mưu, tổng hợp của VP Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Đồng thời, đưa ra được một số giải pháp có tính khả thi, áp dụng cho cả Viện hàn lâm KHXH Việt Nam và các cơ quan khác. - Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho cho các nghiên cứu sau đó cùng chuyên đề. - Góp phần cải tiến lề lối làm việc của đội ngũ công, viên chức, nâng cao vai trò lãnh đạo của cán bộ Văn phòng, cơ quan. 7. Giả thuyết nghiên cứu Công tác tham mưu tổng hợp của VP Viện Hàn lâm vẫn còn một số hạn chế, khắc phục sớm sẽ nâng cao chất lượng công tác này sẽ góp phần vào nâng cao hiệu quả hoạt động chung của toàn cơ quan. 8. Kết cấu của đề tài Ngoài danh mục từ viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chia làm 3 Chương: Chương 1: Lý luận chung về công tác Tham mưu -Tổng hợp Chương 2: Thực trạng Công tác Tham mưu-Tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn Lâm KHXH Việt Nam Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác Công tác Tham mưu-Tổng hợp của Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. 5
Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THAM MƯU, TỔNG HỢP CỦA VĂN PHÒNG 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm Văn phòng Ngày nay, hoạt động VP hiện diện trong bất cứ các bộ phận phòng, ban chứ không phải chỉ ở mỗi phòng hành chính quản trị. Các cơ quan đều có các phòng ban khác nhau và mỗi bộ phận đó sẽ có công việc hành chính. Hơn thế, bất cứ cấp quản trị nào, trừ công nhân trực tiếp sản xuất đều phải làm công tác VP và phải làm sao cho hiệu quả. Mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức đều phải được lập kế hoạch từ trước và phải có cách thức thực hiện phù hợp, đạt kết quả tối ưu. Công tác VP tưởng chừng đơn giản nhưng nếu không tìm hiểu rõ trong quá trình làm việc có thể dẫn đến sai sót và làm ảnh hưởng đến cơ quan, tổ chức. Ở mỗi góc độ khác nhau, VP được hiểu theo từng nghĩa nhất định. Tuy nhiên, cho đến thời điểm hiện tại, vẫn chưa có khái niệm chung nhất về VP. Tác giả Lê Tân, trong Từ điển Tiếng Việt: “Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc văn hành chính trong một cơ quan” [27;847] Cũng có góc nhìn tương tự với tác giả Lê Tân, tác giả Hoàng Phê trong từ điển Tiếng Việt định nghĩa “”VP là bộ phận phụ trách các công việc liên quan đến giấy tờ, VB, cung cấp thông tin và các nghiệp vụ hành chính của một cơ quan” [24;1022] Cũng trong Từ điển Tiếng Việt, tác giả Hoàng Phê có giải thích thêm, “Văn phòng cũng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó (Văn phòng Sở, hay văn phòng được đặt trong các cơ quan, tổ chức, công ty và thường có các chức danh Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng...). Thời Trung Cổ (1000-1300) 6
văn phòng đã được manh nha hình thành và là nơi mà hầu hết các lá thư của triều đình, các văn bản luật pháp đã được sao chép và lưu giữ” [24;1023]. Mặc dù các quan điểm trên đưa ra là đúng, tuy nhiên chưa phản ánh được một cách đầy đủ về VP. VP được hiểu theo 2 nghĩa cơ bản dưới đây: -Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp tham mưu, trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. -Nghĩa hẹp: VP là trụ sở làm việc của cơ quan đơn vị, là nơi diễn ra hoạt động đối nội, đối nội của cơ quan, đơn vị đó. Cụ thể hơn, đây là nơi làm việc của những người có chức vụ, tầm cỡ nghị sĩ, tổng thống, giám đốc... Theo góc độ này, VP được tiếp cận từ 3 phương diện: Tổ chức, chức năng và tính chất: Phương diện tổ chức: VP là một bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức của cơ quan. Phương diện chức năng: VP có chức năng tham mưu, tổng hợp để phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo. Phương diện tính chất: Thông qua thực hiện các nhiệm vụ, VP tiến hành thu tập, cung cấp thông tin (chủ yếu từ các VB) để phục vụ hoạt động quản lý của lãnh đạo. Căn cứ vào chức năng, quy mô và tính chất của cơ quan, hoạt động VP ở mỗi cơ quan sẽ có sự khác nhau về cả mức độ và phạm vi. Đối với các cơ quan, tổ chức lớn, chức năng và nhiệm vụ của Vp càng được nâng cao; với các cơ quan có quy mô nhỏ, bộ máy VP sẽ được thiết kế gọn nhẹ để kiêm nhiệm thêm một số chức năng khác như nhân sự, kế toán... Tóm lại, “Văn phòng là bộ máy, tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là đầu mối thông tin để trợ giúp, phục vụ cho lãnh đạo trong hoạt động quản lý, điều hành; là bộ phận đảm nhiệm chức năng hậu cần, cơ sở vật chất để phục vụ hoạt động chung của toàn cơ quan” 7
1.1.2. Tham mưu, tổng hợp Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan đơn vị đạt kết quả cao nhất. Cá nhân làm tham mưu ngày xưa gọi là các quân sư, các mưu sĩ, là những người hiến kế cho nhà vua, cho thủ lĩnh; trong trận mạc, đề ra các kế hoạch tấn công tác chiến. Trong quản trị, tham mưu được hiểu là đưa ra những ý kiến, đóng góp mang tính quyết định để giúp cho các nhà quản trị cấp cao có thể đưa ra những quyết định phù hợp nhất. Có nhiều quan điểm đồng nhất nghĩa của tham mưu, tư vấn. Tuy nhiên, quan điểm này là không đúng. Theo Đại từ điển Tiếng Việt,”Tham mưu là góp ý kiến, giúp người chỉ huy đặt tổ chức thức hiện kế hoạch quân sự”; “Tham mưu là góp ý kiến về chủ trương, kế hoạch và biện pháp cho một người hay một tổ chức” [30; 593]. Theo từ điển thông dụng của trung tâm Từ điển học, “Tư vấn là góp ý kiến về những vấn đề được hỏi đến nhưng không có quyền quyết định”. Rõ ràng, giữa tham mưu và tư vấn có sự khác biệt về tính chất và mức độ quan trọng. Trong lịch sử, tham mưu được dùng phổ biến trong lĩnh vực quân sự với vai trò nổi bật là đưa ra những mưu kế, sách lược nhằm giúp lãnh đạo, chỉ huy có thông tin làm cơ sở cho những quyết định để giải quyết vấn đề nào đó. Ngày càng có nhiều quan điểm về tham mưu trong đời sống xã hội. Đặc biệt, trong công tác VP tham mưu trở thành một trong những chức năng quan trọng và cơ bản nhất giúp lãnh đạo tổ chức, điều hành và làm tốt vai trò lãnh đạo. 8
Như vậy “Tham mưu là đề xuất, đóng góp ý kiến, kiến nghị về một nội dung, một chủ trương, một lĩnh vực, một công việc, công đoạn cụ thể theo mục tiêu, yêu cầu có tính chất chỉ đạo cho người lãnh đạo, người chỉ huy”. Trong hoạt động của VP, muốn công việc đạt hiệu quả cao cần có sự tổng hợp và phân tích thông tin, công việc một cách đầy đủ và chính xác. Theo Từ điển Tiếng Việt “ Tổng hợp là tổ hợp các yếu tố riêng rẽ thành một chỉnh thể”[26; 721]. Tổng hợp được thực hiện ở nhiều lĩnh vực, như tổng hợp thông tin, tổng hợp số liệu...Để tổng hợp được cần có nhiều nguồn để có thể có được kết quả chính xác và đầy đủ nhất. Ts. Văn Tất Thu “Tổng hợp là sự xâu chuỗi, liên kết các hiện tượng, các yếu tố riêng rẽ nào đó hoặc các thành phần có mối quan hệ chặt chẽ thành một chỉnh thể” [28;125]. Theo quan điểm này, tổng hợp được hiểu là sự thống kê, xâu chuỗi những yếu tố có liên quan đến nhau nhưng lại đang tách rời thành một chỉnh thể thống nhất. Như vậy, “Tổng hợp là sự tổ hợp, xâu chuỗi các hiện tượng, yếu tố riêng rẽ thành một chỉnh thể thống nhất, có thể bổ trợ cho nhau để hoàn thành mục tiêu chung” 1.1.3. Công tác tham mưu, tổng hợp Theo từ điển Hán Việt của nhóm tác giả Quốc Khánh, Ngọc Thái “công tác được định nghĩa là công việc của nhà nước hoặc đoàn thể giao phó; Công tác là làm việc ở một nơi khác, xa nơi làm việc hiện tại trong một thời gian nhất định; Công tác là làm việc nhà nước, đoàn thể giao cho”. [22;96] Công tác trong hoạt động hành chính được hiểu là toàn bộ hệ thống các công việc cần thực hiện một cách khoa học, theo quy trình cụ thể để thực hiện một nghiệp vụ, một nội dung có tính chất quan trọng như công tác Văn thư- Lưu trữ, Công tác Thi đua-khen thưởng, công tác lễ tân... 9
Công tác tham mưu là tổng hợp các công việc, các hoạt động, các biện pháp tiến hành theo một quy trình cụ thể của một tổ chức, một cá nhân có tính chuyên nghiệp, nghề nghiệp theo đúng nguyên tắc của tổ chức, hoạt động đáp ứng yêu cầu của tổ chức, cá nhân cần tham mưu về một chủ trương, nội dung, công việc nhất việc, yêu cầu đã được xác định. Công tác tổng hợp là toàn bộ công việc liên quan đến quá trình xâu chuỗi, liên kết, tập hợp các sự vật, hiện tượng, yếu tố riêng lẻ thành tổ hợp chung bằng những phương pháp và kỹ thuật nhất định. 1.2. Vai trò của công tác tham mưu, tổng hợp Công tác tham mưu có vị trí đặc biệt quan trọng trong lãnh đạo, quản lý và điều hành công việc của tất cả các cơ quan hành chính nhà nước. Cố nhà nghiên cứu Trần Bạch Đằng đã từng nói “Cuối cùng rồi có thể có những tham mưu đúng nghĩa như Gia Cát Lượng làm quân sư cho Lưu Bị và có những tham mưu đặc sệt “Thầy dùi kiểu Bàng Hồng”. Nhưng cân nhắc và đưa ra quyết định cuối cùng là người lãnh đạo. Nói cho cùng, không thể không có tham mưu; tuy nhiên cần chọn lọc tham mưu theo hai tiêu chuẩn: đủ kiến thức, đủ trung thực. Trong hoạch định chủ trương, đường lối của Đảng, thể chế, chế độ chính sách, chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước và giải quyết các vấn đề quốc gia đại sự đều cần có sự tham mưu, hiến kế của các nhà lãnh đạo quản lý, các nhà nghiên cứu, các nhà khoa học, đặc biệt là sự tham mưu hiến kế của người thầy vĩ đại là nhân dân. Văn phòng các cơ quan, tổ chức có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng. Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng thể hiện ở chỗ nó là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào. Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình 10
thường. Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng còn thể hiện ở chỗ nó có chức năng tham mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan trong việc xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, trong triển khai và kiểm tra thực hiện các quyết định lãnh đạo, quản lý, trong tổ chức quản lý và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan. Chức năng tham mưu của văn phòng được khẳng định trong hoạt động thực tế và được quy chế hóa, thể chế hóa trong các VB quan trọng của các cơ quan đảng và nhà nước, cụ thể như: “Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan trực thuộc Ban chấp hành Trung ương Đảng, có chức năng tham mưu giúp Ban chấp hành Trung ương trực tiếp là Bộ Chính trị, Thường vụ Bộ Chính trị tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của Đảng; phối hợp, điều hòa các hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng”. “Văn phòng Quốc hội là cơ quan giúp việc của Quốc hội, có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu, tổng hợp và tổ chức phục vụ hoạt động của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, các phó Chủ tịch Quốc hội, của Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội”... Ngoài ra, chức năng tham mưu của văn phòng bộ, ngành còn được quy định cụ thể trong các quyết định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng. Chức năng tham mưu của văn phòng khác với chức năng tham mưu của các đơn vị chức năng. Đó là tham mưu tổng hợp, tham mưu ở giai đoạn cuối cùng, giai đoạn quyết định và ở tầm cao hơn, chính xác hơn. Như vậy, công tác VP nói chung, công tác tham mưu, tổng hợp nói riêng có tầm vai trò vô cùng quan trọng, là một trong những yếu tố hàng đầu góp phần vào thành công chung của cơ quan, tổ chức. 1.3. Mối quan hệ giữa tham mưu tổng hợp 11
Trong mọi hoạt động của đời sống xã hội nói chung, các hoạt động quản lý nói riêng, giữa các bộ phận, đơn vị luôn có sự những mối quan hệ nhất định, hay giữa các hoạt động nghiệp vụ phải đảm bảo quy trình trước sau. Có những mối quan hệ hỗ trợ nhau để thực hiện công việc tốt hơn nhưng cũng có không ít mối quan hệ lại gây ra sự khó khăn trong thực hiện công việc. Cùng là chức năng của VP, chính vì vậy giữa tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ không thể tách rời. Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri “ Văn phòng có chức năng tham mưu và chức năng tổng hợp, hai chức năng này có mối quan hệ mật thiết với nhau, những kết quả của tham mưu xuất phát từ các thông tin đầu vào, đầu ra mà VP là đầu mối thu thập, phân tích, tổng hợp”. [30;8] Trong một nghiên cứu khác, nhóm tác giả Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In cho rằng “Chức năng của VP là tham mưu, nhưng tham mưu mang tính tổng hợp, giúp người lãnh đạo chỉ huy, điều hành chung mọi hoạt động, mọi đơn vị trong cơ quan, làm cho bộ máy tổ chức của cơ quan, doanh nghiệp chạy đều, vận hành trôi chảy, còn tham mưu của các đơn vị, tổ chức khác trong cơ quan là tham mưu chuyên sâu về nội dung theo từng lĩnh vực”. [23;14] Giữa tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ không thể tách rời mà luôn đi liền, hỗ trợ lẫn nhau, hoạt động tổng hợp là cơ sở để tham mưu, và tham mưu chỉ đạt được kết quả tốt khi tổng hợp được thực hiện đầy đủ, chính xác và kịp thời. Tóm lại, tham mưu ở dạng tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu. 1.4. Yêu cầu trong tham mưu, tổng hợp Công tác tham mưu, tổng hợp của văn phòng có vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng. Để công tác tham mưu của văn phòng đảm bảo chất lượng cần phải tuân thủ các yêu cầu và nguyên tắc sau: Về yêu cầu: 12
Yêu cầu tham mưu: Tham mưu cho lãnh đạo trong hoạt động công vụ, là hoạt động do cấp thừa hành thực hiện, để: nghiên cứu vấn đề, tổ chức thông tin, xây dựng các phương án về việc nên làm, về cách thức và điều kiện thực hiện công việc. Kỹ năng phân tích công việc giúp chuẩn bị nội dung cho công tác tham mưu trong xử lý các vấn đề, giải quyết các hoạt động công vụ. - Tham mưu phải bám sát thực tế, phân tích thực trạng các hoạt động để triển khai thực hiện các chức năng, nhiệm vụ; chỉ ra được các ưu, khuyết điểm, nguyên nhân của những ưu, khuyết điểm và các giải pháp khắc phục. Đồng thời, phải phân tích kỹ khả năng và điều kiện hiện thực để thực hiện các ý tưởng đã tham mưu, đề xuất. Phải căn cứ vào các luận cứ khoa học đầy đủ, không lồng những mong muốn cá nhân trong tham mưu. - Tham mưu phải trung thực là để đảm bảo cho các phán quyết, kết luận và quyết định của lãnh đạo chính xác. Nếu tham mưu không trung thực sẽ dẫn đến những sai sót trong phán quyết, trong kết luận và quyết định của lãnh đạo, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu quả quản lý, đến kết quả chỉ đạo, điều hành công việc và các hoạt động của cơ quan, đơn vị. - Tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo phải đảm bảo đúng pháp luật. Tham mưu sai, trái với các quy định của pháp luật sẽ dẫn đến những hậu quả và tác hại không lường. Sai trong tham mưu, đề xuất có cái sửa được, có cái không sửa được, cái sai chỉ ảnh hưởng đến đơn vị, có cái sai ảnh hưởng đến cơ quan, có cái sai ảnh hưởng đến cả ngành, cả nước. Do đó, cần hiểu thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật. - Tham mưu phải đả bảo tính kịp thời, đầy đủ thông tin. Đồng thời phải căn cứ vào nhu cầu tin của lãnh đạo để tiến hành thu thập, cung cấp thông tin hữu ích, phục vụ hiệu quả cho việc ra quyết định của lãnh đạo. - Đề cao trách nhiệm cá nhân chính là đề cao tư chất và bản lĩnh của người tham mưu, đòi hỏi người tham mưu phải cam kết trước lãnh đạo về tính 13