Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:109

Thêm vào BST

Báo xấu

14
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn" nhằm đưa ra cơ sở khoa học về hiện đại hóa công tác văn phòng; đồng thời đề xuất giải pháp và cách thức áp dụng công tác hiện đại hóa văn phòng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. LÂM THU HẰNG Sinh viên thực hiện : MAI THỊ LUYẾN Mã số sinh viên : 1805QTVB034 Khóa : 2018 - 2022 Lớp : DHCQ QTVP18B Hà Nội - Tháng 5/2022
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN Hình 1. Logo Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Nguồn: Mard.gov.vn)
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan bài khóa luận với đề tài nghiên cứu: “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” mà tôi thực hiện là sản phẩm khoa học duy nhất, được tiến hành một cách công khai với sự hướng dẫn và giúp đỡ nhiệt tình từ giảng viên ThS. Lâm Thu Hằng và chị Lê Thị Thu Hoài. Tất cả các số liệu, thông tin trong bài khóa luận đều trung thực, được xác nhận từ các cơ quan trực tiếp chủ quản, không có bất cứ sự sao chép số liệu nghiên cứu khảo sát từ nghiên cứu tương tự nào trước đó. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm nếu cam kết sai sự thật. Hà Nội, ngày 02 tháng 4 năm 2022 TÁC GIẢ Mai Thị Luyến
LỜI CẢM ƠN Mở đầu bài khóa luận với đề tài: “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” tôi xin gửi lời cảm ơn và lòng biết ơn sâu sắc tới thầy cô – những người đã giúp đỡ và truyền đạt cho tôi nhiều kinh nghiệm quý báu. Người ta thường nói “Nhất tự vi sư, bán tự vi sư”! Câu nói này luôn nhắc nhở tôi phải biết kính trọng những người đã chỉ dạy mình trong cuộc đời. Tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới ThS. Lâm Thu Hằng – giảng viên hướng dẫn, đồng hành và hỗ trợ tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài này. Tôi xin được gửi lời cảm ơn tới chị Lê Thị Thu Hoài - Chuyên viên phòng văn thư lưu trữ đã cung cấp, chia sẻ cho tôi những tài liệu, thông tin phục vụ cho bài khóa luận. Đồng thời tôi cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo khoa Quản trị văn phòng, Ban lãnh đạo Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã tạo điều kiện cho tôi được thực tập tại cơ quan. Vì kiến thức của bản thân có hạn nên trong quá trình thực tập, hoàn thiện bài khóa luận tôi không tránh khỏi những sai sót, kính mong nhận được sự góp ý quý báu từ quý thầy cô cũng như quý cơ quan. Cuối cùng, tôi xin kính chúc Quý thầy cô và Ban lãnh đạo cơ quan luôn dồi dào sức khỏe và thành công trong cuộc sống. Tôi xin chân thành cảm ơn! TÁC GIẢ Mai Thị Luyến
DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1. Bảng so sánh QTVP và CTVP ................................................................ 9 Bảng 1.2. Nguyên tắc 5S của Nhật Bản ................................................................ 25 Bảng 2.1. Bảng Thống kê số lượng CBNV thuộc Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ............................................................................................... 39 Bảng 2.2. Mẫu sổ đăng ký công văn đi của Bộ NN&PTNT ................................. 45 Bảng 2.3. Bảng thống kê trang thiết bị của Bộ NN&PTNT .................................. 55 DANH MỤC HÌNH Hình 1.1. Nguyên tắc của hiện đại hóa công tác văn phòng ................................. 14 Hình 1.2. Yêu cầu của hiện đại hóa công tác văn phòng ...................................... 16 Hình 1.3. Nội dung Hiện đại hóa công tác văn phòng ......................................... 19 Hình 1.4.Triết lý về Mô hình 5S............................................................................ 24 Hình 2.1. Cổng ra vào tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn..................... 29 Hình 2.2. Cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn .............. 31 Hình 2.3. CBNV Bộ NN&PTNT tập huấn ISO 9001:2015 .................................. 36 Hình 2.4. Giao diện hệ thống quản lý văn bản và điều hành................................. 48 Hình 2.5. Tỷ lệ sử dụng phần mềm để hội họp trực tuyến tại Bộ ......................... 54 Nông nghiệp và Phát triển nông thôn .................................................................... 54 Hình 2.6. Tỷ lệ đánh giá mức độ của CBNV Văn phòng về CSVC – TTB tại Bộ phù hợp với công tác HĐHVP ............................................................................... 57 Hình 2.7. Mô hình công sở 5S tại Bộ NN&PTNT ................................................ 58 Hình 2.8. Giao diện hệ thống quản lý văn bản và điều hành................................. 59 Hình 2.9. Tính năng chính của ứng dụng E-Office .............................................. 59 Hình 2.10. Máy chấm công bằng vân tay .............................................................. 60
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Ký hiệu chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ 1 CBNV Cán bộ nhân viên 2 CNTT Công nghệ thông tin 3 TW Trung ương 4 QTVP Quản trị văn phòng 4 CTVP Công tác văn phòng 5 NN&PTNN Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 6 CNTT Công nghệ thông tin 7 CSVC – TTB Cơ sở vật chất – trang thiết bị 8 HCTH Hành chính tổng hợp
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC HÌNH DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài .............................................................................................. 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu....................................................................... 2 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................... 5 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................................... 5 5. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................. 6 6. Giả thuyết nghiên cứu....................................................................................... 6 7. Đóng góp của đề tài .......................................................................................... 7 8. Bố cục của đề tài............................................................................................... 7 CHƢƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÕNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÕNG .................................................................................. 8 1.1. Một số khái niệm về văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng .......... 8 1.1.1. Khái niệm về văn phòng ............................................................................. 8 1.1.2. Khái niệm về hiện đại hóa công tác văn phòng........................................ 13 1.2. Nguyên tắc, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn phòng ............................... 14 1.2.1. Nguyên tắc của hiện đại hóa công tác văn phòng .................................... 14 1.2.2. Yêu cầu của hiện đại hóa công tác văn phòng ......................................... 15 1.3. Vai trò của hiện đại hóa công tác văn phòng .............................................. 17 1.4. Nội dung hiện đại hóa công tác văn phòng ................................................. 18 1.4.1. Về chủ trương chính sách hiện đại hóa văn phòng .................................. 19 1.4.2. Về đội ngũ nhân sự ................................................................................... 19 1.4.3. Về kỹ năng, nghiệp vụ văn phòng ............................................................ 20 1.4.4. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng .............................................. 23 1.4.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của văn phòng . 25
1.5. Các nhân tố ảnh hưởng tới hiện đại hóa công tác văn phòng...................... 25 1.5.1. Nhân tố bên ngoài ..................................................................................... 26 1.5.2. Nhân tố bên trong ..................................................................................... 26 * Tiểu kết ............................................................................................................ 27 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÕNG CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN ....................... 29 2.1. Khái quát chung về Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn .................... 29 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ................................................................................................................ 29 2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn .................................................................................................... 29 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ................. 31 2.2. Khái quát chung về Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông nghiệp ... 32 2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Bộ .......................... 32 2.2.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ ........................................................... 35 2.3. Tình hình hiện đại hóa công tác Văn phòng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn hiện nay ..................................................................................... 35 2.3.1. Chủ trương chính sách hiện đại hóa công tác văn phòng ......................... 35 2.3.2. Đội ngũ nhân sự ........................................................................................ 37 2.3.3. Kỹ năng, nghiệp vụ văn phòng ................................................................. 41 2.3.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng ................................................... 54 2.3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của văn phòng . 58 2.4. Đánh giá chung về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn............................................................................................ 61 2.4.1. Ưu điểm .................................................................................................... 61 2.4.2. Hạn chế ..................................................................................................... 65 2.4.3. Nguyên nhân của các hạn chế .................................................................. 67 * Tiểu kết ............................................................................................................ 69
CHƢƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN ......................................................................................... 70 3.1. Chủ trương đường lối của Đảng và chính sách của Nhà nước về hiện đại hóa công tác văn phòng ...................................................................................... 70 3.2. Các nhóm giải pháp ..................................................................................... 73 3.2.1. Nhóm giải pháp về kiện toàn cơ cấu tổ chức bộ máy, nhân sự làm việc tại văn phòng ........................................................................................................... 73 3.2.2. Nhóm giải pháp về thể chế ....................................................................... 73 3.2.3. Nhóm giải pháp về công nghệ .................................................................. 74 3.2.4. Nhóm giải pháp về xây dựng văn phòng “Hiện đại - Thân thiện - Hiệu quả” ................................................................................................................ 76 *Tiểu kết: ............................................................................................................ 78 PHẦN KẾT LUẬN .............................................................................................. 79 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................... 80 PHỤ LỤC.............................................................................................................. 83
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Để có thể đẩy mạnh việc thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước một cách đồng bộ, thống nhất và hiệu quả giai đoạn 2021 - 2030 mà Chính phủ ban hành thông qua Nghị quyết số 76/NQ-CP thì các cơ quan, tổ chức, mỗi ngành nghề, lĩnh vực phải lựa chọn cho mình phương thức hoạt động riêng phù hợp với sự phát triển của xã hội. Hay nói cách khác, mỗi cơ quan, tổ chức cần hiện đại hóa công tác văn phòng. Chúng ta đều biết để có thể hiện đại hóa công tác văn phòng cần phải có sự kết nối, phối hợp của rất nhiều bộ phận, rất nhiều yếu tố khác nhau như: con người, cơ sở vật chất - trang thiết bị kỹ thuật và quy trình nghiệp vụ,...Hiện tại, hoạt động văn phòng của nước ta còn khá bị động, chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần chưa được khai thác triệt để, vì vậy, công việc hành chính giấy tờ sự vụ lấn át chức năng chủ động xử lý thông tin. Đặc biệt, trình độ xử lý thông tin và tin học hóa của nhân sự văn phòng còn chậm chưa đáp ứng được nội dung công việc. Tổ chức hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức đang có nguy cơ tụt hậu so với tiến trình phát triển của thế giới. Chính vì vậy, công tác văn phòng cần phải đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới. Nói cách khác, mỗi cơ quan, tổ chức cần nhận thức rõ vai trò của công tác văn phòng và triển khai kế hoạch hiện đại hóa công tác văn phòng một cách nhanh chóng, khẩn trương và toàn diện. Nhận thức được vấn đề trên, bản thân tác giả đã nghiên cứu vấn đề hiện đại hóa công tác văn phòng. Qua quá trình nghiên cứu tác giả cảm thấy rất hứng thú và giúp tác giả hiểu sâu chuyên sâu hơn về công tác này; đặc biệt sau hai tháng thực tập tại Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tác giả nhận thấy hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ còn nhiều hạn chế chính vì vậy, tác giả đã lựa chọn đề tài: “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình với mong muốn Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có cái nhìn toàn 1
diện hơn về công tác này. Đồng thời, giúp Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nâng cao hiệu quả hoạt động hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu Hiện nay, các đề tài nghiên cứu về công tác hiện đại hóa văn phòng không còn là mới mẻ, hướng đề tài này đã thu hút được rất nhiều tác giả nghiên cứu trong nhiều lĩnh vực khác nhau... ; đặc biệt là các tài liệu nghiên cứu, hệ thống cơ sở lý luận rất phong phú, cụ thể: Tại Việt Nam, hiện đại hóa công tác văn phòng ngày càng phổ biến và thu hút sự quan tâm của các cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, ở các khía cạnh khác nhau đã có nhiều sách, báo, công trình nghiên cứu về lĩnh vực hành chính văn phòng cũng như hiện đại hóa văn phòng, tiêu biểu như:  Về tài liệu, giáo trình: 1. Giáo trình “Lý luận về Quản trị văn phòng” của PGS.TS. Vũ Thị Phụng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2021. Cuốn sách giới thiệu khái quát những nội dung cơ bản của quản trị văn phòng từ góc độ lý thuyết. Xác định tầm quan trọng của hoạt động văn phòng trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, các vấn đề lý thuyết được trình bày phản ảnh vị trí, vai trò và chức năng chính của quản trị văn phòng, khẳng định tính chất không thể thiếu của hoạt động này. Sử dụng ngôn ngữ phù hợp với người học, các tác giả mô tả và phân tích chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và quản trị theo hướng dễ tiếp cận và ứng dụng. 2. Giáo trình “ Quản trị văn phòng” của PGS.TS.Văn Tất Thu, NXB Bách khoa Hà Nội năm 2020. Giáo trình thể hiện tính hiện đại trong việc trình bày hệ thống khái niệm cơ sở và những vấn đề cơ bản của nghiệp vụ quản trị hành chính văn phòng. 3. Giáo trình “Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước” của Học viện Hành chính, NXB Khoa học và Kỹ thuật Hà Nội năm 2009. Giáo trình đã đề cập đến các nghiệp vụ của quản trị văn phòng, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cơ quan nhà nước nói chung. Trong đó có công tác hiện đại hóa văn phòng được đề cập khá chi tiết. 4. Giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng” của Vương Thị Kim Thanh, 2
NXB Thống kê năm 2009. Giáo trình đã tổng hợp những kiến thức và kinh nghiệm, cập nhật những quy định mới giúp người đọc hiểu được những khó khăn trong công tác quản trị văn phòng. 5. Giáo trình “Quản trị hành chính văn phòng” của Vũ Đình Quyền, NXB Thống kê năm 2005. Giáo trình này, đã trình bày về nghiệp vụ và kỹ năng trong công tác hành chính văn phòng; về thư ký, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong hoạt động quản lý, giao tiếp hành chính, tổ chức hội nghị, lễ hội và hội thảo, kỹ thuật soạn thảo văn bản, công tác văn thư, lưu trữ, quản lý văn bản, đạo đức công vụ và vấn đề thẩm mỹ; tác phong nếp sống công sở tại các cơ quan, tổ chức.  Về bài viết, tạp chí: 1. Bài viết: “Tài liệu điện tử trong việc hiện đại hóa hành chính nhà nước” của PGS.TS Triệu Văn Cường đăng trong Tạp chí Nghiên cứu khoa học Nội vụ, số 9. 2. Bài viết: “Sứ mệnh của quản trị văn phòng trong bối cảnh hội nhập và phát triển công nghệ” của TS. Nguyễn Văn Hậu đăng trong Tạp chí Quản lý nhà nước, Học viện Hành chính Quốc gia đã chỉ rõ sứ mệnh lớn lao và cấp thiết của quản trị văn phòng trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. 3. Bài viết: “Chương trình Văn phòng xanh” – xu hướng mới của các văn phòng hiện đại tại Việt Nam trên Tạp chí Tổ chức Nhà nước số 01/2013 của tác giả Nguyễn Mạnh Cường. Tác giả đã đem đến những hiểu biết chung về mô hình văn phòng hiện đại, tiết kiệm năng lượng và hiệu quả công việc qua việc giới thiệu và trình bày khái quát lợi ích của Chương trình Văn phòng xanh mang lại, những kinh nghiệm và nội dung triển khai thực hiện “Chương trình Văn phòng xanh” tại một số cơ quan, tổ chức. 4. Bài viết: “Tìm hiểu và nghiên cứu xây dựng mô hình dịch vụ văn phòng chia sẻ đáp ứng nhu cầu xã hội hiện nay” của tác giả Vũ Đình Phong, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn năm 2011. Tác giả đã đưa ra những nhận xét, đánh giá về hoạt động dịch vụ văn phòng chia sẻ thông qua khảo sát thực tế và xây dựng mô hình này đáp ứng những yêu cầu đặt ra hiện nay.  Về các công trình nghiên cứu: 1. Đề tài: “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty cổ phần MOG Việt 3
Nam”. Đây là bài khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Lê Thị Mỹ Duyên, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2020. Trong bài khóa luận này, tác giả dã trình bày khá kỹ về cơ sở lý luận, thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Công ty cổ phần MOG Việt Nam. Đồng thời tác giả đã đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng. Tôi nhận thấy bài khóa luận này được trình bày khoa học, diễn đạt mạch lạc, giải pháp đề xuất cũng rất khả thi. 2. Đề tài: “Đổi mới hoạt động văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và Công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính” của sinh viên Tạ Thị Nhật Lệ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2018. Trong bài khóa luận này, tác giả đã trình bày khá thuyết phục về việc đổi mới hoạt động văn phòng cấp Bộ tại Bộ Khoa học và công nghệ đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa công tác hành chính. 3. Đề tài: “Hiện đại hóa văn phòng tại văn phòng viện hàn lâm khoa học xã hội Việt Nam ” của sinh viên Nguyễn Thị Huyền, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2018. Tác giả đã trình bày đầy đủ bố cục của bài khóa luận, đồng thời phần giái pháp tác giả trình bày rất kỹ và nhiều giải pháp. 4. Đề tài: “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” của sinh viên Phan Thúy Quỳnh, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, năm 2017. Trong bài khóa luận này, tác giả đã trình bày thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng rất kỹ, đầy đủ số liệu, dẫn chứng; tác giả tập trung phân tích rất kỹ tình hình áp dụng hiện đại hóa văn phòng đối vói từng nghiệp vụ, nhiệm vụ của văn phòng. Nhìn chung, những đề tài trên đã hệ thống hóa những kiến thức chung về công tác văn phòng và hiện đại hóa văn phòng.Họ đã đề cập đến thực trạng hiện đại hóa văn phòng và đưa ra giải pháp để nâng cao hiệu quả hiện đại hóa văn phòng tại một cơ quan, tổ chức cụ thể đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính. Tuy nhiên, những công trình nghiên cứu về hiện đại hóa công tác văn phòng nhất là tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn còn hạn chế. Vì vậy, trong bài khóa luận này, tôi sẽ đi sâu nghiên cứu về công tác hiện đại hóa văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thông qua các nội dung cụ thể:  Về chủ trương chính sách hiện đại hóa văn phòng 4
 Về đội ngũ nhân sự  Về kỹ năng, nghiệp vụ văn phòng  Về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng Đồng thời, tôi cũng khảo sát việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu * Mục tiêu: Đưa ra cơ sở khoa học về hiện đại hóa công tác văn phòng; đồng thời đề xuất giải pháp và cách thức áp dụng công tác hiện đại hóa văn phòng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. *Nhiệm vụ: Nhằm đáp ứng được những mục tiêu nghiên cứu đã đặt ra, tác giả tập trung vào những nhiệm vụ sau: + Thứ nhất: Tìm kiếm, thu thập, phân loại và tổng hợp tài liệu để đưa ra cơ sở lý luận mang tính khách quan, khoa học về hiện đại hóa công tác văn phòng. + Thứ hai: Khảo sát, trình bày, phân tích và đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. + Thứ ba: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn phòng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu  Đối tƣợng nghiên cứu: Hiện đại hóa công tác văn phòng  Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi về mặt nội dung: Đề tài tập trung tìm hiểu cơ sở lý luận và khảo sát, đánh giá cơ sở thực tiễn cho hiện đại hóa công tác văn phòng ; từ đó đề xuất một số biện pháp và cách thức cụ thể để áp dụng hiệu quả hiện đại hóa công tác văn phòng. + Phạm vi về mặt không gian: Đề tài khảo sát thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 5
+ Phạm vi về mặt thời gian: Năm 2022 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Để có thể đạt được mục tiêu nghiên cứu cho đề tài khóa luận này, tác giả đã sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu khoa học sau: Phương pháp hệ thống hóa cơ sở lý luận: Tiến hành tìm kiếm, thu thập và chọn lọc thông tin từ những nguồn tài liệu khác nhau có liên quan tới vấn đề hiện đại hóa công tác văn phòng. Phương pháp này giúp tác giả hệ thống hóa các kiến thức về công tác hiện đại hóa văn phòng theo một trình tự khoa học và logic. Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi: Phương pháp này sử dụng bảng hỏi (phiếu câu hỏi) để thu thập thông tin về thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng và những căn cứ để áp dụng một số biện pháp hiện đại hóa văn phòng phù hợp tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Trực tiếp phỏng vấn, đặt câu hỏi cho các cán bộ, công nhân viên chức văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn để có cái nhìn khách quan về mức độ hài lòng của cô chú, anh chị về công tác hiện đại hóa văn phòng, nhu cầu về môi trường làm việc, điểm mạnh và yếu mà văn phòng đang tiếp diễn nhằm đưa ra biện pháp khả thi. Phương pháp phân tích và tổng hợp: Sau khi thu thập được những thông tin liên quan đến công tác hiện đại hóa văn phòng, phương pháp này sẽ giúp cho việc phân tích thông tin để lựa chọn ra những thông tin quan trọng và loại bỏ những thông tin không phục vụ mục đích nghiên cứu. Từ đó tổng hợp lại toàn bộ thông tin liên quan để hoàn thiện cơ sở lý luận của việc áp dụng công tác hiện đại hóa văn phòng; đánh giá thực trạng và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả áp dụng công tác hiện đại hóa văn phòng. 6. Giả thuyết nghiên cứu Tác giả giả thuyết rằng: Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chưa hiệu quả. Chính vì vậy cần có giải pháp để nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn phòng, góp phần thực hiện tốt Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021 - 2030. 6
7. Đóng góp của đề tài Đóng góp về mặt lý luận: Góp phần xây dựng cơ sở lý luận về hiện đại hóa công tác văn phòng; Đóng góp về mặt thực tiễn: + Đánh giá thực trạng và chỉ ra những vấn đề cần khắc phục trong hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; + Đánh giá được những ưu điểm và tính khả thi của hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; + Đề xuất được giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 8. Bố cục của đề tài Bài khóa luận tốt nghiệp của tôi, ngoài những phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, lời cảm ơn, lời cam đoan, danh mục hình, mục bảng và danh mục từ viết tắt,...bài khóa luận của tôi trình bày nội dung trong 3 chương sau: Chương 1: Lý luận chung về văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng Chương 2: Thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn phòng của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 7
CHƢƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÕNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÕNG 1.1. Một số khái niệm về văn phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng 1.1.1. Khái niệm về văn phòng 1.1.1.1. Văn phòng Trong cơ quan, tổ chức, văn phòng được ví như “trợ thủ đắc lực” của lãnh đạo. Văn phòng kết hợp với các bộ phận khác để cấu tạo thành bộ máy tổ chức hoàn chỉnh. Văn phòng được đánh giá là bộ phận vô cùng quan trọng, không thể thiếu được của cơ quan, tổ chức. Qua quá trình tìm hiểu về Văn phòng có rất nhiều định nghĩa khác nhau về Văn phòng. Tác giả xin định nghĩa theo cách hiểu sau: - Văn phòng theo nghĩa hẹp được hiểu là nơi làm việc, địa điểm làm việc, đối nội, đối ngoại của cơ quan, tổ chức đó. - Theo nghĩa rộng hơn văn phòng là một bộ máy hoàn chỉnh làm công việc tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho Lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Tóm lại, dù có rất nhiều cách hiểu khác nhau nhưng cá nhân tác giả xin được lựa chọn theo cách hiểu sau: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.[1] 1.1.1.2. Công tác văn phòng Bất cứ một cơ quan, tổ chức nào cũng có công tác văn phòng và văn phòng có mối quan hệ vô cùng khăng khít, là mối quan hệ ngang cấp với các bộ phận khác trong cơ quan. Thực tế, có rất nhiều cách hiểu về Công tác văn phòng, tiêu biểu như: “Công tác văn phòng có thể được coi như một từ ngữ tổng quát bao gồm tổ chức, quản trị và quản lý một thực thể có liên quan đến việc xử lý dữ kiện và thông tin” [2] 1 Giáo trình Quản trị văn phòng [9] – Trường Đại học Kinh tế quốc dân – Khoa Quản trị Kinh doanh 2 Mike Harvey, Quản trị hành chính văn phòng, Bản dịch tiếng Việt (dịch giả Cao Xuân Đỗ) – NXB Thống kê, Hà Nội năm 2000 8
Có quan điểm cho rằng QTVP và CTVP có nhiều điểm chung, chính vì vậy, QTVP và CTVP là một. Gần đây, trong cuốn giáo trình Quản trị văn phòng vừa xuất bản năm 2020, PGS.TS. Văn Tất Thu khẳng định: “Quản trị văn phòng là một lĩnh vực khoa học” và cho rằng: Khoa học Quản trị văn phòng nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn của quản trị văn phòng nhằm tìm ra các quy luật, phương pháp, công cụ thực hiện có hiệu quả cao chức năng, nhiệm vụ của văn phòng,....” Tuy nhiên, mặc dù 2 vấn đề này có một số điểm chung nhưng đây là 2 vấn đề có phạm vi và tính chất khác nhau, cụ thể: Nội dung so Quản trị văn phòng Công tác văn phòng sánh Chủ thể Người đứng đầu CQ, TC, DN; Người đứng đầu CQ, TC, DN (người chịu Những người được ủy quyền Người phụ trách bộ phận văn trách nhiệm và (người phụ trách bộ phận văn phòng (hoặc Bộ phận hành tổ chức thực phòng và người đứng đầu các bộ chính). hiện) phận khác). Hoạt động của bộ máy văn phòng Hoạt động của Bộ phận hành Đối tượng (trong đó có bộ phận hành chính – chính – văn phòng. văn phòng). Hoạch định, tổ chức, điều hành, Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ Chức năng, kiểm soát; cụ thể được giao. phương pháp Các phương pháp quản trị. Rộng (tổ chức, kiểm soát hoạt động Hẹp hơn (chỉ gồm hoạt động của Phạm vi của cả bộ máy tham mưu, giúp bộ phận hành chính – văn việc). phòng). Chủ động, có định hướng, mục tiêu Tính chủ động không cao, thiên xa hơn, rộng hơn; về chấp hành, thực hiện các định Tính chất Đặt ra các quy chế, quy định, quy hướng, chủ trương, kế hoạch và trình để hoạt động đi vào nề nếp. quy chế, quy định đã có; mục tiêu rõ ràng, gần, cụ thể. Bảng 1.1. Bảng so sánh QTVP và CTVP (Nguồn: Giáo trình Lý luận về QTVP của PGS.TS. Vũ Thị Phụng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2021) Có thể nhận thấy, có rất nhiều định nghĩa về công tác văn phòng, tuy nhiên đó chỉ là các quan điểm cá nhân. Hiện tại, chưa có một định nghĩa về công 9
tác văn phòng hoàn chỉnh, được xác nhận là chính thống. Thế nhưng, bằng sự kế thừa các giáo trình và các nguồn tài liệu tham khảo khác, tác giả xin được đưa ra quan niệm về công tác văn phòng như sau:“Công tác văn phòng” là toàn bộ các hoạt động gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật bao gồm các công việc như thu thập, xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức giúp cho hoạt động lãnh đạo, điều hành, quản lý của thủ trưởng cơ quan đạt hiệu quả và đáp ứng mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. 1.1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1.1.1.3.1. Chức năng của văn phòng Khái niệm về Văn phòng và Công tác văn phòng đã phần nào thể hiện được chức năng cơ bản của văn phòng. Thực tế, văn phòng có hai chức năng cơ bản sau đây: a. Chức năng tham mƣu, tổng hợp “Tham mưu” là hoạt động đề xuất các ý kiến, sáng kiến tối ưu và hợp lý góp phần đưa ra quyết định phù hợp nhất. “Tổng hợp” là quá trình tìm kiếm, thu thập, lựa chọn, sắp xếp, lưu trữ và khai thác sử dụng thông tin theo yêu cầu của lãnh đạo.” Đây là công việc thuộc về công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng. “Tham mưu tổng hợp” là quá trình tìm kiếm, thu thập, lựa chọn và sắp xếp thông tin để đề ra những đánh giá khách quan nhất, phù hợp và khả thi nhất để đề xuất lên Lãnh đạo nhằm đưa ra được quyết định tối ưu. Chức năng tham mưu tổng hợp thể hiện qua các nội dung: - Tổ chức xây dựng bộ máy văn phòng; - Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế cơ quan; - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác; - Chuẩn bị đề án, dự án; - Thực hiện kế hoạch theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác; 10
- Chuẩn bị tài liệu phục vụ hội họp; - Đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý.... Có thể khẳng định rằng, tham mưu tổng hợp có vị trí và vai trò cách mạng vô cùng to lớn trong hoạt động quản lý, điều hành văn phòng. b. Chức năng đảm bảo hậu cần Văn phòng không những thực hiện chức năng tham mưu mà còn đảm nhiệm chức năng hậu cậu. Hậu cần tốt trước hết phải lập được kế hoạch, tổ chức chi tiêu, mua sắm các trang thiết bị văn phòng,... Không những vậy, cần đồng thời cần phải lập kế hoạch theo dõi, quản lý và đảm bảo trang thiết bị, phương tiện được sử dụng một cách hợp lý. Chức năng đảm bảo hậu cần bao gồm các nội dung: - Theo dõi và quản lý chặt chẽ tài sản của cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước; - Tổ chức và quản trị công sở; - Sắp xếp bố trí chỗ làm việc cho đơn vị; - Đảm bảo cơ sở vật chất và các điều kiện làm việc tốt cho cán bộ, công chức trong cơ quan; - Chuẩn bị và lên kế hoạch tổ chức các cuộc giao ban của Lãnh đạo, các cuộc họp, hội nghị của cơ quan, đơn vị, chuyến đi công tác trong và ngoài nước của lãnh đạo,.... Có thể nhận thấy rằng: Tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần là hai chức năng cơ bản, quan trọng của văn phòng. Hai chức năng này có mối quan hệ khăng khít và tương trợ nhau. Mục đích cần đạt đến của văn phòng là tham mưu tổng hợp. 1.1.1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng Văn phòng có những nhiệm vụ sau: Nhóm nhiệm vụ về tham mưu tổng hợp: - Cần xây dựng và theo dõi các hoạt động, thực hiện quy chế của cơ quan; - Lập kế hoạch và đôn đốc thực hiện chương trình kế hoạch, công tác của cơ quan, tổ chức; 11