Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:170

Thêm vào BST

Báo xấu

130
lượt xem 12
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của luận văn nhằm nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Nghiên cứu thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia. Đề xuất một số kiến nghị để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Học viện HCQG.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện : VŨ THỊ HIỀN Mã số sinh viên : 1607QTVA061 Khóa : 2016-2018 Lớp : ĐHLTQTVPK16A HÀ NỘI - 2018
LỜI CẢM ƠN Qua một thời gian học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, dưới sự chỉ dạy và hướng dẫn tận tình của các Thầy, Cô giáo, em đã được trau dồi rất nhiều kiến thức cần thiết, bổ ích. Để có được hành trang tri thức và kinh nghiệm thực tiễn như ngày hôm nay, góp phần cho em hoàn thành đề tài này, em xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cô giáo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã giảng dạy và trang bị cho em những kiến thức, kỹ năng cơ bản để em thực hiện tốt công việc sau này. Đặc biệt, trong quá trình làm khóa luận, em xin chân thành cảm ơn tới Ths. Đỗ Thị Thu Huyền – giảng viên Bộ môn Văn bản, Khoa Quản trị Văn phòng, Cô đã tận tâm hướng dẫn em trong suốt thời gian qua để em hoàn thành tốt khóa luận. Nhân đây, cho phép em gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo Văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia và các viên chức, người lao động thuộc Văn phòng Học viện đã tạo điều kiện thuận lợi nhất cho em trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu, thu thập thông tin, tài liệu để hoàn thành đề tài nghiên cứu này. Do thời gian có hạn và kiến thức còn hạn chế nên chắc chắn khóa luận này không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự hướng dẫn, góp ý của Quý Thầy, Cô để bài nghiên cứu của em được hoàn thiện hơn cũng như để em tiếp thu học tập và nghiên cứu tốt hơn trong những công trình tiếp theo. Em xin trân trọng cảm ơn!
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài khóa luận “Soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia” là công trình nghiên cứu của em dưới sự hướng dẫn của ThS. Đỗ Thị Thu Huyền trong thời gian qua. Những số liệu trong đề tài phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có chú thích rõ ràng và hoàn toàn trung thực. Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong công trình nghiên cứu này. Hà Nội, ngày tháng 12 năm 2018 Sinh viên Vũ Thị Hiền
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Nguyên nghĩa 1. HCQG Hành chính Quốc gia 2. ĐTBD Đào tạo, bồi dưỡng 3. CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức 4. QLNN Quản lý nhà nước 5. QPPL Quy phạm pháp luật 6. TP Thành phố
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ............................................................................ 2 3. Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................... 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................... 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu................................................................. 4 6. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................... 4 7. Phương pháp nghiên cứu............................................................................... 4 8. Kết cấu của đề tài .......................................................................................... 4 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN ............................................................................................ 6 1.1. Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước ................................... 6 1.1.1. Một số khái niệm.................................................................................... 6 1.1.1.1. Khái niệm về văn bản........................................................................... 6 1.1.1.2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước .............................................. 7 1.1.2. Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước ................................................ 8 1.1.3. Chức năng cơ bản của văn bản quản lý nhà nước................................... 8 1.1.3.1. Chức năng thông tin ............................................................................. 8 1.1.3.2. Chức năng quản lý ............................................................................... 8 1.1.3.3. Chức năng pháp lý ............................................................................... 9 1.1.3.4. Một số chức năng khác ........................................................................ 9 1.1.4. Vai trò của văn bản quản lý nhà nước................................................... 10 1.1.4.1. Văn bản QLNN đảm bảo thông tin cho hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước ............................................................................................. 10 1.1.4.2. Văn bản là phương tiện truyền đạt của quyết định quản lý ............... 10 1.1.4.3. Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý ...................................................................... 10
1.1.4.4. Văn bản quản lý nhà nước là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật ....... 11 1.2. Các loại văn bản quản lý nhà nước .......................................................... 11 1.2. 1. Văn bản quy phạm pháp luật................................................................ 12 1.2.2. Văn bản hành chính ............................................................................... 12 1.2.2.1. Văn bản hành chính cá biệt ................................................................ 13 1.2.2.2. Văn bản hành chính thông thường .................................................... 13 1.2.3. Văn bản chuyên ngành .......................................................................... 14 1.3. Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý nhà nước ................. 15 1.3.1. Yêu cầu về thẩm quyền ......................................................................... 15 1.3.2. Yêu cầu về nội dung.............................................................................. 15 1.3.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày............................................. 16 1.3.4. Yêu cầu về ngôn ngữ............................................................................. 17 1.3.5. Yêu cầu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ........................... 18 Tiểu kết ............................................................................................................ 19 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ........................ 21 2.1. Khái quát về Học viện Hành chính Quốc gia .......................................... 21 2.1.1. Lịch sử hình thành ................................................................................. 21 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ............................................................................ 24 2.1.3. Cơ cấu tổ chức, bộ máy ......................................................................... 26 2.2. Những quy định pháp lý hiện hành về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia ........................................................... 27 2.3. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia ................................................................................................ 28 2.3.1. Số lượng văn bản ban hành ................................................................... 28 2.3.2. Về thẩm quyền ban hành văn bản ......................................................... 30 2.3.3. Về nội dung văn bản ............................................................................. 31 2.3.4. Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ............................................ 32 2.3.5. Về ngôn ngữ văn bản ............................................................................ 41 2.3.6. Thực trạng về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ...................... 41 2.4. Đánh giá chung về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia ....................................................................................... 45
2.4.1. Ưu điểm ................................................................................................. 45 2.4.2. Hạn chế.................................................................................................. 48 2.4.3. Nguyên nhân ......................................................................................... 49 Tiểu kết ............................................................................................................ 51 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA......................................................................... 52 3.1. Một số giải pháp ....................................................................................... 52 3.1.1. Hệ thống văn bản quy định về công tác soạn thảo và ban hành văn bản ......................................................................................................................... 52 3.1.2. Mẫu hóa văn bản ................................................................................... 53 3.1.3. Tăng cường hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao trình độ chuyên môn của công chức, viên chức, người lao động làm công tác soạn thảo và ban hành văn bản ........................................................................................ 54 3.1.4. Tăng cường đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo và ban hành văn bản........................................................................ 55 3.1.5. Nâng cao vai trò, tinh thần trách nhiệm cũng như sự phối hợp chặt chẽ giữa các công chức, viên chức, người lao động .............................................. 56 3.1.6. Tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiện công tác soạn thảo và ban hành văn bản.................................................................................................... 57 3.2. Một số đề xuất cụ thể ............................................................................... 58 Tiểu kết ............................................................................................................ 59 KẾT LUẬN .................................................................................................... 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 62 PHỤ LỤC ....................................................................................................... 65
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Văn bản là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp. Văn bản ngày càng đóng vai trò quan trọng không thể tách rời với mọi hoạt động giao tiếp của con người. Trong hoạt động quản lý của mỗi cơ quan hiện nay, trên mọi lĩnh vực hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành… đều gắn liền với văn bản. Việc soạn thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của mỗi cơ quan diễn ra một cách có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các văn bản trong giải quyết công việc của cơ quan mình. Trong hoạt động của cơ quan nhà nước, văn bản là yếu tố quan trọng để kiến tạo nên thể chế của nền hành chính nhà nước, là công cụ để tổ chức, điều hành mọi hoạt động của cơ quan, là kết quả của công tác quản lý. Trên thực tế công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong hoạt động của các cơ quan nói chung và các đơn vị sự nghiệp nói riêng hiện nay đã đạt được nhiều thành tích đáng kể. Đặc biệt, sau khi Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bảy văn bản hành chính, thì công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính ngày càng được nề nếp, khắc phục được nhiều hạn chế trước đây. Tuy nhiên, hiện nay, vẫn còn nhiều văn bản bộc lộ nhiều hạn chế về cả nội dung và thể thức. Học viện Hành chính Quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập hạng đặc biệt, trực thuộc Bộ Nội vụ, là nơi em có thời gian công tác thực tế tại đây nên em muốn tìm hiểu, khai thác thêm nhiều khía cạnh hơn về hoạt động của cơ quan, đặc biệt là trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản để gắn liền lý thuyết học tập với thực tiễn. Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, đơn vị cũng như để hoàn thành kế hoạch học tập của bản thân, tác giả đã lựa chọn đề tài “Soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Trong thời gian qua đã có nhiều công trình nghiên cứu như: giáo trình, sách, bài viết, đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, các bài khóa luận tốt nghiệp,… nghiên cứu về vấn đề này. Sau đây, là danh mục các công trình đã nghiên cứu có liên quan: * Các giáo trình và sách: - Học viện Hành chính (2008), Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản, Nxb Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội. - Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (2013), Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh. - PGS.TS Triệu Văn Cường (Chủ biên), Trần Việt Hà, Nguyễn Mạnh Cường, Chu Thị Hậu, Trịnh Thị Năm (2017), Giáo trình Văn thư, Nxb Lao động, Hà Nội. - Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo văn bản và công tác văn thư, Nxb Văn hóa thông tin, Hà Nội. - Nguyễn Đăng Dung (2009), Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính, Nxb Thống kê, Hà Nội. - Nguyễn Văn Hậu (2015), Kỹ năng nghiệp vụ hành chính, Nxb Lao động, Hà Nội. - PGS. Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia, Hà Nội. - Đoàn Thị Tâm (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, Nxb Đại học Sư phạm Thành phố Hồ Chí Minh. - Nguyễn Văn Thâm (2003), Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội. - Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, Nxb Giao thông Vận tải, Hà Nội. 2
* Các khóa luận tốt nghiệp: - Phan Huệ Dương (2018), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại một số trường đại học trên địa bàn thành phố Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. - Phạm Ngọc Huyền (2011), Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính thông thường tại Bộ Nội vụ, Khóa luận tốt nghiệp, Học viện Hành chính Quốc gia. Các công trình nghiên cứu trên đã làm rõ các vấn đề lý luận về văn bản quản lý nhà nước, kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản… trong các cơ quan nhà nước. Các bài khóa luận đã đề cập tương đối đầy đủ về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính, nêu ra thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại các cơ quan hành chính nhà nước, từ đó đề ra được những quy định, giải pháp khắc phục hạn chế. Tuy nhiên, cho đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia. 3. Mục tiêu nghiên cứu - Nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản. - Nghiên cứu thực trạng về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia. - Đề xuất một số kiến nghị để nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Học viện HCQG. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu cơ sở lý luận về văn bản và công tác soạn thảo và ban hành văn bản. - Khái quát về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, của Học viện Hành chính Quốc gia. - Khảo sát thực tiễn về công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia. 3
- Chỉ ra được những mặt đã đạt được và những mặt hạn chế của công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia. - Tìm ra nguyên nhân của những hạn chế đó và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia. - Phạm vi nghiên cứu gồm: + Về thời gian: Từ năm 2016 đến 30/11/2018, + Về không gian: Tại Học viện Hành chính Quốc gia, số 77 Nguyễn Chí Thanh, Đống Đa, Hà Nội, + Về nội dung: Tác giả chỉ tập trung nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại Học viện Hành chính Quốc gia. 6. Giả thuyết nghiên cứu Hiện tại công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia còn có một số hạn chế, nếu có giải pháp hợp lý nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản sẽ khắc phục được những hạn chế, bất cập đó. 7. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; - Phương khảo sát thực tế; - Phương pháp phỏng vấn; - Phương pháp phân tích, tổng hợp; - Phương pháp thống kê; - Phương pháp so sánh. 8. Kết cấu của đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được chia thành 3 chương: 4
Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản. Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia. Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo và ban hành văn bản tại Học viện Hành chính Quốc gia. 5
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 1.1. Những vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước 1.1.1. Một số khái niệm 1.1.1.1. Khái niệm về văn bản Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học và được tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau. Vì vậy, có rất nhiều cách tiếp cận, nhiều quan niệm khác nhau về văn bản. Theo Từ điển tiếng Việt, Trung tâm Từ điển ngôn ngữ - Hà Nội - 1997, văn bản là “Bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được ghi để lưu lại làm bằng chứng”, hoặc “chuỗi ký hiệu ngôn ngữ hay nói chung những ký hiệu thuộc một hệ thống nào đó, làm thành một chỉnh thể mang một nội dung ý nghĩa trọn vẹn” [13,1078]. Trong Giáo trình Kỹ thuật xây dựng văn bản của Học viện Hành chính Quốc gia, năm 2008, nêu “Văn bản là phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ (hay ký hiệu) nhất định” [4,8]. Đây là khái niệm được dùng rất phổ biến trong nghiên cứu văn bản hiện nay. Theo tác giả Vương Đình Quyền, trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, dưới góc độ văn bản học, “Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định” [8,45], ta có thể hiểu văn bản chính là phương tiện mang tin và truyền đạt thông tin với ký hiệu ngôn ngữ có thể bằng chữ viết hoặc là những dấu hiệu mang tính quy ước. Cũng trong tài liệu trên, dưới góc độ hành chính học, “Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” [8,47]. Ở Khóa luận này, tác giả nghiên cứu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Học viện Hành chính Quốc gia, căn cứ vào đó tác giả sử dụng khái niệm văn bản do tác giả Vương Đình Quyền đưa ra để phục vụ cho Khóa luận: “Văn bản là khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức” [8,47]. 6
1.1.1.2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước có nhiều cách hiểu khác nhau. Sau đây là một số quan niệm về văn bản quản lý nhà nước. Trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương Đình Quyền có nêu “Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định” [8,48]. Hay trong cuốn “Soạn thảo và xử lý văn bản quản lý nhà nước”, GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm định nghĩa văn bản quản lý nhà nước như sau: “Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí, mệnh lệnh của cơ quan nhà nước đối với cấp dưới. Đó là hình thức để cụ thể hóa luật pháp, là phương tiện để điều chỉnh những quan hệ xã hội thuộc phạm vi quản lý của nhà nước. Văn bản quản lý là nước do cơ quan nhà nước ban hành và sửa đổi theo luật định” [10,26]. Theo “Giáo trình Kĩ thuật xây dựng và ban hành văn bản” năm 2008 của Học viện Hành chính Quốc gia đưa ra khái niệm: “Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân” [4,9]. Như vậy, có các cách hiểu khác nhau về văn bản quản lý nhà nước. Tuy nhiên, trong Khóa luận này, khi nghiên cứu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản, tác giả sử dụng khái văn bản quản lý nhà nước trong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương Đình Quyền “Văn bản quản lý nhà nước là văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành dùng để ghi chép, truyền đạt các quyết định quản lý và các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền luật định” [8,48]. 7
1.1.2. Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước Văn bản quản lý nhà nước có các đặc điểm sau: - Về chủ thể ban hành văn bản quản lý nhà nước: do các cơ quan nhà nước hoặc người đứng đầu cơ quan nhà nước đó ban hành theo thẩm quyền được Nhà nước quy định. - Về nội dung văn bản quản lý nhà nước: chứa quyết định quản lý và thông tin quản lý. - Về trình tự, thủ tục, hình thức ban hành văn bản quản lý nhà nước: theo quy định. - Về mục đích ban hành văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân. 1.1.3. Chức năng cơ bản của văn bản quản lý nhà nước 1.1.3.1. Chức năng thông tin - Là chức năng cơ bản nhất, bao gồm: việc ghi lại các thông tin quản lý, truyền đạt các thông tin đó, giúp các cơ quan thu nhận các thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý, đánh giá các thông tin th được qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác. - Để đảm bảo chức năng thông tin, phải: quan tâm đến khả năng tiếp nhận thông tin qua văn bản thuận lợi hay không, những thông tin đó được sử dụng như thế nào trong thực tế quản lý hành chính nhà nước. - Dưới dạng văn bản, thông tin thường gồm ba loại: + Thông tin quá khứ: liên quan tới sự việc đã được giải quyết. + Thông tin hiện hành: liên quan đến sự việc đang xảy ra hàng ngày. + Thông tin dự báo: mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược. 1.1.3.2. Chức năng quản lý - Được thể hiện ở chỗ là công cụ, phương tiện để tổ chức có hiệu quả công việc (trong cơ quan quản lý hành chính nhà nước là công cụ tổ chức các hoạt động quản lý, ví dụ: thông tư, chỉ thị, quyết định, thông báo…) 8
- Để đảm bảo chức năng quản lý, văn bản phải đảm bảo được khả năng thực thi của cơ quan nhận được (tính hiệu quả, khả thi của văn bản). - Từ góc độ chức năng quản lý, văn bản quản lý hành chính nhà nước gồm 02 loại: + Văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lý: xác định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí của mỗi cơ quan, xác lập mối quan hệ, điều kiện hoạt động của cơ quan. Ví dụ: Nghị định, nghị quyết, quyết định… + Văn bản giúp cho cơ quan hành chính nhà nước tổ chức các hoạt động cụ thể theo quyền hạn của mình: quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn, báo cáo… 1.1.3.3. Chức năng pháp lý - Là cơ sở pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý hành chính nhà nước (văn bản ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định hành chính). - Thể hiện trên hai phương diện: + Chứa các quy phạm pháp luật. + Là căn cứ pháp lý để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể Ngoài ra, tùy thuộc vào từng loại văn bản, chức năng pháp lý còn thể hiện trong việc xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lý hành chính nhà nước, giữa hệ thống quản lý với hệ thống bị quản lý. - Để đảm bảo chức năng pháp lý, cần xem việc xây dựng các văn bản quản lý hành chính là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lý hành chính nhà nước, khi xây dựng và ban hành phải chuẩn mực. - Các văn bản thể hiện tính chất pháp lý không giống nhau, có những văn bản chỉ mang tính thông tin quản lý thông thường, có những loại mang tính chất cưỡng chế thực hiện. 1.1.3.4. Một số chức năng khác Ngoài ba chức năng chủ yếu nêu trên, văn bản quản lý nhà nước còn có một số chức năng khác như chức năng văn hóa-xã hội, chức năng thống kê, chức năng kinh tế… 9
Văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người hình thành trong quá trình nhận thức lao động để tổ chức xã hội và cải tạo thiên nhiên, luôn sản sinh ra do một nhu cầu xã hội nhất định. Hay văn bản là một công cụ không thể thiếu của nhà quản lý. Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước, xây dựng văn bản là để quản lý, để điều hành công việc đúng pháp luật có hiệu quả. 1.1.4. Vai trò của văn bản quản lý nhà nước 1.1.4.1. Văn bản QLNN đảm bảo thông tin cho hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước Trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, nhu cầu phục vụ về thông tin rất lớn, đa dạng và biến đổi. Thông qua các loại văn bản quản lý, có thể thu thập rất nhiều thông tin cần thiết cho các hoạt động quản lý, đó là các thông tin về chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu, phương hướng hoạt động của cơ quan, đơn vị; nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động cụ thể của từng cơ quan, đơn vị; phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, đơn vị với nhau; về tình hình đối tượng bị quản lý… Nếu văn bản thiếu thông tin, không cụ thể về trách nhiệm sẽ không đảm bảo được việc truyền đạt nội dung tới người đọc, cũng như khó khăn cho việc quản lý. 1.1.4.2. Văn bản là phương tiện truyền đạt của quyết định quản lý Văn bản quản lý nhà nước được sử dụng như một phương tiện thu thông tin và ban hành truyền đạt thông tin để tổ chức duy trì, điều hành hoạt động quản lý. Văn bản quản lý nhà nước cũng là phương tiện thiết yếu để các cơ quan quản lý có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến, tạo nên sự ổn định trong công việc, thiết lập được các định mức cần thiết cho mỗi loại công việc, tránh được cách làm tùy tiện, thiếu khoa học. 1.1.4.3. Văn bản quản lý nhà nước là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý Các thông tin trong văn bản quản lý nhà nước là cơ sở quan trọng giúp cho các nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt công việc của mình, kiểm tra cấp dưới theo yêu cầu của quá trình lãnh đạo, điều hành. Văn bản quản lý nhà nước là một căn cứ quan trong về mặt pháp lý để đề ra các quy định mới đúng 10
pháp luật. Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định của cấp dưới theo hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền đạt đầy đủ, chính xác đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động của cơ quan, tổ chức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác trong bộ máy nhà nước nói chung. 1.1.4.4. Văn bản quản lý nhà nước là công cụ xây dựng hệ thống pháp luật Hệ thống pháp luật hành chính gắn liền với việc đảm bảo quyền lực nhà nước trong hoạt động quản lý của các cơ quan. Xây dựng hệ thống pháp luật hành chính là nhằm tạo ra cơ sở cho các cơ quan hành chính nhà nước, các công dân có thể hoạt động theo những chuẩn mực pháp lý thống nhất, phù hợp với sự phân chia quyền hành trong quản lý nhà nước. Các hệ thống văn bản trong quản lý nhà nước, một mặt phản ánh sự phân chia quyền hành trong quản lý nhà nước, mặt khác là sự cụ thể hóa các luật lệ hiện hành, hướng dẫn thực hiện các luật luật lệ đó. Đó là một công cụ tất yếu của xây dựng hệ thống pháp luật nói chung và pháp luật hành chính nói riêng. 1.2. Các loại văn bản quản lý nhà nước Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và văn bản của tổ chức chính trị - xã hội. Theo các Nghị định này có thể nhận thấy, văn bản hành chính gồm 02 loại là văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường. Trên cơ sở đó và từ góc độ nghiên cứu về soạn thảo văn bản, văn bản quản lý nhà nước được chia thành: Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính (cá biệt, thông thường), văn bản chuyên ngành. Từ những lý luận trên và đối tượng nghiên cứu, tác giả sẽ tập trung đi sâu vào nghiên cứu văn bản hành chính. 11
1.2. 1. Văn bản quy phạm pháp luật - Theo Điều 2, Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 22/6/2015, có hiệu lực từ ngày 01/7/2016 định nghĩa như sau: “Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật. Văn bản có chứa quy phạm pháp luật nhưng được ban hành không đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thì không phải là văn bản quy phạm pháp luật” [16,1]. - Đặc điểm của văn bản quy phạm pháp luật: + Phải do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành với những hình thức theo luật định. + Nội dung của văn bản chứa quy phạm pháp luật. + Trình tự, thủ tục ban hành văn bản được quy định chặt chẽ trong Luật ban hành văn bản QPPL và các văn bản pháp luật khác có liên quan. + Nhà nước đảm bảo việc thực hiện các văn bản QPPL bằng các biện pháp thích hợp như: Tuyên truyền, giáo dục thuyết phục, các biện pháp về tổ chức, hành chính, kinh tế và trong trường hợp cần thiết là biện pháp cưỡng chế bắt buộc thi hành. 1.2.2. Văn bản hành chính - Theo PGS Vương Đình Quyền trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư: Văn bản hành chính là loại văn bản quản lý nhà nước không mang tính quy phạm pháp luật được dùng để quy định, quyết định, phản ánh, thông báo tình hình, trao đổi công việc và xử lý các vấn đề cụ thể khác của hoạt động quản lý [8,66-67]. - Theo tác giả Ngô Sĩ Trung trong cuốn Soạn thảo văn bản hành chính có đưa ra: “Văn bản hành chính là các thông tin quản lý thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức tham gia quản lý xã hội” [12,6]. - Đặc điểm của văn bản hành chính: + Văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của mọi cơ quan, tổ chức tham gia quản lý xã hội. 12
+ Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành. + Văn bản hành chính được ban hành theo trình tự thủ tự nhất định và có thể thức thống nhất nhằm đảm bảo tính hiệu quả và hiệu lực thi hành văn bản. Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ- CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư thì văn bản hành chính được chia thành 2 loại gồm văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường 1.2.2.1. Văn bản hành chính cá biệt - Theo Giáo trình “Kỹ thuật xây dựng văn bản” của Học viện Hành chính Quốc gia năm 2008 thì “Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý hành chính thành văn mang tính áp dụng pháp luật do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm đưa ra quy tắc xử sự riêng áp dụng đối với một hoặc một nhóm đối tượng cụ thể được chỉ rõ” [4,28]. Văn bản hành chính cá biệt bao gồm: Quyết định cá biệt và Nghị quyết cá biệt. - Đặc điểm của văn bản hành chính cá biệt: + Văn bản hành chính cá biệt do cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục nhất định. + Văn bản hành chính cá biệt có nội dung chứa những quy tắc xử sự riêng, được áp dụng đối với từng trường hợp, cá nhân cụ thể trên cơ sở áp dụng pháp luật để giải quyết những công việc có tính chất cụ thể, cá biệt. + Văn bản hành chính cá biệt được thực hiện bằng các biện pháp theo quy định của pháp luật. 1.2.2.2. Văn bản hành chính thông thường - Theo Giáo trình “Kỹ thuật xây dựng văn bản” của Học viện Hành chính Quốc gia năm 2008 thì “Văn bản hành chính thông thường là văn bản dùng để truyền đạt thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước như công bố 13