Các nguyên lý quản lý dự án part 2

Chia sẻ: Dasjhd Akdjka | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:24

Thêm vào BST

Báo xấu

626
lượt xem 377
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo tài liệu 'các nguyên lý quản lý dự án part 2', kỹ thuật - công nghệ, kiến trúc - xây dựng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Các nguyên lý quản lý dự án part 2

m m, linh ñ ng và d thích nghi. Môi trư ng n ñ nh và có th d báo ñư c thì các cơ c u t ch c hành chính c ng l i có hi u qu . M c ñ "c ng" hay "m m" c a m t cơ c u t ch c ph thu c vào m c ñ th ch hoá ho t ñ ng c a các thành viên trong t ch c, th hi n s lư ng và m c c th c a các nguyên t c và các th t c th c hi n công vi c cũng như m c ñ các thành viên trong t ch c tuân th trình t quy ñ nh này. B ng 2.1 trình bày s so sánh 2 lo i cơ c u t ch c trên v các tính ch t chung và môi trư ng v n d ng. 2. MÔ HÌNH CƠ C U T CH C THEO QUAN H C A CÁC THÀNH VIÊN D ÁN 2.1. Các mô hình cơ c u t ch c tách bi t, qu n lý theo d án và qu n lý chung N u các ngu n l c cơ b n c a d án n m trong khuôn kh m t t ch c/h th ng thì c n ph i thành l p m t Ban qu n lý d án n m trong cơ c u c a t ch c hay h th ng ñó. ðương nhiên t ch c/h th ng ph i b ng cách này hay cách khác hoà ñ ng các mâu thu n có th n y sinh gi a b ph n qu n lý d án và các b ph n khác trong v n ñ s d ng các ngu n l c chung, có h n. N u d án không l p l i thì có th có phương án cơ c u t ch c qu n lý d án tách bi t, nghĩa là ñư c tách h n ra kh i t ch c/h th ng m (hình 2.1). Ban qu n lý d án cơ c u t ch c c a t ch c/h th ng m Hình 2.1. Mô hình cơ c u t ch c d án tách bi t M t cơ c u t ch c tách bi t như v y hình thành ch ñ dành cho m t d án. Sau khi d án hoàn thành, Ban qu n lý d án này ph i gi i th . Ngu n cán b ch y u cho Ban qu n lý d án tách bi t l y t t ch c/h th ng m . Các cán b này làm vi c t i d án trong th i gian t n t i c a d án, sau khi d án hoàn thành h l i tr v v trí cũ. Song, m c ñ tách bi t c a d án có th khác nhau. N u t ch c/h th ng m liên t c ph i th c hi n các lo i d án thì s n y sinh nhu c u liên k t sâu s c hơn gi a cơ c u c a t ch c/h th ng m và cơ c u c a d án. Trong trư ng h p này ngư i ta thư ng s d ng mô hình t ch c "qu n lý theo d án". Nghĩa là, cơ c u t ch c d án tách bi t ñã bi n thành m t b ph n cơ c u ho t ñ ng thư ng xuyên trong n i b c a t ch c/h th ng m (hình 2.2). 25
Ban qu n lý d án cơ c u t ch c c a t ch c/h th ng m Hình 2.2. Mô hình cơ c u t ch c qu n lý theo d án Trong mô hình cơ c u t ch c qu n lý theo d án, cơ c u t ch c c a Ban qu n lý d án và cơ c u c a t ch c/h th ng m n m trong m t ch nh th h u cơ, ñư c qu n lý b ng h th ng qu n lý chung. Biên gi i gi a cơ c u Ban qu n lý d án và cơ c u c a t ch c/h th ng m b xoá hoàn toàn. Các ngu n l c dành cho ho t ñ ng c a d án và các ho t ñ ng khác c a t ch c/h th ng m là chung. d án 1 d án 2 d án 3 d án 4 cơ c u t ch c c a t ch c/h th ng m Hình 2.3. Mô hình cơ c u t ch c qu n lý chung N u ho t ñ ng c a t ch c/h th ng m hoàn toàn là ho t ñ ng qu n lý các d án thì mô 26
hình qu n lý theo d án tr thành mô hình cơ c u t ch c qu n lý chung (hình 2.3). Các mô hình cơ c u t ch c qu n lý d án tách bi t, mô hình qu n lý theo d án và mô hình qu n lý chung thông thư ng áp d ng trong các trư ng h p sau: - T ng th u d án là m t t ch c và t ch c này ch u trách nhi m qu n lý d án cũng như th c hi n toàn b ho c ph n chính công vi c th c hi n d án. Mô hình này g n gi ng v i hình th c t ch c qu n lý d án "chìa khoá trao tay" trong th c t qu n lý d án Vi t nam. - Ch ñ u tư, nhà tài tr và t ng th u cùng là m t t ch c. ðó có th là các d án n i b khi mà b ph n này c a m t t ch c th c hi n d án cho m t b ph n khác c a chính t ch c ñó. Trong th c t qu n lý d án Vi t nam mô hình này g n v i hình th c t ch c qu n lý d án "t th c hi n". Theo hình th c này, ch ñ u tư s d ng l c lư ng ñư c phép hành ngh xây d ng c a mình ñ th c hi n kh i lư ng xây l p t làm. 2.2. Cơ c u t ch c ñúp (dual) N u thành ph n tham gia d án có 2 ñơn v thành viên ngang nhau (nhìn t góc ñ qu n lý d án) thì xu t hi n mô hình cơ c u t ch c ñúp (hình 2.4). Ban ðơn v thành viên 1 ðơn v thành viên 2 qu n lý d án Hình 2.4. Mô hình cơ c u t ch c ñúp Mô hình cơ c u t ch c ñúp cho phép s tham gia ngang nhau vào qu n lý d án c a 2 ñơn v - thành viên d án. ðó có th là s hình thành Ban qu n lý d án "liên cơ quan" mà thành ph n g m các cán b c a c 2 ñơn v thành viên. ð ñ m b o s tham gia tương ñương c a 2 thành viên vào qu n lý d án, có th thành l p m t pháp nhân cho ho t ñ ng th c hi n d án. Ví d H i ñ ng c ñông, H i ñ ng giám ñ c, H i ñ ng qu n tr ... Ho c ñơn thu n trong Ban qu n lý d án "liên cơ quan" có 2 lãnh ñ o d án t 2 ñơn v thành viên có th m quy n ra quy t ñ nh chung. Cơ c u t ch c qu n lý ñúp có th v n d ng trong các trư ng h p sau: - Ch ñ u tư và nhà t ng th u có vai trò tương ñương trong quá trình ra quy t ñ nh qu n lý th c hi n d án ho c th c hi n các công vi c có m c ñ quan tr ng tương ñương. 27
- T n t i 2 nhà tài tr tương ñương nhau cùng quan tâm như nhau vào các k t qu c a d án và cùng tham gia tích c c vào quá trình th c hi n d án. 2.3. Các cơ c u t ch c ph c t p Trong trư ng h p có trên 2 thành viên tham gia d án mà các thành viên này khác nhau c v vai trò cũng như tính ch t tham gia thì có th hình thành các mô hình qu n lý d án ph c t p. Các mô hình ph c t p nói chung có 3 d ng cơ b n: - Ch ñ u tư tr c ti p qu n lý th c hi n d án. - Nhà t ng th u qu n lý th c hi n d án. - Qu n lý d án ñư c trao cho m t t ch c tư v n (ví d hình th c ch nhi m ñi u hành d án). Ch ñ u tư Ban qu n lý d án Các nhà th u Hình 2.5. Mô hình cơ c u t ch c trong ñó Ch ñ u tư th c hi n các ch c năng chính v qu n lý d án a. Trong khuôn kh c a mô hình ch ñ u tư tr c ti p qu n lý th c hi n d án thì ch ñ u tư có th t th c hi n m t vài công vi c (ví d t t ch c ñ u th u) còn các công vi c khác thì giao cho các t ch c tư v n (kh o sát thi t k , giám sát...) và các nhà th u (thi công xây l p). Cơ c u t ch c qu n lý d án (Ban qu n lý d án) do ch ñ u tư l p nên, trong ñó ngu n cán 28
b qu n lý l y t cơ c u c a ch ñ u tư. Các cán b này trong th i gian t n t i d án làm vi c thư ng xuyên cho d án. Cán b c a các thành viên khác c a d án có th tham gia vào qu n lý d án trên cơ s làm vi c không thư ng xuyên (hình 2.5). Trong th c t qu n lý d án Vi t nam, trong hình th c ch ñ u tư tr c ti p qu n lý th c hi n d án, ch ñ u tư t t ch c tuy n ch n và tr c ti p ký h p ñ ng v i m t ho c nhi u t ch c tư v n ñ th c hi n công tác kh o sát, thi t k công trình, so n th o h sơ m i th u, t ch c ñ u th u ho c ch ñ nh th u. Sau khi ch ñ u tư ký h p ñ ng v i nhà th u xây l p, nhi m v giám sát qu n lý quá trình thi công, ñ m b o ti n ñ và ch t lư ng công trình do t ch c tư v n ñã ñư c l a ch n ñ m nh n. b. Trong mô hình t ng th u qu n lý th c hi n d án, ch ñ u tư trao quy n qu n lý cho nhà t ng th u, ch ñ l i cho mình quy n ki m tra m t vài k t qu trung gian và k t qu cu i cùng. T ng th u t hình thành cơ c u t ch c qu n lý d án (Ban qu n lý d án), cung c p các ngu n l c thư ng xuyên cho cơ c u này và th c hi n t t c các ch c năng qu n lý d án. Ngoài ra t ng th u có th giao m t ph n công vi c l i cho các nhà th u ph ho c cho chính các b ph n c a mình (hình 2.6). Ch ñ u tư T ng th u Ban qu n lý d án Các nhà th u ph Hình 2.6. Mô hình cơ c u t ch c t ng th u qu n lý th c hi n d án Trong th c t qu n lý d án Vi t nam mô hình ñang ñ c p g n v i hình th c “chìa khoá trao tay" t ng ñư c áp d ng trong vi c xây d ng các công trình nhà , công trình dân d ng và công trình s n xu t kinh doanh có quy mô nh , k thu t ñơn gi n. Theo hình th c 29
này, ch ñ u tư th c hi n ñ u th u d án ñ l a ch n m t nhà th u (t ng th u xây d ng) th c hi n toàn b vi c th c hi n d án (thi t k , mua s m v t tư - thi t b xây l p v. v...). Ch ñ u tư ch trình duy t thi t k k thu t, t ng d toán, nghi m thu và nh n bàn giao khi d án hoàn thành ñưa vào s d ng. T ng th u xây d ng có th giao th u l i vi c kh o sát, thi t k , mua s m thi t b ho c m t ph n kh i lư ng công tác xây l p cho các nhà th u ph . Theo Ngh ñ nh 99/2007/Nð-CP h p ñ ng thi t k - cung ng v t tư, thi t b - thi công xây d ng (h p ñ ng EPC) là h p ñ ng xây d ng th c hi n toàn b các công vi c t thi t k , cung ng v t tư, thi t b ñ n thi công xây d ng công trình, h ng m c công trình. H p ñ ng chìa khoá trao tay là h p ñ ng xây d ng ñ th c hi n tr n gói toàn b các công vi c: l p d án; thi t k ; cung ng v t tư, thi t b ; thi công xây d ng công trình. c. Trong mô hình tư v n qu n lý d án ch ñ u tư trao quy n qu n lý d án cho m t t ch c tư v n chuyên cung c p d ch v qu n lý d án. T ch c tư v n này gi nh ng quy n quan tr ng nh t v qu n lý d án, l p cơ c u t ch c d án (Ban qu n lý d án) và th c hi n công tác qu n lý. ð ng th i, t ch c tư v n qu n lý d án này không th c hi n b t kỳ m t công vi c nào c a quá trình th c hi n d án. T t c các công vi c c a quá trình th c hi n d án t ch c tư v n qu n lý d án giao l i cho các nhà th u (hình 2.7). Ch ñ u tư T ch c tư v n Ban qu n lý d án Các nhà th u Hình 2.7. Mô hình tư v n qu n lý th c hi n d án 30
ñây có th x y ra trư ng h p nhà tư v n qu n lý d án giao t t c các công vi c c a quá trình th c hi n d án cho m t nhà t ng th u. ð n lư t mình nhà t ng th u này, là ngư i ch u trách nhi m chính v m i công vi c c a d án, có th giao m t ph n công vi c cho các nhà th u ph (hình 2.8). Ch ñ u tư T ch c tư v n Ban qu n lý d án T ng th u Các nhà th u ph Các nhà th u ph Hình 2.8. Mô hình tư v n qu n lý th c hi n d án có t ng th u Trong th c t qu n lý d án Vi t nam mô hình tư v n qu n lý d án (hình 2.7) tương t như hình th c ch nhi m ñi u hành d án t ng ñư c áp d ng ñ i v i các d án có quy mô l n, k thu t ph c t p và th i h n xây d ng dài. Theo hình th c này ch ñ u tư t ch c tuy n ch n và trình c p có th m quy n quy t ñ nh t ch c tư v n thay mình làm ch nhi m ñi u hành d án ch u trách nhi m giám ñ nh, ký k t h p d ng v i các t ch c kh o sát, thi t k , cung ng v t tư thi t b , xây l p ñ th c hi n các nhi m v c a quá trình th c hi n d án, ñ ng th i ch u trách nhi m giám sát, qu n lý toàn b quá trình th c hi n d án. Trên ñây chúng ta ñã trình bày các lo i mô hình cơ c u t ch c qu n lý th c hi n d án th hi n s nh hư ng c a h th ng các m i quan h c a các thành viên tham gia d án. Các mô hình này ch rõ m i quan h (bên ngoài) c a Ban qu n lý d án v i các thành viên d án. 31
Ngoài các m i quan h v i bên ngoài, các m i quan h trong d án cũng có nh hư ng ñ n cơ c u t ch c qu n lý. Sau ñây xin trình bày các cơ c u t ch c qu n lý theo các m i quan h trong n i b Ban qu n lý d án. ñây c n nh n ñ nh r ng cơ c u t ch c qu n lý d án là v n ñ t i quan tr ng trong qu n lý d án. ðó là cơ s ñ th c hi n t p h p các ch c năng, các quá trình, các công vi c nh m ñưa d án ñ n m c tiêu ñã ñ nh. Cơ c u t ch c qu n lý d án là cơ s ñ hình thành và phát tri n ho t ñ ng c a nhóm d án. 3. CÁC CƠ C U T CH C QU N LÝ THEO N I DUNG D ÁN N i dung c a d án cũng ñòi h i cơ c u t ch c tương thích. Cơ c u t ch c theo n i dung d án th hi n s phân công công vi c và trách nhi m theo n i dung công vi c trong n i b d án. Các lo i cơ c u t ch c này có th là cơ c u ch c năng; tr c tuy n - ch c năng; cơ c u theo s n ph m/khách hàng/th trư ng; cơ c u theo ñơn v chi n lư c; cơ c u theo quá trình... 3.1. Cơ c u t ch c ñơn gi n ðây là c u trúc ñơn gi n nh t. Ngư i lãnh ñ o tr c ti p qu n lý t t c các thành viên, ra các quy t ñ nh và làm m i công vi c qu n lý. Nhân công ñư c tuy n ñ th c hi n nh ng nhi m v c th . Không có ho c r t ít c u trúc các phòng ban. ðó là nh ng t ch c linh ho t, các công ty buôn bán thư ng có c u trúc linh ho t này. 3.2. Cơ c u t ch c b ph n theo ch c năng ñây m t s ch c năng c a ngư i lãnh ñ o tr c tuy n ñư c giao cho các b ph n chuyên môn th c hi n. N u như trư c ñây phân công lao ñ ng qu n lý di n ra theo chi u d c, thì nay nó di n ra theo chi u ngang (hình 2.9). Ưu ñi m: - Hi u qu tác nghi p cao n u nhi m v có tính l p ñi l p l i. - Phát huy ñ y ñ ưu th c a chuyên môn hoá ngành ngh . - Gi ñư c s c m nh và uy tín c a các ch c năng ch y u. - ðơn gi n hoá vi c ñào t o. - Chú tr ng ñ n tiêu chu n ngh nghi p và tư cách nhân viên. - T o ñi u ki n cho ki m tra ch t ch c a c p cao nh t. Giám ñ c PGð PGð PGð PGð s n xu t marketing tài chính nhân s Hình 2.9. Cơ c u t ch c b ph n theo ch c năng Như c ñi m: 32
- Thư ng d n ñ n mâu thu n gi a các ñơn v ch c năng khi ñ ra các ch tiêu và chi n lư c. - Thi u s ph i h p gi a các phòng ban ch c năng. - Chuyên môn hoá quá m c d n ñ n cách nhìn quá h n h p các cán b qu n lý. - D n trách nhi m th c hi n m c tiêu chung c a h th ng cho ngư i lãnh ñ o cao nh t. Cơ c u này thư ng ñư c s d ng trong m t giai ño n phát tri n nào ñó c a h th ng khi nó có quy mô v a và nh , ho t ñ ng trong m t lĩnh v c, ñơn s n ph m, ñơn th trư ng. 3.3. Cơ c u tr c tuy n - ch c năng Ngư i lãnh ñ o h th ng ñư c s giúp s c c a nh ng ngư i lãnh ñ o ch c năng ñ chu n b các quy t ñ nh, hư ng d n, ki m tra vi c th c hi n quy t ñ nh. Ngư i lãnh ñ o h th ng v n ch u trách nhi m v m i m t c a công vi c và toàn quy n quy t ñ nh trong ph m vi h th ng. Vi c truy n m nh l nh v n theo tuy n ñã quy ñ nh, ngư i lãnh ñ o các b ph n ch c năng không ra l nh tr c ti p cho ngư i th a hành các b ph n s n xu t. 3.4. Cơ c u t ch c theo s n ph m/khách hàng/th trư ng Cơ c u này phân nhóm các cá nhân và ngu n l c theo s n ph m, khách hàng, ho c th trư ng. Ki u cơ c u này thư ng ñư c s d ng ñ ñáp ng các thách th c l n t bên ngoài. Nhi u h th ng ho t ñ ng trên ñ a bàn tr i r ng c n ph i phân chia phòng ban theo các vùng, lãnh th . Khi h th ng có nh ng m ng khách hàng khác nhau c n ph i ñ c bi t quan tâm, h th ng s t ch c cơ c u theo khách hàng (hình 2.10). H i ñ ng qu n tr T ng giám ñ c PTGð ph trách các b PTGð ph trách th PTGð ph trách ph n theo s n ph m trư ng các vùng v khách hàng Trư ng các ban Trư ng các ban Trư ng các ban theo s n ph m theo vùng theo khách hàng Hình 2.10. Cơ c u t ch c theo s n ph m/ th trư ng /khách hàng Ưu ñi m: - Linh ñ ng, d thích nghi. - Cho phép nh n ra nh ng thay ñ i bên ngoài. - Có s liên k t ñ sâu nhân s . 33
- T o ra các ñơn v kinh doanh khác bi t nhau và có th c nh tranh v i nhau. - T p trung vào s thành công ho c th t b i c a nh ng s n ph m, d ch v , khách hàng ho c lãnh th ñ c bi t. Như c ñi m: - Không cung c p m t n n t ng chung cho các cá nhân có ñào t o cao v i nh ng kinh nghi m tương t ñ gi i quy t v n ñ và ñào t o nhân viên m i. - Có th d n t i s trùng l p c g ng m i b ph n nh m gi i quy t nh ng trư ng h p tương t . - Các m c tiêu c a các b ph n có th ñư c ưu tiên qua s c m nh c a toàn h th ng, tuy nhiên các h th ng có cơ c u này có th có khó khăn trong thích ng v i các m i ñe doa nh hư ng ñ n toàn h th ng. - Các v n ñ xung ñ t có th x y ra khi các b ph n c g ng phát tri n các d án chung trao ñ i ngu n l c, chia s cán b . 3.5. Cơ c u t ch c b ph n theo quá trình T ch c theo quá trình là phương th c hình thành b ph n trong ñó các ho t ñ ng ñư c h p nhóm trên cơ s các giai ño n c a dây chuy n công ngh . Hình 2.11 là cơ c u t ch c b ph n theo quá trình t i m t công ty d t. Cơ c u này là phương th c khá ph bi n ñ i v i các h th ng có dây chuy n ho t ñ ng ch t ch , có th phân chia thành các cung ño n mang tính ñ c l p tương ñ i, thích h p v i phân h s n xu t. T ng giám ñ c PGð PGð PGð kinh doanh s n xu t tài chính Phân xư ng Phân xư ng s i Phân xư ng d t nhu m Hình 2.11. Cơ c u t ch c b ph n theo quá trình 3.6. Cơ c u t ch c ma tr n Trong cơ c u t ch c ma tr n ngư i ta phân ra các nhi m v theo phương d c t c là các d án s n ph m O (hình 2.12), và các ch c năng theo phương ngang c a các ñơn v F. Các ñơn v ph trách d án O ph i gi i quy t các v n ñ : làm cái gì? khi nào làm? ai làm? Các ñơn v ch c năng F gi i quy t v n ñ ph i làm như th nào? Khi c n th c hi n m t d án O nào ñó lãnh ñ o h th ng s c ra m t ch nhi m d án, 34
các ñơn v ch c năng F s c ra các cán b tương ng ñ cùng tham gia th c hi n d án. Khi d án k t thúc nh ng ngư i tham gia d án l i tr v ñơn v cũ. Vi c c t c như th t o thành các dòng các ô như m t ma tr n. Ưu ñi m: - ð nh hư ng các ho t ñ ng theo k t qu cu i cùng. T p trung ñư c các ngu n l c vào khâu xung y u. - Có tính năng ñ ng cao, d di chuy n các cán b qu n lý d án có năng l c ñ th c hi n các d án khác nhau. - S d ng chuyên gia có hi u qu , t n d ng các chuyên gia có kh năng chuyên môn gi i s n có. K t h p ñư c năng l c c a cán b qu n lý d án và các chuyên gia. - Gi m b t c ng k nh cho b máy qu n lý d án. Có th ñáp ng nhanh các thay ñ i c a môi trư ng. Như c ñi m: - Hi n tư ng song trùng lãnh ñ o d n ñ n không th ng nh t m nh l nh. - Thư ng x y ra mâu thu n gi a ngư i qu n lý d án và nh ng ngư i lãnh ñ o các ch c năng. - Cơ c u ph c t p, không b n v ng, ñòi h i ph i có tinh th n h p tác cao. Lãnh ñ o h th ng F1 F2 F3 F4 O1 th trư ng O2 O3 Hình 2.12. Cơ c u t ch c ki u ma tr n F - các b ph n ch c năng; O - các d án s n ph m 35
3.7. Cơ c u t ch c h n h p Cơ c u t ch c này thư ng ñư c áp d ng cho các t p ñoàn l n, trong ñó có nhi u b ph n là các công ty con mà m i công ty ñó do ñ c thù ho t ñ ng mà l i có m t s th ng nh t pháp lý (cơ c u) riêng bi t. Ví d như m t công ty t ch c theo ch c năng (tr c tuy n - ch c năng), công ty con khác l i cơ c u theo vùng lãnh th , hay theo khách hàng v. v. Ưu ñi m l n nh t c a cơ c u t ch c h n h p là s k t h p nhi u lo i cơ c u t ch c cho phép l i d ng ñư c các ưu th c a lo i hình cơ c u t ch c chính, ñ ng th i ít ra cũng gi m ñư c nh hư ng c a các như c ñi m c a nó. Các ưu ñi m khác c a cơ c u t ch c này là giúp x lý ñư c các tình hu ng ph c t p, có tác d ng ñ i v i các t p ñoàn l n và cho phép chuyên môn hoá m t s b ph n cơ c u t ch c. Như c ñi m c a nó là cơ c u t ch c ph c t p d n ñ n vi c hình thành các b ph n, phân h quá nh và có th làm tăng thêm như c ñi m c a m i cơ c u t ch c b ph n. Hình 2.13 th hi n mô hình cơ c u t ch c h n h p. Tiêu chí hình thành T ng giám ñ c các b ph n PTGð PTGð PTGð Ch c năng nhân s kinh doanh tài chính Gð Gð Gð Th trư ng khu v c A khu v c B khu v c C S n ph m/ Qu n lý Qu n lý Qu n lý các giao d ch v i Khách hàng s n ph m X s n ph m Y khách hàng MNP Hình 2.13. Mô hình t ch c h n h p 36
CÂU H I ÔN T P 1. Trình bày các nguyên t c chung xây d ng cơ c u t ch c qu n lý d án. 2. Hãy trình bày và phân bi t các mô hình cơ c u t ch c qu n lý d án theo m i quan h c a các thành viên d án. 3. Trình bày các lo i cơ c u t ch c theo n i dung d án và ưu như c ñi m c a chúng. 4. Cơ c u t ch c c a cơ quan anh (ch ) là lo i cơ c u t ch c nào? Nh ng ñi m nào trong cơ c u t ch c c a cơ quan anh (ch ) th y c n c i ti n? 5. Cơ quan anh (ch ) có b ph n qu n lý d án hay không? T i sao l i có (hay không có) b ph n này? Hãy trình bày ch c năng c a nó. 6. Anh (ch ) ñư c giao m t d án xây d ng nhà tr cho cơ quan. Hãy thi t l p cơ c u t ch c qu n lý cho d án này. T i sao anh (ch ) l i ch n cơ c u t ch c ñó? M i quan h gi a cơ c u t ch c qu n lý d án này v i các phòng ban trong cơ quan như th nào? 37
CHƯƠNG 3 BAN QU N LÝ D ÁN 1. Ban qu n lý d án và lý thuy t qu n lý nhóm __________________________________ 39 1.1. Khái ni m v Ban qu n lý d án ______________________________________________ 39 1.2. Lý thuy t qu n lý nhóm và n i dung t ch c qu n lý Ban qu n lý d án _____________ 40 2. Hình thành và phát tri n ban qu n lý d án ___________________________________ 40 2.1. Mô hình và nguyên t c hình thành ban QLDA___________________________________ 40 2.1.1. Mô hình hình thành cơ c u t ch c ban QLDA _________________________________________40 2.1.2. Nguyên t c hình thành ban QLDA ___________________________________________________41 2.1.3. Quan h gi a các thành viên trong ban QLDA _________________________________________41 2.2. Ban QLDA hi u qu ________________________________________________________ 42 2.3. Phương pháp hình thành ban QLDA___________________________________________ 43 2.4. Trách nhi m và nh ng k năng ch y u c n có c a ch nhi m d án ________________ 44 2.4.1. Trách nhi m c a ch nhi m d án ___________________________________________________44 2.4.2. Các k năng c n có c a ch nhi m d án______________________________________________45 2.4.3. Nh ng ñi m khác nhau gi a nhà QLDA v i nhà qu n lý ch c năng _________________________46 3. T ch c ho t ñ ng ban qu n lý d án ________________________________________ 46 3.1. T ch c ho t ñ ng chung c a ban QLDA _______________________________________ 46 3.2. Văn hoá t ch c c a ban QLDA_______________________________________________ 47 3.3. Ra quy t ñ nh ______________________________________________________________ 50 3.4. Xung ñ t và qu n lý xung ñ t _________________________________________________ 51 3.4.1. M t s khái ni m cơ b n __________________________________________________________51 3.4.2. Qu n lý xung ñ t ________________________________________________________________52 4. Qu n lý nhân l c ban qu n lý d án _________________________________________ 53 4.1. L p k ho ch nhân l c cho d án______________________________________________ 53 4.2. Thu hút, l a ch n và ñánh giá cán b d án _____________________________________ 54 4.3. ðào t o và phát tri n nhân l c ban QLDA ______________________________________ 55 Câu h i ôn t p _____________________________________________________________ 56 Bài t p tình hu ng _________________________________________________________ 56 38
1. BAN QU N LÝ D ÁN VÀ LÝ THUY T QU N LÝ NHÓM 1.1. Khái ni m v Ban qu n lý d án Tuỳ thu c vào ñ c thù, d ng và quy mô c a d án mà trong quá trình th c hi n có s tham gia c a hàng ch c, th m chí hàng trăm các t ch c và chuyên gia khác nhau. M i t ch c/chuyên gia ñó có vai trò, ch c năng riêng, m c ñ tham gia và trách nhi m ñ i v i d án cũng khác nhau. Các t ch c và chuyên gia này, tuỳ thu c vào ch c năng mà ñư c phân chia thành các nhóm thành viên c th c a d án. Như chương 1 ñã ñ c p, các thành viên ñó là: ch ñ u tư, nhà tài tr , nhà thi t k , nhà tư v n, nhà cung ng, nhà th u, ngư i có th m quy n quy t ñ nh ñ u tư, các t ch c tài chính... và ban QLDA. Ban QLDA ñư c ñi u hành b i ch nhi m hay giám ñ c d án (Project Manager). Ban QLDA là m t t p th các cán b nhân viên tr c ti p th c hi n các công vi c th c hi n d án. Ban QLDA ñư c thành l p trong th i gian t n t i c a d án. Sau khi d án k t thúc d án, ban QLDA b gi i th . T ch c qu n lý ban QLDA T ch c ho t ñ ng ban Qu n lý Hình thành và phát QLDA ngu n nhân l c ban QLDA tri n ban QLDA chi n lư c qu n lý nhân hình thành t ch c ho t ñ ng lc cơ c u t ch c chung l p k ho ch nhân l c phân chia hình thành và phát trách nhi m và tri n văn hoá trong t phát tri n nhân l c: ch c, công vi c và quy n h n - ñào t o ñoàn th - nâng cao tay ngh b nhi m - ñào t o l i t ch c truy n thông ch nhi m d án - s nghi p tương lai và văn phòng d án phát tri n t ch c t ch c quá trình ra v n ñ ñ ng viên, ban qu n lý khuy n khích khen quy t ñ nh lĩnh v c tâm lý-xã h i: t ch c các cu c h p - nh ng ưu ñãi - các b o ñ m xã h i t ch c các cu c ñàm - các xung ñ t phán qu n lý th i gian làm vi c Hình 3.1. N i dung t ch c qu n lý ban QLDA 39
1.2. Lý thuy t qu n lý nhóm và n i dung t ch c qu n lý Ban qu n lý d án Sau khi cơ c u t ch c qu n lý d án (hình th c qu n lý d án) ñã ñư c xác ñ nh thì vi c hình thành Ban QLDA có tính ch t quy t ñ nh ñ n ch t lư ng c a công tác qu n lý d án v sau. T ch c qu n lý ban QLDA c n d a trên lý thuy t v qu n lý nhóm. V n ñ này g n ñây ngày càng ñư c quan tâm nhi u hơn vì ngư i ta nh n ra r ng t ng ngư i ñơn l có th r t c n cù và làm vi c r t hi u qu . Nhưng nh ng con ngư i ñó khi k t h p v i nhau l i không t o nên ñư c m t s c m nh chung mà ñôi khi l i còn c n tr l n nhau, có tác ñ ng tiêu c c ñ n công vi c chung. Có th th y ñi u này qua m t ví d như sau: m t ngư i bơi thuy n m t 30 phút ñ sang sông. Cũng con thuy n y, cũng khúc sông y nhưng m t nhóm 3 ngư i l i bơi m t 45 phút m i sang ñư c b bên kia. Rõ ràng, ñ t o nên m t s c m nh t p th ngư i ta ph i có kh năng k t h p v i nhau. Kh năng k t h p v i nhau ñó ñư c hình t hai y u t là: (i) k năng ho t ñ ng t p th c a t ng thành viên; và (ii) v n ñ qu n lý t p th . ðó là các v n ñ thu c lý thuy t qu n lý nhóm và th hi n trong công tác t ch c qu n lý ban QLDA các góc ñ : - Hình thành ban QLDA ñ qu n lý th c hi n d án (g i t t là ban QLDA); - T ch c ho t ñ ng và qu n lý nhân s ban QLDA. Nói khác ñi, t ch c qu n lý ban QLDA bao g m các v n ñ hình thành ban QLDA, cung c p ngu n nhân l c cho ban QLDA, th c hi n ki m tra và ñ ng viên khuy n khích các thành viên c a ban QLDA nh m nâng cao hi u qu công vi c và ñưa d án t i m c tiêu ñã ñ nh (hình 3.1). 2. HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRI N BAN QU N LÝ D ÁN 2.1. Mô hình và nguyên t c hình thành ban QLDA 2.1.1. Mô hình hình thành cơ c u t ch c ban QLDA M i quan h và liên h c a các thành viên trong ban QLDA th hi n cơ c u t ch c c a ban. Có 2 mô hình cơ b n hình thành ban qu n lý QLDA là: a. Nh ng thành viên ch y u c a d án - ch ñ u tư, nhà th u (ngoài ra, có th có các thành viên khác) thành l p các ban qu n lý riêng c a mình, có ngư i ch huy riêng, ch u trách nhi m v d án. (Trư ng ban qu n lý t phía nhà th u, trong th c t QLDA Vi t nam, thông thư ng ñư c g i là giám ñ c ñi u hành d án). Trư ng nh ng ban qu n lý nh này l i ch u s ñi u hành b i m t ch nhi m (Project Manager) duy nh t c a d án. Tuỳ thu c hình th c t ch c th c hi n d án mà trư ng ban qu n lý t nhà th u hay trư ng ban qu n lý t ch ñ u tư s là ch nhi m c d án. Ch nhi m d án ñi u hành ho t ñ ng c a t t c các thành viên c a các ban qu n lý, và như v y t o nên m t ban qu n lý duy nh t t các ban qu n lý nh , g i là "ban QLDA". b. Hình thành m t ban QLDA duy nh t ch u s ñi u hành c a ch nhi m d án. Trong thành ph n c a ban qu n lý có ñ i di n c a t t c các thành viên tham gia d án. Các ñ i di n c a các thành viên d án th c hi n các ch c năng, nhi m v c a mình theo như trách nhi m ñã ñư c phân công. 40
2.1.2. Nguyên t c hình thành ban QLDA Khi thành l p ban QLDA c n chú ý các y u t sau: a. ð c thù c a d án: Ban QLDA l p ra ñ th c hi n d án, vì v y ñ c thù c a d án là m t trong nh ng y u t chính ph i tính ñ n khi thành l p ban. ð c thù c a d án xác ñ nh cơ c u chính th c c a ban QLDA; cơ c u vai trò c a các thành viên; danh m c các hi u bi t, k năng và tay ngh m i thành viên ph i có. ð c thù c a d án còn là các th i h n, giai ño n và các lo i công vi c c a d án. b. Môi trư ng t ch c - văn hoá c a d án: Môi trư ng t ch c - văn hoá c a d án phân ra thành môi trư ng bên trong và môi trư ng bên ngoài. Môi trư ng bên ngoài c a d án bao g m các v n ñ v kinh t , xã h i, pháp lý, k thu t, công ngh ... Môi trư ng bên trong hay văn hoá t ch c c a ban QLDA bao g m các v n ñ : (i) các tiêu chu n chung c a ban; (ii) phương pháp phân chia quy n l c, phân chia vai trò; (iii) s ñoàn k t và liên k t c a các thành viên trong ban; và (iv) phương pháp ñ c thù c a ban ñ t ch c và th c hi n các quá trình, các ho t ñ ng chung như truy n thông, gi i quy t xung ñ t, ra quy t ñ nh, quan h ngo i giao... c. ð c ñi m phong cách cá nhân c a ngư i lãnh ñ o ban: ð c ñi m phong cách cá nhân c a ngư i lãnh ñ o ban QLDA nh hư ng ñ n c h th ng m i quan h gi a ngư i ch huy và các thu c c p. Lý thuy t lãnh ñ o hi n ñ i cho r ng phương th c lãnh ñ o t t nh t là nâng cao kh năng t lãnh ñ o c a các thu c c p. Ngư i lãnh ñ o gi i là ngư i bi t giao cho thu c c p nh ng công vi c mà chính b n thân h (thu c c p) cũng mu n làm, hư ng cho h như chính h mu n th . T ch c qu n lý ban QLDA liên quan ñ n các v n ñ v hình thành cơ c u t ch c h p lý, ñ m b o cho ban ngu n nhân l c có trình ñ chuyên môn cao, ñ t ñư c m i quan h t i ưu gi a ki m tra t bên ngoài và tính ñ c l p c a ban. Ngư i lãnh ñ o ban QLDA ph i m m d o, t tin vào b n thân và các thành viên c a ban. S nh hư ng trong ban không d a trên quy n l c hay v trí ñư c giao mà ph i d a trên uy tín và trình ñ chuyên môn. 2.1.3. Quan h gi a các thành viên trong ban QLDA ð ban QLDA làm vi c t t c n ph i t o nên cho t t c thành viên c a nó m t ni m tin vào "s m ng" c a ban là ñư c thành l p nên ñ hoàn thành d án m t cách hi u qu . Các thành viên c a ban QLDA c n có t h p các k năng b khuy t cho nhau. Các k năng ñó có th chia thành 3 nhóm: (i) chuyên môn nghi p v (k thu t và/ho c ch c năng); (ii) k năng gi i quy t v n ñ và ra quy t ñ nh; và (iii) k năng giao ti p, hành x : bi t ch p nh n r i ro; bi t phê phán m t cách xây d ng; bi t "nghe" m t cách tích c c... 41
ð u vào Quá trình ð u ra - ñ c ñi m c a d án Các cơ c u: Các yêu c u: - môi trư ng d án - phân chia công vi c - v ch t lư ng chuyên - các ngu n l c c a d - phân chia quy n l c và trách môn và cá nhân c a ban án nhi m - v quá trình ho t ñ ng - v văn phòng d án - r i ro c a d án - phân chia quá trình ho t ñ ng - v truy n thông c a d án Các ng c viên ti m - hình thành cơ c u t ch c ban - t p h p các nhà QLDA năng cho thành viên - thành l p văn phòng d án chính - l a ch n và b nhi m ch nhi m ban QLDA - b t ñ u công vi c d án và các nhà QLDA chính - phân chia quy n l c và trách nhi m - t ch c ho t ñ ng chung Ban QLDA có kh năng Kh i công d án - t ch c trao ñ i thông tin hoàn thành công vi c - t ch c công vi c qu n lý nhân lc - hình thành cơ c u cán b - hình thành văn hoá trong t ch c, công vi c và ñoàn th - quá trình th c hi n - quá trình ra quy t ñ nh Hoàn thành d án d án - phát tri n v m t t ch c, chuyên môn và công vi c c a ban - các y u t gây b t n QLDA. Hình 3.2. Mô hình quá trình hình thành ban QLDA Ban QLDA có các d u hi u cơ b n sau: - có t ch c n i b , bao g m các b ph n v qu n lý, ki m tra, có quy ch n i b ; - có các giá tr chung: tính c ng ñ ng trong ban, dư lu n xã h i trong ban; - có nguyên t c riêng, ñ c l p, khác v i các nhóm ngư i khác; - có áp l c nhóm, nghĩa là s nh hư ng c a công vi c chung, m c tiêu chung ñ n cách hành x c a các thành viên; - có s hư ng t i tính b n v ng trong m i quan h gi a ngư i v i ngư i trong ban trong quá trình gi i quy t các công vi c chung; 42
- có th hình thành m t s thông l và truy n th ng nh t ñ nh. 2.2. Ban QLDA hi u qu M t ban QLDA ñư c coi là có hi u qu khi nó ñ t ñư c các ch tiêu c a m t cơ c u t ch c có hi u qu . ñây c n ch ra nh ng nét ñ c trưng riêng cho ban QLDA khác v i các cơ c u t ch c khác. T góc nhìn này có th chia ra khía c nh ho t ñ ng chuyên môn và khía c nh t ch c - tâm lý c a ho t ñ ng nhóm. Trong lĩnh v c ho t ñ ng chuyên môn, hi u qu ban qu n lý trư c h t là s ñ nh hư ng cho c ban ñ n k t qu cu i cùng; là s sáng t o và ch ñ ng trong gi i quy t công vi c; năng su t lao ñ ng cao và luôn luôn tìm tòi phương án gi i quy t t t nh t; th o lu n các v n ñ n y sinh m t cách tích c c và thích thú. Theo khía c nh t ch c - tâm lý c a ho t ñ ng thì ban QLDA có hi u qu là ban qu n lý ñ t ñư c: - b u không khí trong ban không mang tính hình th c câu n ; - s n sàng nh n và n m b t các nhi m v ñư c giao; - các thành viên l ng nghe nhau; - các thành viên luôn luôn tham gia th o lu n các v n ñ n y sinh n u có th ; - không gi u di m không ch các ý tư ng mà c tình c m; - có các xung ñ t và b t ñ ng, nhưng các xung ñ t và b t ñ ng này là v các gi i pháp, phương pháp ch không ph i là v b n thân m t cá nhân nào ñó. Ngoài ra, chúng (các xung ñ t và b t ñ ng) ph i ñư c th hi n ra, tránh "b ng m t mà không b ng lòng"; - nh n th c c a c ban v công vi c ñang làm, gi i quy t các v n ñ trên cơ s ñ ng thu n ch không ph i trên cơ s b phi u ña s . N u ñ t ñư c nh ng ñi u k trên, ban QLDA không ch hoàn thành thành công s m ng c a mình mà còn tho mãn ñư c nhu c u c a t ng cá nhân ho c t ng nhóm nh thành viên trong c ban QLDA. Mô hình quá trình hình thành ban QLDA th hi n trên hình 3.2. Trong hình 3.2, k t qu ñ u ra là d án hoàn thành ñ t ñư c các m c tiêu ñã ñ nh trư c. ðây chính là ch tiêu cơ b n v k t qu ho t ñ ng c a ban QLDA. Song, cũng t n t i các k t qu trong n i b ban qu n lý. Các k t qu n i b ñó có th là chung như s hình thành m t s ñ nh m c m i, có th là riêng như thu nh n thêm ki n th c, k năng m i c a t ng cá nhân. Các k t qu này nh hư ng t t t i ho t ñ ng c a ban QLDA. 2.3. Phương pháp hình thành ban QLDA Có 4 phương pháp hình thành ban QLDA là: d a vào các m c tiêu; d a vào các m i quan h cá nhân; d a vào trách nhi m và phương pháp ñ nh hư ng v n ñ . a. Phương pháp d a vào các m c tiêu cho phép các thành viên c a ban QLDA ñ nh hư ng t t hơn trong quá trình l a ch n và th c hi n các m c tiêu chung c a ban trong quá trình th c hi n d án. b. Phương pháp d a vào các m i quan h cá nhân t p trung vào vi c c i thi n các m i quan h cá nhân trong ban QLDA v i gi ñ nh r ng uy tín cá nhân làm tăng hi u qu c a các 43
ho t ñ ng chung. M c tiêu c a phương pháp này là tăng cư ng s tin tư ng c a c ban, khuy n khích s ng h mang tính t p th và tăng cư ng s trao ñ i thông tin trong n i b ban. c. Phương pháp d a vào trách nhi m là s t ch c các bu i th o lu n, ñàm phán gi a các thành viên ban QLDA v trách nhi m, vai trò c a h trong d án v i gi ñ nh r ng trách nhi m, vai trò c a các thành viên có nhi u ph n giao thoa. Hành vi c a ban qu n lý có th b thay ñ i do có s thay ñ i trong quá trình th c hi n d án và trong quá trình nh n th c trách nhi m c a cá nhân. d. Phương pháp ñ nh hư ng v n ñ (thông qua gi i quy t v n ñ ): t ch c hàng lo t các bu i g p g có ñ nh trư c v i các nhóm chuyên gia có m c tiêu chung và m i quan h t ch c chung trong khuôn kh ban QLDA. N i dung c a phương pháp là phát tri n d n d n quá trình gi i quy t các v n ñ chung c a ban và sau ñó là ñ t ñư c m c tiêu chính c a ban. M c tiêu chính c a vi c hình thành ban QLDA là s qu n lý ñ c l p và gi i quy t ñư c các v n ñ . Quá trình này có th không th c hi n ñư c ngay mà ñòi h i m t th i gian dài. Không hi m khi ban qu n lý không làm vi c ñư c m t cách có hi u qu vì s c n tr c a chính t p th lãnh ñ o hay c a chính b n thân ch nhi m d án. Trong quá trình làm vi c chung có th hình thành nh ng v n ñ quan tr ng, có tính th i s và ban qu n lý có th ñ t ñư c ñ n tr ng thái cân b ng m i v i c p ñ cao hơn c a s tham gia cá nhân và b u không khí t p th . 2.4. Trách nhi m và nh ng k năng ch y u c n có c a ch nhi m d án 2.4.1. Trách nhi m c a ch nhi m d án Trách nhi m c a ch nhi m d án v cơ b n có th ñư c chia thành 3 nhóm l n. ðó là trách nhi m ñ i v i t ch c c p trên, ñ i v i d án và ñ i v i các thành viên trong ban QLDA. a. ð i v i c p trên: Ch nhi m d án ph i ñ m b o b o t n m i ngu n l c và qu n lý hi u qu d án ñư c giao. C n báo cáo ñ y ñ và trung th c nh ng thông tin v tình tr ng hi n t i, chi phí, ti n ñ và tri n v ng c a d án. b. ð i v i d án: Ch nhi m d án c n ph i th c hi n nh ng nhi m v sau: - ñi u hành d án, ñ m b o hoàn thành theo ñúng m c tiêu, th i h n ñã quy ñ nh trong ph m vi ngu n l c và chi phí ñư c duy t; - ñi u hành ban qu n lý QLDA, ph i h p m i ngư i trong ban theo hư ng phát huy t i ña năng l c c a t ng nhân viên; - QLDA theo ñúng l ch trình th i gian, qu n lý chi phí, nhân l c, thông tin và qu n lý ch t lư ng; - qu n lý nh ng thay ñ i. c. ð i v i các thành viên trong ban QLDA: D án là m t t ch c t m th i và có th i h n nên ch nhi m d án c n ñ c bi t quan tâm ñ n m i thành viên trong ban QLDA. Khi d án s p k t thúc, ch nhi m d án nên có k 44