Các nguyên lý quản lý dự án part 3

Chia sẻ: Dasjhd Akdjka | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:24

Thêm vào BST

Báo xấu

587
lượt xem 341
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo tài liệu 'các nguyên lý quản lý dự án part 3', kỹ thuật - công nghệ, kiến trúc - xây dựng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Các nguyên lý quản lý dự án part 3

Ban QLDA ho t ñ ng như m t cơ th th ng nh t và là ñ i tư ng c a ho t ñ ng qu n lý. Văn hoá t ch c là m t công c chi n lư c m nh ñ hư ng ban QLDA t i các m c tiêu và k t qu chung. Thành ph n c a văn hoá t ch c có: - bi t v trí c a mình trong ban (ñ i v i các thành viên c a ban); - giá tr và các tiêu chu n hành vi; - các thông l ho t ñ ng th c t ; - h th ng truy n thông và văn hoá giao ti p; - nguyên t c, tiêu chí c a quy n h n và trách nhi m, c a quy ch và quy n l c; - nguyên t c c a các m i quan h không chính th c; - các thông l và truy n th ng hình thành trong ban; - m i quan h gi a m i ngư i v i nhau; - ñ o ñ c công vi c và lao ñ ng. Ki u qu n lý th hi n ñ c ñi m c a vi c ra quy t ñ nh qu n lý như th nào (hình th c qu n lý) và phương pháp th c hi n quy t ñ nh qu n lý (ñòn b y trong qu n lý). Ki u qu n lý ph i phù h p v i văn hoá t ch c c a ban QLDA và ñ c ñi m c a con ngư i làm vi c trong ban. Có các ki u qu n lý sau (b ng 3.3): Ki u 1: hình th c qu n lý t p trung v i các quy t ñ nh ñư c ñưa ra b i m t cá nhân là lãnh t c a ban. Hình th c này phù h p v i văn hoá t ch c h u cơ, nghĩa là thành viên c a ban là nh ng ngư i thi hành vâng l i, thu c d ng quan h gia ñình. ðòn b y qu n lý chính trong trư ng h p này là uy tín c a ngư i lãnh ñ o. Ki u 2: hình th c qu n lý th trư ng, các quy t ñ nh ñư c ñưa ra theo quy lu t th trư ng và th trư ng là thư c ño cơ b n cho hi u qu c a các quy t ñ nh. ðòn b y cơ b n tác ñ ng lên con ngư i là ti n và v t ch t, tương ng v i vi c coi các c ng tác viên là ch th c a th trư ng lao ñ ng. Ngư i lãnh ñ o s là m nh và hi u qu n u ñ m b o cho các c ng tác viên s ñ n bù v t ch t, tương ng v i s c l c h ñã b ra, có l i hơn so v i các nhà lãnh ñ o khác. Hình th c qu n lý này phù h p v i văn hoá t ch c thương m i. Trong văn hoá t ch c thương m i, các thành viên tích c c hư ng t i s tăng ti n ch c v cùng v i tăng thêm trách nhi m, kh i lư ng công vi c và m c ñ tăng trư ng v t ch t tương ng. B ng 3.3. M i quan h gi a văn hoá t ch c, hình th c qu n lý và d ng ho t ñ ng chung D ng ho t ñ ng chung Hình th c qu n lý ðòn b y trong qu n lý ph i h p c ng ñ ng t p trung uy tín ph i h p theo cá th th trư ng ti n, v t ch t ph i h p theo trình t hành chính quan liêu s c m nh, quy n l c ph i h p sáng t o dân ch quy t c ñ i tho i ki n th c 49
Ki u 3: hình th c qu n lý quan liêu bao c p. Quy t ñ nh ñư c ñưa ra b i ngư i lãnh ñ o c p trên. ðòn b y cơ b n tác ñ ng lên con ngư i là quy n l c, thư ng d a trên phương pháp tác ñ ng tr c ti p (m nh l nh và tr ng ph t). Hình th c này phù h p v i văn hoá t ch c hành chính quan liêu, trong ñó có các thành viên tuân th k lu t công ngh , nghiêm ch nh th c hi n các ch c năng c a mình và m nh l nh c a th trư ng. Ki u 4: hình th c qu n lý dân ch . Ki u qu n lý này s d ng quy t c như m t ñòn b y cơ b n. ð i v i văn hoá t ch c ki u này thư ng có các nhà chuyên nghi p, m t m t, ñ nh hư ng ñ t t i k t qu (ñ nh n ñư c thêm ki n th c), m t khác, hư ng t i s phát tri n chuyên môn cá nhân. ð t ñư c m c tiêu trong t p th nh ng cá nhân tích c c v i các ñ nh hư ng khác nhau là không th ñư c n u không có nh ng nguyên t c ng x nh t ñ nh - các quy t c. Nhưng các quy t c này c n thi t ph i dân ch ñ ñ m b o ñ t ñư c quy n l i cho ña s tuân th theo quy t c và ñ m b o các quy n h p pháp cho thi u s . Ki u 5: Th i gian g n ñây ngư i ta b t ñ u nh c ñ n m t ki u qu n lý m i v i hình th c qu n lý ñ i tho i. Trong ki u qu n lý này, ch c năng qu n lý ñư c phân chia và ñư c th c hi n m t cách có hi u qu b i các nhà chuyên nghi p v i s tham gia tích c c và ngang hàng c a m i ngư i trong s h như nh ng ch th qu n lý. ð c ñi m cơ b n c a ki u qu n lý này là vi c s d ng ki n th c như ñòn b y qu n lý chính. Ho t ñ ng qu n lý ch có th có hi u qu v i ki n th c c a t p th các nhà chuyên nghi p trong các lĩnh v c khác nhau. 3.3. Ra quy t ñ nh Quy t ñ nh qu n lý là hành vi sáng t o c a nhà qu n lý nh m ñ nh ra m c tiêu, chương trình và tính ch t ho t ñ ng c a ban QLDA ñ gi i quy t m t v n ñ nào ñó trên cơ s hi u bi t các quy lu t v n ñ ng khách quan và phân tích các thông tin v hi n tr ng c a d án và môi trư ng. Có th xác ñ nh n i dung c a m t quy t ñ nh là nh m tr l i ñư c các câu h i: Ph i làm gì? Không làm ho c làm khác ñi có ñư c hay không? Làm như th nào? Ai làm? Khi nào làm? Làm trong bao lâu? Làm ñâu? ði u ki n v t ch t ñ th c hi n là gì? Quy n h n c a ngư i làm? Trách nhi m c a ngư i làm? Ai s c n tr quy t ñ nh, m c ñ và cách x lý? Khó khăn nào s x y ra và cách kh c ph c, tri n v ng c a vi c th c hi n quy t ñ nh? T ch c ki m tra và t ng k t báo cáo như th nào? H u qu c a vi c ra quy t ñ nh? Quy t ñ nh nào trư c ñó ph i hu b ? Quy t ñ nh nào s ñưa ra ti p theo? M t s y u t cơ b n nh hư ng ñ n quá trình ra quy t ñ nh là: hoàn c nh ra quy t ñ nh; nh hư ng c a ban QLDA, t p th và tính cách c a ngư i lãnh ñ o; giá tr và truy n th ng văn hoá t ch c c a ban. Truy n th ng văn hoá t ch c c a ban QLDA nh hư ng ñ n hành vi và m i quan h gi a các thành viên trong ban. M t s yêu c u cơ b n ñ i v i quy t ñ nh qu n lý là: tính hi u qu , tính kinh t , tính th i cơ, có cơ s và tính kh thi. M t v n ñ không kém ph n quan tr ng ñ ñ t hi u qu ñ i v i các quy t ñ nh qu n lý là phương pháp giao nhi m v cho nh ng ngư i th c hi n c th . ð ñưa quy t ñ nh qu n lý ñ n ngư i th c hi n, trư c h t c n chia nó ra thành các nhi m v c th cho ban qu n lý ho c ngư i th c hi n c th , sau ñó l a ch n ngư i th c hi n. Khi giao nhi m v c n ph i tính ñ n v trí và trách nhi m công tác c a t ng ngư i. Bi t giao ñúng ngư i, ñúng vi c là y u t quy t ñ nh tính hi u qu c a quy t ñ nh qu n lý. Có th có nh ng nguyên nhân sau làm cho m t quy t ñ nh không ñư c th c hi n: 50
- quy t ñ nh ñư c th hi n không rõ ràng; - quy t ñ nh ñư c th hi n rõ ràng nhưng ngư i th c hi n không ñư c gi i thích ñ y ñ; - quy t ñ nh ñư c th hi n rõ ràng, ngư i th c hi n ñư c gi i thích ñ y ñ nhưng thi u ñi u ki n và phương ti n th c hi n; - quy t ñ nh ñư c th hi n rõ ràng, ngư i th c hi n ñư c gi i thích ñ y ñ , ñi u ki n và phương ti n th c hi n cũng có ñ nhưng không có s ñ ng thu n c a ngư i th c hi n v i phương án quy t ñ nh c th này. Rõ ràng, kh năng ch n ngư i giao vi c, kh c ph c các y u t tiêu c c c khách quan l n ch quan, ñưa quy t ñ nh qu n lý vào cu c s ng c a nhà qu n lý có th lo i b nh ng ñ ng tác, công vi c, chi phí không c n thi t, làm quan h gi a các thành viên t t hơn, kích thích h ho t ñ ng tích c c hơn và làm cho v n ñ ki m tra vi c th c hi n quy t ñ nh ñơn gi n hơn. 3.4. Xung ñ t và qu n lý xung ñ t Ban QLDA bao g m các thành viên ñ n t nhi u chuyên ngành cùng nhau th c hi n các công vi c mang tính ch t ña ngành. Các thành viên này, m i ngư i l i có các ñ nh hư ng, m c tiêu, tiêu chu n giá tr , phương pháp làm vi c, kinh nghi m khác nhau... nên xung ñ t là không th tránh kh i. 3.4.1. M t s khái ni m cơ b n S hình thành không khí ph i h p và ñoàn k t trong ban qu n lý không th lo i b xung ñ t. Ch nhi m d án c n ph i hi u r ng không có xung ñ t, không có mâu thu n (v n là ñ ng cơ cho phát tri n) thì không th có s ti n lên phía trư c. Vì v y, ch nhi m d án c n ph i nh n bi t ph m trù c a xung ñ t và l a ch n chi n lư c gi i quy t xung ñ t ñ th c hi n thành công d án. Nhìn t góc ñ tâm lý h c, xung ñ t là s va ch m c a các khuynh hư ng ñ i l p, không tương ñ ng trong m t th i kỳ nh n th c nào ñó c a con ngư i. Xung ñ t có th x y ra trong quan h gi a ngư i/nhóm ngư i v i m t ho c m t vài ngư i/nhóm ngư i khác, làm xu t hi n nh ng xúc ñ ng tình c m, tâm lý mãnh li t. Có th th y rõ nguyên nhân c a xung ñ t là s va ch m c a nh ng l i ích, quan ni m, nhu c u, giá tr và phương pháp ñ t ñ n giá tr không tương thích. Xung ñ t có th là theo phương ngang (gi a các thành viên không tr c thu c nhau); theo phương d c (gi a c p trên và c p dư i) và h n h p. Có th có các lo i xung ñ t: trong n i tâm m t ngư i; gi a các cá th ; gi a các th v i ban qu n lý ngư i; gi a các ban qu n lý ngư i. Xung ñ t có th tr i qua 4 giai ño n: (1) xu t hi n tình hu ng xung ñ t khách quan; (2) nh n bi t xung ñ t; (3) các hành ñ ng xung ñ t; (4) tháo d ho c gi i quy t xung ñ t. Hai giai ño n gi a có th b b qua n u tình hu ng xung ñ t khách quan xu t hi n nhưng không ñư c nh n bi t cho ñ n khi nó qua ñi ho c ñư c gi i quy t ngay trong giai ño n nh n bi t mà không chuy n sang giai ño n hành ñ ng. Thông thư ng, xung ñ t tr i qua c 4 giai ño n. Xung ñ t có 2 ch c năng chính là xây d ng và phá v (b ng 3.4). 51
Ngư i lãnh ñ o ph i d ñoán trư c các nh hư ng có th d n ñ n xung ñ t c a các thay ñ i ñang x y ra, phân tích toàn b h th ng các m i quan h c a nhóm ngư i, bi t qu n lý các xung ñ t và tìm ra phương pháp làm cho các xung ñ t tr thành mang tính xây d ng. B ng 3.4. Ch c năng c a xung ñ t Ch c năng xây d ng Ch c năng phá v làm tăng hi u qu ho t ñ ng c a ban và t o liên quan ñ n s ñ v quan h , không th ñi u ki n cho: làm vi c chung, th m chí h n thù... - phát tri n cá th , ban, phát tri n m i quan h - làm gi m m nh hi u qu làm vi c c a ban gi a các cá th ; cho phép m r ng và thay ñ i và t ch c/h th ng. hoàn c nh, phương pháp ph i h p hành ñ ng; - tăng thêm s hi u bi t l n nhau gi a các thành viên trong ho t ñ ng chung; - gi m xác su t trì tr và suy thoái c a ban. 3.4.2. Qu n lý xung ñ t Xung ñ t có th ñư c gi i quy t m t cách xây d ng n u: - xung ñ t ñư c các bên nh n bi t m t cách tương thích, nghĩa là s ñánh giá hành ñ ng và d ng ý c a mình cũng như c a ñ i tác m t cách khách quan, không thiên l ch; - các bên s n sàng ñ i tho i c i m và hi u qu , s n sàng th o lu n v n ñ v i ñ các phía ("ba m t m t l i"), th hi n quan ñi m c a mình ñ i v i s vi c m t cách c i m và s n sàng tìm l i thoát ra kh i xung ñ t; - xây d ng ñư c m t không khí ñoàn k t và tin tư ng l n nhau. Có 2 nhóm phương pháp cơ b n qu n lý xung ñ t: nhóm phương pháp mang tính cơ c u và nhóm phương pháp cá nhân. Các phương pháp cơ c u sau ñây có th t o ñi u ki n gi i quy t xung ñ t: (i) gi i thích rõ yêu c u ñ i v i công vi c; (ii) s d ng các cơ ch ph i h p và liên k t có tác d ng liên k t ho t ñ ng c a nh ng ngư i ho c b ph n khác nhau; s d ng th t c ra quy t ñ nh và trao ñ i thông tin; (iii) xác l p các m c tiêu chung cho c t ch c; (iv) áp d ng h th ng thư ng ph t. Các phương pháp cá nhân qu n lý tình hu ng xung ñ t là d a vào 5 phong cách ng x cơ b n sau: xoa d u; tho hi p; h p tác; b qua và ñ i l p. Xoa d u s d ng khi quan tr ng là l p l i không khí yên tĩnh và n ñ nh ch không ph i là gi i quy t xung ñ t ho c khi ñ i tư ng c a xung ñ t ch quan tr ng ñ i v i các bên tham gia ch không quan tr ng v i ngư i xoa d u. 52
Tho hi p là các bên c g ng ñi u hoà b t ñ ng b ng nh ng như ng b nh t ñ nh t c 2 phía. Tho hi p cho phép gi i quy t xung ñ t tương ñ i nhanh nhưng không ph i lúc nào cũng t o ra nh ng quy t ñ nh t i ưu. H p tác là khi các bên có ý ki n khác nhau nhưng s n sàng l ng nghe nhau, ñ bày t quan ñi m c a mình, ñ hi u nguyên nhân xung ñ t và xây d ng quan h lâu dài cùng có l i. Phương pháp này khó, ñòi h i bi t ki m ch , bi t th hi n rõ mong mu n c a mình và l ng nghe ngư i khác. B qua nghĩa là ngư i ta không b o v quan ñi m c a mình cũng không h p tác, không xây d ng phương án gi i quy t xung ñ t mà ñơn thu n là không ti p xúc ñ tránh b t hoà và không mu n gi i quy t v n ñ . Trong trư ng h p này, xung ñ t không x y ra nhưng v n ñ còn ñó. Phương pháp này s d ng v i m c ñích hoãn binh, tranh th th i gian ñ tìm hi u thêm thông tin, nghiên c u tình hu ng. ð i l p là quy t tâm b o v quan ñi m c a mình, không ñ m x a gì ñ n ý ki n c a ngư i khác. Phương pháp này thông thư ng ñư c nh ng ngư i có ý chí, có uy tín, có quy n l c s d ng, có th ñư c áp d ng trong trư ng h p khi ngư i lãnh ñ o ñ u tranh th ng th n cho quy n l i c a mình, cho r ng quy t ñ nh c a mình là t i ưu, ho c là khi c n ph i ra nh ng quy t ñ nh b t thư ng. Nó ph nh n s sáng t o c a c p dư i, c n tr trao ñ i thông tin t do và có th d n ñ n xung ñ t m i. S d ng phong cách ng x này hay phong cách ng x khác trong xung ñ t m t cách h p lý cho phép qu n lý tình hu ng m t cách hi u qu , có th gi i quy t xung ñ t m t cách xây d ng, h n ch ho c ngăn ng a xung ñ t. 4. QU N LÝ NHÂN L C BAN QU N LÝ D ÁN 4.1. L p k ho ch nhân l c cho d án K ho ch nhân l c cho d án ph i tr l i ñư c các câu h i sau: (1) C n bao nhiêu chuyên gia? lĩnh v c chuyên môn nào? khi nào và ñâu c n? (2) Thu hút cán b c n thi t b ng cách nào? tinh gi n ho c t i ưu hoá vi c s d ng ngu n l c con ngư i dư th a như th nào? (3) Dùng cán b như th nào cho t t hơn, phù h p v i trình ñ , kh năng và ñ ng cơ c ah ? (4) ð m b o ñi u ki n phát tri n ngu n nhân l c như th nào? và (5) Các bi n pháp c n thi t trên ñòi h i bao nhiêu chi phí? ðánh giá nhu c u c a d án v nhân l c có 2 m t: ñ nh tính và ñ nh lư ng. ðánh giá nhu c u nhân l c c a d án v m t ñ nh lư ng tr l i cho câu h i "bao nhiêu?". Nó d a trên s phân tích v : (i) cơ c u t ch c c a ban QLDA (s c p qu n lý, s b ph n (ch c năng) qu n lý, s phân chia trách nhi m); (ii) các yêu c u c a công ngh s n xu t (hình th c t ch c ho t ñ ng chung c a nh ng ngư i thi hành); (iii) k ho ch t ch c th c hi n; 53
(iv) d báo v s thay ñ i nhu c u nhân l c c a d án v s lư ng. ðánh giá nhu c u nhân l c c a d án v m t ñ nh tính là th tr l i câu h i "ai?". ðây là v n ñ ph c t p hơn vì ph i tính ñ n các ñ nh hư ng giá tr , trình ñ văn hoá, k năng chuyên môn, kinh nghi m ngh nghi p c a cán b c n thi t cho ban QLDA. M t khía c nh quan tr ng trong ñánh giá cán b là l p các k ho ch t ch c và tài chính, bao g m các n i dung: (i) xây d ng các bi n pháp thu hút cán b ; (ii) xây d ng các phương pháp ñánh giá ng c viên; (iii) tính toán nhu c u tài chính cho vi c thu hút và ñánh giá cán b ; (iv) th c hi n các bi n pháp ñánh giá; (v) xây d ng chương trình phát tri n nhân l c; (vi) ñánh giá chi phí cho chương trình phát tri n nhân l c. 4.2. Thu hút, l a ch n và ñánh giá cán b d án Cán b là thành t quan tr ng nh t c a ban QLDA. Ban qu n lý có ñư c thi t k cơ c u t t ñ n th nào ñi chăng n a mà không có các cán b qu n lý ñ năng l c, có kh năng chuyên môn, có các tiêu chu n xã h i và hành vi ng x phù h p, kh năng làm vi c chung trong ban qu n lý... thì nó (ban qu n lý) cũng khó có th ho t ñ ng hi u qu . Vì l ñó, ñánh giá và l a ch n cán b là m t trong nh ng ch c năng quan tr ng c a qu n lý nhân l c ban QLDA. Trong l a ch n cán b có th s d ng ngu n cán b bên trong và bên ngoài t ch c/h th ng: chuy n d ch cán b ho c thuê mư n, tuy n ngoài. ðánh giá cán b có th có 3 m c ñích: hành chính, thông tin và ñánh giá ñ ng cơ. M c ñích hành chính là ñ ra các quy t ñ nh hành chính trong k ho ch d tr , thuyên chuy n cán b (thăng ch c, h ch c, sa th i hay chuy n d ch). ðánh giá cán b v khía c nh thông tin ñ m i ngư i bi t v m c ñ công vi c mình th c hi n và có d p nhìn l i mình t bên ngoài. ðánh giá v ñ ng cơ là ñ xác ñ nh nh ng phương pháp thúc ñ y cán b (v t ch t hay tinh th n, b ng ch c v hay ph i ép bu c). Nh ng tiêu chu n ñánh giá cán b cơ b n là: (i) trình ñ văn hoá và k năng chuyên môn; (ii) kinh nghi m s n xu t và ki n th c th c t ; (iii) các ph m ch t t ch c; (iv) phong cách (c n th n và ch nh t , l ch thi p, t nh , bi t kìm ch b n thân, t tin, tính trung th c, tính ñúng m c...); (v) khát v ng (mong mu n thăng ti n trong công tác, năng ñ ng, tích c c, s n sàng ti p thu ki n th c và k năng m i, m n cán...); (vi) kh năng trí tu (kh năng tư duy tr u tư ng, s uyên bác nói chung, kh năng xét ñoán, kh năng ñàm phán...); 54
(vii) kh năng nói (trình bày suy nghĩ rõ ràng và m ch l c, v n t v ng, m c ñ nhanh trí...); (viii) tình tr ng s c kho , tu i tác. Trên ñây là các tiêu chu n chung. Áp d ng vào th c t c n c th hoá cho t ng v trí cán b và l a ch n phương pháp ñánh giá phù h p, cho phép th c hi n công vi c này m t cách nhanh chóng và hi u qu , tương ng v i tính ch t c a v n ñ và tình hu ng c th . M t s phương pháp ñánh giá cán b : 1. Ki m tra chuyên môn: m c ñích ñánh giá kh năng th c hi n m t ho t ñ ng nh t ñ nh. Thư ng dùng bài ki m tra g n gi ng như công vi c c th mà ng c viên s ph i th c hi n. 2. Ki m tra năng l c chung: ñánh giá m c ñ phát tri n và các ñ c ñi m riêng v tư duy, trí nh và các ch c năng th n kinh khác; có tác d ng ñánh giá kh năng ti p thu, h c t p c a ng c viên. 3. Ki m tra và nghiên c u ti u s : quan h gia ñình, tính ch t giáo d c, phát tri n th l c, nhu c u và ham thích chính, ñ c ñi m trí tu ... S d ng c các tài li u h sơ cá nhân theo dõi quá trình phát tri n c a cán b ñ tìm ra k t lu n v tri n v ng c a ng c viên. 4. Ki m tra cá nhân: ñánh giá hư ng hành vi ng x và nh ng kh năng ti m tàng. 5. Ph ng v n. 6. Ti n c . 4.3. ðào t o và phát tri n nhân l c ban QLDA M t v n ñ r t quan tr ng trong qu n lý nhân l c là ñào t o và ñào t o l i các cán b QLDA. Có th th c hi n vi c ñào t o và phát tri n nhân l c b ng 2 cách: a. Nâng cao trình ñ chuyên môn nghi p v chung cho cán b . H th ng nâng cao trình ñ có ng n h n (vài ngày ñ n vài tu n), trung h n (vài tu n ñ n vài tháng) và c khoá ñ y ñ ñào t o l i ñư c th c hi n b i các trung tâm, vi n, trư ng ñ i h c... nư c ngoài tương ñ i ph bi n v n ñ ñào t o t xa, t ñào t o v i s giúp ñ c a công ngh thông tin. b. ð m b o tính tích c c, s ham thích và tính chuyên nghi p c a cán b trong th c hi n d án. Trong khuôn kh c a v n ñ này xu t hi n các nhi m v phát tri n cán b qu n lý: - bi t xác ñ nh v trí và vai trò c a mình trong quá trình QLDA, hi u các m c tiêu và chi n lư c c a d án nói chung, hi u các ch c năng trong khuôn kh ban QLDA; - bi t ñ nh hình các v n ñ và nhi m v chính mà b ph n mình ho c b n thân mình ph i th c hi n; - bi t ti p nh n ki n th c theo cách ti p c n hi n ñ i, ti p nh n các phương pháp hi n ñ i gi i quy t các nhi m v c a QLDA; - n m v ng công ngh làm vi c ban qu n lý trong quá trình gi i quy t v n ñ . Các hình th c ñào t o chính: các khoá ñào t o chung, các bu i th o lu n chuyên ñ , th c 55
t p các d án có chuyên gia tư v n nư c ngoài; ñào t o c a các gi ng viên và chuyên gia tư v n; chuy n giao công ngh ñào t o và QLDA. CÂU H I ÔN T P 1. Có nh ng cách hi u như th nào là ban QLDA? T i sao v n ñ qu n lý nhóm l i quan tr ng trong t ch c qu n lý ban QLDA? 2. Trình bày các mô hình, nguyên t c và phương pháp hình thành ban QLDA? M t ban QLDA như th nào ñư c coi là hi u qu ? Vai trò c a ch nhi m d án? M t ch nhi m d án c n có nh ng k năng gì? 3. Có th t ch c ho t ñ ng ban QLDA theo nh ng phong cách nào? V n ñ này ph thu c vào nh ng y u t nào? 4. Hi u th nào là văn hoá t ch c? Trình bày m i quan h gi a văn hoá t ch c, hình th c qu n lý và d ng (phong cách) ho t ñ ng chung? 5. Quy t ñ nh qu n lý là gì? N i dung c a m t quy t ñ nh qu n lý? Ra quy t ñ nh qu n lý c n d a trên các nguyên t c nào? 6. Hi u th nào là xung ñ t? Trình bày các phương pháp gi i quy t xung ñ t? Thông thư ng khi có xung ñ t v i ñ ng nghi p v công vi c chung anh ch thư ng gi i quy t v n ñ này như th nào? 7. Hãy nêu t m quan tr ng c a v n ñ thu hút, l a ch n và phát tri n nhân l c cho ban QLDA? M t k ho ch nhân l c ph i bao g m nh ng n i dung gì? BÀI T P TÌNH HU NG D án "L p chương trình qu n lý nhân l c" c a hãng T&T s p hoàn thành. Trong th i gian 1.5 năm làm vi c cho d án, k sư trư ng (l p trình viên trư ng) r t b ng lòng v i công vi c. Ông ñã ñư c gi a nh ng ngư i hi u ông và ông cũng hi u h . Ch nhi m d án ñã xây d ng ñư c m t t p th làm vi c hài hoà v i không khí không hình th c câu n , ñoàn k t, h p tác và t ng ngư i hi u rõ trách nhi m c a mình ñ i v i d án. ðây là m t trong nh ng nguyên nhân chính ñ d án thành công - nó ñang ñư c hoàn thành ñúng th i h n và ti t ki m chi phí kho ng 23 000 USD. Nhưng chính trong quá trình ch ñ i ngày k t thúc này, trong m t s thành viên ban QLDA xu t hi n thái ñ không tích c c trong công vi c ñ i v i d án. Trong m t cu c h p, k sư trư ng ñ t v n ñ v s ph n c a mình sau khi d án k t thúc. K sư trư ng: "Sau vài tu n n a là h t giai ño n v n hành th h th ng c a chúng ta và c d án k t thúc. Cùng v i d án, ban QLDA c a chúng ta cũng gi i tán. ði u này làm tôi r t bu n." Ch nhi m d án: "Hi n nhiên, trong thành công bao gi cũng có m t chút cay ñ ng. Thành th t mà nói, tôi cũng không dám kh ng ñ nh r ng d án sau chúng ta s làm vi c cùng nhau. Mà có làm vi c cùng ông thì ch c ch n cũng không có ñ nh ng khuôn m t này c a ban chúng ta. M t s ngư i th nào cũng s rơi vào các d án khác. Tôi nghĩ, không nên quá bu n vì chuy n này. T t c s n thôi. Trong ban QLDA c a chúng ta ñã hình thành m t h th ng QLDA t t và nó s là viên g ch n n móng cho nh ng ban QLDA hi u qu sau này. Còn v 56
ông, tôi luôn luôn s n sàng nh n ông v ban QLDA m i ho c ti n c ông cho nh ng ñ ng nghi p c a tôi. Song, tôi xin nh c l i, tôi không th ñ m b o b t c ñi u gì." K sư trư ng: "Ban QLDA m i - ñó luôn luôn là cái gì ñó b t ñ nh. Thành l p ban QLDA là m t vi c làm r t t nh . ñây, t t c có th b h ng ch vì m t ngư i, vì m t lý do nào ñó, không th nào hoà ñ ng cùng nh ng ngư i khác. Nhưng ñ y không ph i là ñi u ñáng s nh t. Tôi luôn s n sàng làm vi c cho d án m i. Cái tôi s nh t là ph i tr v phòng làm vi c cũ, phòng "Công ngh thông tin" c a tôi, v i vai trò m t nhân viên ch c năng như trư c. Trong quá trình làm vi c cho d án này tôi ñã ñánh m t t t c các m i quan h v i các b n ñ ng nghi p cũ r i. ðã có 2 tình hu ng khi làm vi c cho d án, tôi ñã th ng th ng ch ng ñ i l i h , ñương nhiên, cũng ch là vì công vi c, vì quy n l i cho d án. Tôi ñã không th ñ i x khác, ñơn thu n là không th khác ñư c. Không bi t, n u tôi quay tr v thì ngư i ta s ti p ñón tôi như th nào." Sau bu i h p, k sư trư ng ph i s a m t vài ch trong m t ph n nh c a chương trình s n ph m do ñã có m t s nh n xét. Sau 3 ngày làm vi c, ông tuyên b v i ch nhi m d án r ng ông tìm th y trong chương trình nh ng l i l n hơn so v i ñã phát hi n ra trong quá trình s d ng th . Sau khi th o lu n v n ñ này v i các thành viên còn l i c a d án, ban qu n lý quy t ñ nh t m d ng ñưa s n ph m vào s d ng th và ti p t c các công vi c l p trình. Cu i cùng, d án hoàn thành ch m m t 6 tháng và vư t quá ngân sách hãng ñã duy t là 75 000 USD. 1. Anh ch có nh n xét gì v tình hu ng trên? B n ch t c a v n ñ x y ra là gì? 2. Ch nhi m d án ñã có th b ng cách nào d p t t nh ng khuynh hư ng tiêu c c trong quá trình phát tri n ban QLDA? 3. T i sao và b ng cách nào nh ng khuynh hư ng tiêu c c k trên l i nh hư ng ñ n d án? 57
CHƯƠNG 4 L P K HO CH VÀ QU N LÝ PH M VI D ÁN 1. Khái ni m, n i dung, ý nghĩa c a l p k ho ch d án ___________________________ 59 1.1. Khái ni m l p k ho ch d án ________________________________________________ 59 1.2. N i dung c a công tác l p k ho ch ____________________________________________ 59 1.3. ý nghĩa c a k ho ch d án ___________________________________________________ 60 2. Trình t l p k ho ch d án________________________________________________ 61 3. Qu n lý ph m vi _________________________________________________________ 62 3.1. Ph m vi d án và c u hình s n ph m d án _____________________________________ 62 3.2. Các quá trình qu n lý ph m vi d án __________________________________________ 62 3.3. Qu n lý ph m vi trong h p ñ ng t ng th u EPC _________________________________ 63 4. Cơ c u phân tách công vi c WBS ___________________________________________ 63 4.1. Khái ni m, tác d ng và phương pháp l p cơ c u phân tách công vi c WBS ___________ 63 4.1.1. Khái ni m WBS _________________________________________________________________63 4.1.2. Tác d ng c a WBS _______________________________________________________________64 4.1.3. Các phương pháp l p WBS ________________________________________________________64 4.2. Trình t l p WBS __________________________________________________________ 66 4.3. M t s sai l m thư ng g p khi phân tách công vi c d án _________________________ 66 5. Ma tr n trách nhi m ______________________________________________________ 67 6. Các n i dung chính c a m t k ho ch t ng th ________________________________ 69 Câu h i ôn t p _____________________________________________________________ 70 Bài t p ___________________________________________________________________ 70 58
Qu n lý d án cũng có ñ y ñ các ch c năng như qu n lý truy n th ng. Các ch c năng cơ b n là l p k ho ch, t ch c, ñi u hành và ki m tra. ð i v i qu n lý truy n th ng, l p k ho ch ñư c coi là quan tr ng nh t, vì l p k ho ch là xu t phát ñi m c a m i quá trình qu n lý, nó g n li n v i vi c l a ch n m c tiêu và chương trình hành ñ ng trong tương lai, d a vào nó mà các nhà qu n lý xác ñ nh ñư c các ch c năng còn l i khác nh m b o ñ m ñ t ñư c các m c tiêu ñã ñ t ra. Qu n lý d án theo nghĩa r ng bao g m c giai ño n chu n b d án ñ u tư, th c hi n d án ñ u tư và k t thúc d án. Trong khi ñó, b n thân h sơ d án ñã là m t b n k ho ch chi ti t v vi c th c hi n công cu c ñ u tư. B i v y, l p k ho ch d án (ñ th c hi n d án) không ph i là xu t phát ñi m c a quá trình qu n lý d án theo nghĩa r ng. Trong th c t cũng v y, ñ th c hi n d án trư c tiên ngư i ta ph i xác l p ñư c mô hình cơ c u t ch c qu n lý th c hi n d án, thành l p nhóm qu n lý d án. Vi c l p k ho ch th c hi n d án là công vi c ñ u tiên mà nhóm qu n lý d án ph i th c hi n. Như v y, l p k ho ch th c hi n d án ch là ñi m kh i ñ u cho các công vi c th c hi n d án mà thôi. 1. KHÁI NI M, N I DUNG, Ý NGHĨA C A L P K HO CH D ÁN 1.1. Khái ni m l p k ho ch d án L p k ho ch d án là vi c t ch c d án theo m t trình t lô-gic, xác ñ nh nh ng công vi c c n làm, ngu n l c th c hi n và th i gian làm nh ng công vi c ñó nh m hoàn thành t t m c tiêu ñã xác ñ nh c a d án. L p k ho ch d án là vi c chi ti t hoá và lư ng hoá nh ng m c tiêu c a d án thành các công vi c c th và ho ch ñ nh m t chương trình ñ th c hi n các công vi c ñó. L p k ho ch d án m t cách bài b n là m t công vi c r t khó khăn. L p k ho ch ñòi h i m t s phân tích có h th ng, m t kh năng nhìn nh n t xa và hi u bi t t t c các công vi c c a d án, cũng như m i quan h tương h gi a các y u t ñó. Nó ñòi h i ngư i l p k ho ch ph i n m ñư c các phương pháp và k thu t hi n ñ i, năng l c suy lu n, sáng t o và suy nghĩ th u ñáo. L p k ho ch ñòi h i s tham gia c a t t c các y u t liên quan, ñ m b o tính ñúng ñ n c a k ho ch và ph i ñ t ñư c các cam k t th c hi n k ho ch ñã v ch ra. 1.2. N i dung c a công tác l p k ho ch N i dung c a l p k ho ch d án bao g m các công vi c: 1. Xác ñ nh các giai ño n chính th c hi n d án, phân tích chúng thành các b ph n nh hơn và có th qu n lý ñư c; 2. Xác ñ nh các công vi c, hình thành danh sách các công vi c c th ñ m b o ñ t m c tiêu c a d án; 3. L p d toán, tính toán giá tr c a các ngu n l c c n thi t ñ hoàn thành các công vi c c a d án; 4. Xác ñ nh trình t các công vi c, xác ñ nh m i liên h công ngh gi a chúng và các h n ch ; 5. Xác ñ nh ñ dài th i gian c a các công vi c, nhu c u nhân l c và các nhu c u khác ñ th c hi n t ng vi c; 59
6. Tính toán th i gian bi u, phân tích m i liên h công ngh trong th c hi n các công vi c và yêu c u ñ i v i các ngu n l c; 7. L p k ho ch ngu n l c, xác ñ nh nh ng ngu n l c nào (con ngư i, MMTB, nguyên v t li u...) c n thi t và c n bao nhiêu ñ th c hi n các công vi c c a d án. Xác ñ nh th i h n công vi c có th th c hi n trong s gi i h n các ngu n l c; 8. L p ngân sách, g n chi phí d toán cho t ng ho t ñ ng; 9. T ng h p và vi t thuy t minh k ho ch d án. K ho ch l p ra không ñư c quá chung chung, nhưng quá chi ti t thì cũng không dùng ñư c vì n u quá chi ti t k ho ch s l n quá, ph c t p và ñòi h i chi phí cao cho vi c l p. Khi c n ñi u ch nh cũng m t nhi u th i gian và s c l c. Công tác c p nh t k ho ch, giám sát ti n ñ và ñánh giá l i các yêu c u ngu n l c cũng tr thành công vi c l n hơn. Công tác l p k ho ch s không theo k p nh p ñ c a công vi c và ñòi h i c a nó ñ i v i quá trình ra quy t ñ nh. 1.3. Ý nghĩa c a k ho ch d án Ý nghĩa c a k ho ch d án: - Là cơ s tuy n d ng, ñi u ph i nhân l c; là cơ s ñ giao quy n cho cán b qu n lý d án; - Là cơ s ñ l p ngân sách và ki m tra tài chính d án; - ði u ph i và qu n lý các công vi c c a d án; - Giúp qu n lý r i ro c a d án; - T o ñi u ki n cho vi c ki m tra, giám sát; - Tránh tình tr ng không kh thi c a công vi c có th gây lãng phí ngu n l c và nh ng hi n tư ng tiêu c c. K ho ch dù có t t ñ n m y thì cũng có r t ít d án ñư c hoàn thành ñúng theo k ho ch g c c a chúng. ði u ñó là vì không th có ñư c thông tin ñ y ñ th i ñi m kh i ñ u d án ñ có th xây d ng m t k ho ch chính xác. Cũng không th d báo m t cách chính xác ñư c t t c các ho t ñ ng c a d án, không th d tính hoàn toàn chính xác các ngu n l c và th i gian c n thi t vì có th x y ra các bi n c không lư ng trư c ñư c. Ví d như MMTB có th ng ng ho t ñ ng b t ng , hay v n ñ trư t giá. ð c bi t trong xây d ng v n ñ gi i phóng m t b ng luôn là y u t làm nh hư ng ti n ñ . Trong th c hi n d án luôn luôn có nh ng thay ñ i làm nh hư ng ñ n k ho ch ban ñ u. Nhưng không có k ho ch ban ñ u thì khó có th ñánh giá h t ñư c các thay ñ i này. M t ñòi h i ñ t ra là ph i ñánh giá th t nhanh tác ñ ng c a các thay ñ i này t i các công vi c ñang th c hi n cũng như các cam k t th c hi n các công vi c tương lai. Có th ph i s p x p l i các công vi c và các ngu n l c nh m h n ch tác ñ ng tiêu c c c a các thay ñ i. K ho ch ph i ñư c nhìn nh n như m t mô hình ñ ng c a d án và không ph i là m t cái gì ñó c ng nh c không th ñi u ch nh. L p k ho ch không th ñư c xem xét như m t ho t ñ ng ch x y ra m t l n. L p k ho ch và ki m soát k ho ch là m t quá trình liên t c, hài hoà v i công tác qu n lý c a d án. ðó là m t chu trình l p k ho ch, ki m tra, giám sát phát hi n các sai l ch ho c x y ra thay ñ i d n t i ph i ñi u ch nh k ho ch. R i l i ki m tra, giám sát 60
phát hi n v n ñ ñ c n thi t thì l i ñi u ch nh k ho ch. Vì lý do ñó, k ho ch s không có ý nghĩa n u không có các thông tin ph n h i, không có ki m tra, giám sát. Theo th i gian, b t c k ho ch nào cũng có th tr nên l c h u và s xem xét l i k ho ch theo t ng giai ño n ho c khi có thay ñ i, có s c là c n thi t. 2. TRÌNH T L P K HO CH D ÁN L p k ho ch d án là m t quá trình g m các bư c chính sau ñây: a. Xác l p m c tiêu d án Quá trình l p k ho ch b t ñ u b ng vi c thi t l p m c tiêu c a d án. Nh ng m c tiêu này ph n ánh: khi nào b t ñ u d án và khi nào ph i hoàn thành; chi phí d toán; các k t qu c n ñ t ñư c. ð xác l p m c tiêu c a d án c n th c hi n nh ng bư c sau: - Tuyên b m c tiêu; - B nhi m nh ng cá nhân ho c các b ph n có trách nhi m ñ th c hi n m c tiêu d án. H là nh ng ngư i c n thi t ñ th c hi n thành công d án. H c n ñư c ch n s m trong giai ño n l p k ho ch. - Li t kê nh ng m c th i gian quan tr ng trong khuôn kh th i gian hoàn thành d án; Thư ng thì công tác l p k ho ch d án ñư c xem xét m t cách ñơn gi n là ai làm gì? và khi nào làm? Các d ng quy t ñ nh thư ng ñư c nêu ra giai ño n này là s d ng nhà t ng th u hay ch ñ u tư tr c ti p qu n lý th c hi n d án... Qu n lý d án ph i bi t thu x p các mâu thu n c a mình v i các m c tiêu c a d án, ph i cân ñ i các tiêu chu n k thu t v i chi phí và th i h n hoàn thành vì chi phí luôn ñ i ngh ch v i th i gian và ch t lư ng. Ngoài ra, d báo th i h n hoàn thành d án t i th i ñi m b t ñ u nó là m t ñi u không d , ñơn gi n là vì khi ñó chưa th có ñ m i thông tin c n thi t. Vì v y, ch có th n ñ nh ñư c th i h n m c tiêu. ðó là th i h n mà nhà qu n lý d án ñ t ra ñ có th hoàn thành d án ñúng th i h n. Th i h n này nh hư ng r t nhi u ñ n các quy t ñ nh s ñư c ban hành ti p theo, các yêu c u và v n ñ phân b các ngu n l c. b. Phát tri n k ho ch Trong giai ño n phát tri n k ho ch ngư i ta ti n hành xác ñ nh các nhi m v chính ñ th c hi n m c tiêu. L p k ho ch d án ch có hi u qu khi có ñư c ñ y ñ và rõ ràng các thông tin c n thi t v nhi m v ph i th c hi n ngay t khi b t ñ u d án. N i dung giai ño n phát tri n k ho ch bao g m vi c l p danh m c và mã hoá công vi c, phát tri n và trình bày sơ ñ cơ c u phân tách công vi c (WBS - Work Breakdown Structure), trong ñó WBS là quan tr ng nh t. WBS là vi c phân chia các công vi c d án thành nh ng ph n vi c nh hơn ñ d dàng ki m soát và qu n lý. T i ñây có th nhóm các công vi c l i tuỳ theo tính ch t c a nó ho c theo các b ph n ch u trách nhi m. c. Xây d ng sơ ñ k ho ch d án Sau khi xác ñ nh quan h , m i liên h công ngh , th t trư c sau gi a các công vi c c n ph i l p m t sơ ñ k ho ch nh m ph n ánh quan h lô-gic c a các công vi c. L p sơ ñ k ho ch có th ñư c th c hi n nh các phương pháp sơ ñ m ng. d. L p l ch trình d án 61
L ch trình d án là m t k ho ch ti n ñ sơ b ch rõ khi nào các công vi c b t ñ u, khi nào k t thúc, ñ dài th i gian th c hi n t ng công vi c và nh ng m c th i gian quan tr ng. e. D toán chi phí và phân b ngu n l c ð th c hi n k ho ch d án t ng th c n d toán chi phí cho t ng công vi c, t ng kho n m c chi phí cũng như nh ng ngu n l c khác như lao ñ ng, MMTB... ñ th c hi n d án. ðây th c ch t là k ho ch chi tiêu ñi li n v i vi c l p l ch trình d án ñư c xây d ng trư c ñó. g. Chu n b báo cáo và k t thúc d án Báo cáo ti n ñ th i gian, chi phí là nh m ki m soát t t k ho ch th i gian, d toán cũng như ti n ñ chi phí. Chu n b t t h th ng báo cáo, ki m tra, giám sát là m t trong nh ng khâu c n thi t ñ th c hi n thành công k ho ch d án. 3. QU N LÝ PH M VI 3.1. Ph m vi d án và c u hình s n ph m d án Ph m vi (quy mô) c a d án ñư c hi u là các công vi c c n thi t ñ có ñư c k t qu (s n ph m) d án. Các công vi c ch u các h n ch c a d án v ngu n l c, ngân sách, th i h n... Các công vi c c a d án, ñ n lư t mình, l i ñư c hi u như là t p h p các hành ñ ng liên quan ñ n nhau và cùng hư ng t i vi c ñ t ñư c k t qu (s n ph m) mong mu n v i nh ng ñ c trưng và ch c năng mang tính k thu t nh t ñ nh, trong th i h n ñã ñ nh. Nh ng ñ c trưng và ch c năng mang tính k thu t ñó ñư c g i là c u hình c a s n ph m d án. Giám sát c u hình c a s n ph m d án và ph m vi d án liên quan ch t ch v i nhau ñ ñ m b o r ng các công vi c c a d án là ñ hình thành nên ñúng s n ph m yêu c u. ði u ñó có nghĩa là d án ph i và ch ñư c bao g m các công vi c c n thi t. 3.2. Các quá trình qu n lý ph m vi d án Qu n lý ph m vi d án bao g m các quá trình: - Xây d ng ý tư ng d án; - L p k ho ch ph m vi; - Giám sát s thay ñ i. Giám sát s thay ñ i s ñư c xem xét chương 10. Xây d ng ý tư ng d án là ch ra s c n thi t c a d án, như ñã trình bày trong chương 1, là vi c xác ñ nh b c tranh toàn c nh v m c tiêu, k t qu cu i cùng và phương pháp th c hi n k t qu ñó. L p k ho ch ph m vi d án là vi c phân chia m c tiêu c a d án thành các y u t thành ph n, thành các thành t có th qu n lý, mà c th là ñ : 1. ðánh giá chi phí, th i gian và các ngu n l c c n thi t ñ th c hi n d án; 2. Xác l p cơ s ñ ño lư ng và ki m tra ti n trình th c hi n d án; 3. Phân chia quy n h n và nghĩa v , xác ñ nh m c ñ trách nhi m. 62
L p k ho ch ph m vi s cho ta cơ c u phân tách công vi c d án, ma tr n trách nhi m d án. Nói m t cách khác, cơ c u phân tách công vi c và ma tr n trách nhi m là các công c cơ b n ñ qu n lý ph m vi d án. 3.3. Qu n lý ph m vi trong h p ñ ng t ng th u EPC V n ñ qu n lý ph m vi d án tr nên ñ c bi t quan tr ng trong trư ng h p các d án ñư c th c hi n theo mô hình t ng th u EPC. Hi p h i qu c t các k sư tư v n (FIDIC) khuy n cáo r ng ñ có th tri n khai vi c th c hi n d án theo mô hình t ng th u EPC, v phía ch ñ u tư ph i ñáp ng ñư c m t s ñi u ki n mà trư c h t là ph i xác ñ nh ñư c ph m vi các công vi c c a d án m c ñ chi ti t c n thi t ñ có th , trên cơ s ñó, thi t l p ph m vi h p ñ ng EPC m t cách rõ ràng và ñ y ñ . ði u này liên quan ñ n kh năng c a ch ñ u tư trong vi c chu n b và ñưa ra b h sơ các yêu c u c a ch ñ u tư cùng v i thi t k sơ b (thi t k t ng th ) và h sơ m i th u EPC. M t s yêu c u khác ñ i v i ch ñ u tư trên phương di n qu n lý ph m vi c n thi t trong quá trình th c hi n d án theo mô hình t ng th u EPC là:  Ch ñ u tư ph i xác ñ nh rõ là mình s cung c p nh ng gì ngoài ph m vi c a h p ñ ng t ng th u EPC.  Ph i l p ñư c m t b h sơ rõ ràng v các tiêu chu n và ñ c tính k thu t ñ i v i ph n xây d ng và ph n trang thi t b .  Các v n ñ v chu n b công trư ng như: ph m vi công trư ng xây d ng; v n ñ gi i phóng m t b ng xây d ng; xác ñ nh khu v c l p ñ t, các yêu c u v kho bãi... 4. CƠ C U PHÂN TÁCH CÔNG VI C WBS Sau khi xác l p xong m c tiêu c a d án, vi c ti p theo là xác ñ nh, li t kê, l p b ng bi u c n thi t gi i thích cho các công vi c và nhi m v ph i th c hi n, nghĩa là phát tri n nh ng k ho ch ñ u tiên cho d án. Ph n này g i là l p k ho ch qu n lý ph m vi d án. Qu n lý ph m vi là vi c xác ñ nh các công vi c thu c và không thu c d án. Nó bao g m nhi u quá trình th c hi n ñ kh ng ñ nh d án ñã bao quát ñư c t t c các công vi c c n thi t và ch bao g m các công vi c ñó. M t trong nh ng phương pháp chính ñ xác ñ nh ph m vi d án là l p cơ c u phân tách công vi c WBS. 4.1. Khái ni m, tác d ng và phương pháp l p cơ c u phân tách công vi c WBS 4.1.1. Khái ni m WBS Cơ c u phân tách công vi c WBS là vi c phân chia theo c p b c m t d án thành các nhóm nhi m v và nh ng công vi c c th , là vi c xác ñ nh, li t kê và l p b ng gi i thích cho t ng công vi c c n th c hi n c a d án. V hình th c, sơ ñ cơ c u phân tách công vi c gi ng như m t cây ña h ph n ánh theo c p b c các công vi c c n th c hi n c a d án. M t sơ ñ cơ c u phân tách công vi c có nhi u c p b c. C p b c trên cùng ph n ánh m c tiêu c n th c hi n. Các c p b c th p d n th hi n m c ñ chi ti t c a m c tiêu. C p ñ th p nh t là nh ng công vi c c th . S lư ng c p b c c a m t WBS ph thu c vào quy mô và ñ ph c t p c a m t d án. Hình 4.1 th hi n m t sơ ñ cơ c u phân tách công vi c g m 3 c p. 63
1. Xây d ng văn phòng 1.1. Chu n 1.2. Xây nhà 1.3. N i th t 1.4. Hoàn thi n b m t b ng 1.2.1. ð móng 1.3.1. ði n 1.2.2. Tư ng và tr n 1.3.2. Nư c t ng 1 1.2.3. Tư ng và tr n t ng 2 1.2.4. Sân thư ng và tum Hình 4.1. Sơ ñ 3 c p cơ c u phân tách công vi c d án xây d ng văn phòng 4.1.2. Tác d ng c a WBS Phân tách công vi c là cơ s ñ th c hi n các nhi m v qu n lý khác c a d án. Nó có các tác d ng chính sau: - Trên cơ s sơ ñ WBS có th giao nhi m v , xác ñ nh trách nhi m c th c a t ng cá nhân, b ph n ñ i v i m i công vi c c a d án. WBS làm cho m i ngư i ñ u quan tâm hơn ñ n d án và làm cho các thành viên d án hi u ñư c yêu c u c a nhau. - Phân tách công vi c là cơ s ñ phát tri n trình t và th t quan h trư c sau gi a các công vi c, là cơ s ñ l p sơ ñ m ng (PERT/CPM). - Sơ ñ phân tách công vi c là cơ s ñ xây d ng các k ho ch chi ti t và ñi u ch nh các k ho ch ti n ñ th i gian, phân b các ngu n l c cho t ng công vi c c a d án như b trí lao ñ ng, MMTB... cũng như l p d toán và ngân sách theo phương pháp t dư i lên. - ðánh giá hi n tr ng và k t qu th c hi n các công vi c d án trong t ng th i kỳ. - V i sơ ñ phân tách công vi c, các nhà qu n lý d án trong quá trình ñi u ph i các k ho ch th i gian, ngu n l c và chi phí s tránh ñư c các sai sót như b quên m t s công vi c nào ñó. 4.1.3. Các phương pháp l p WBS Vi c phân tách công vi c ph i ph n ánh ñư c cách th c mà theo ñó d án ñư c th c hi n. Có th phát tri n sơ ñ WBS theo nhi u cách. Có 3 phương pháp chính hay s d ng là: 1. Phương pháp thi t k theo dòng (phương pháp phân tích h th ng). 64
2. Phương pháp phân tách theo các giai ño n hình thành phát tri n (phương pháp chu kỳ). 3. Phương pháp phân tách theo mô hình t ch c (phương pháp ch c năng). Trong th c t , các nhà qu n lý d án có th s d ng k t h p các phương pháp trên. Tuy nhiên không nên k t h p nhi u phương pháp cho cùng m t c p b c. B ng 4.1 trình bày ý nghĩa c a t ng c p b c theo 3 phương pháp. Cơ s ñ phân tách công vi c là: - Cơ c u thành ph n c a ñ i tư ng/s n ph m thu nh n ñư c sau khi hoàn thành d án như các b ph n hay h ng m c công trình c a m t d án có xây d ng; - Các b ph n ho t ñ ng theo quá trình/ch c năng/t ch c c a t ch c th c hi n d án; - Các giai ño n theo vòng ñ i c a d án; - Các b ph n phân b theo ñ a lý (ñ i v i các d án tr i r ng theo không gian). Thông thư ng có th s d ng 6 c p b c ñ phân tách công vi c, trong ñó 3 c p b c ñ u ph c v cho yêu c u qu n lý, 3 c p b c sau ph c v cho các yêu c u k thu t. C p ñ cu i cùng có th là m t công vi c c th ho c m t nhóm nhi u vi c làm chi ti t. Tuy nhiên, m c ñ chi ti t cho các công vi c c p b c cu i ch nên v a ñ ñ có th phân ph i ngu n nhân l c và kinh phí cho t ng công vi c, cho phép giao trách nhi m cho t ng ngư i ñ ngư i ch u trách nhi m v m t công vi c nào ñó có th tr l i rõ ràng câu h i "công vi c ñó ñã hoàn thành chưa" và n u hoàn thành r i thì "có thành công hay không". B ng 4.1. Các c p b c phân tách công vi c Các c p b c phân tách Các c p b c, theo phương pháp: tt c p N i dung th phân tích h th ng chu kỳ t ch c bc hi n 1 m c ñ t ng quát toàn b d án toàn b d án toàn b d án (chương trình) (nhóm d án) (nhóm d án) (nhóm d án) 2 m c ñ d án h th ng l n nh ng giai ño n các b ph n c u chính thành chính 3 các nhi m v các phân h các h th ng các phòng ban, các chính ñơn v thành viên 4 nhi m v b ph n nhi m v b ph n các phân h các t ñ i 5 nhóm công vi c nhóm công vi c nhóm công vi c nhóm công vi c 6 công vi c c th công vi c c th công vi c c th công vi c c th Phân tách công vi c c n ñư c ti n hành ngay sau khi thi t l p xong m c tiêu c a d án. Ngư i th c hi n là ñ i ngũ cán b ch ch t tham gia qu n lý d án trong t t c các lĩnh v c. 65
Các nhà qu n lý th o lu n, xem xét t ng giai ño n ch y u, t ng lĩnh v c liên quan khi th c hi n phân tách công vi c. Ngh thu t phân tách công vi c c a d án là ch bi t k t h p hài hoà các cơ c u chính c a d án. Các cơ c u c n k t h p ñó là: - Cơ c u t ch c d án (OBS - Organization Breakdown Structure); - Cơ c u các kho n m c chi phí (ABS - Account Breakdown Structure); - Cơ c u các ngu n l c (RBS - Resource Breakdown Structure); - Các cơ c u ch c năng, cơ c u thông tin, cơ c u theo các th i h n, các pha, các s ki n chính ho c giai ño n hoàn thành d án. Phân tách công vi c c n ñ m b o yêu c u d qu n lý, th hi n rõ phân chia trách nhi m theo công vi c, các công vi c ñ c l p tương ñ i nhưng v n liên quan v i nhau, cho phép t p h p th ng nh t d án t các công vi c riêng bi t và ph n ánh ñư c ti n ñ th c hi n d án. 4.2. Trình t l p WBS Các nguyên t c và trình t l p cơ c u phân tách công vi c như sau: 1. Phân tích d n d n d án thành các công vi c ho c gói công vi c nh theo m t s tiêu chí như ñã l a ch n. Quá trình phân tích này c kéo dài mãi cho ñ n khi nào ñ ñ chi ti t. Nghĩa là có th g n cho nó ngu n nhân l c, kinh phí, giao trách nhi m cho ngư i/ho c b ph n c th , có th ki m tra và giám sát ñư c. 2. L p danh m c và mã hoá các công vi c ñã phân tách. ð ñơn gi n hoá và d nhìn ngư i ta mã hoá các công vi c/gói công vi c. Mã s này th hi n c p b c và th t c a công vi c/gói công vi c. Ngoài ra, trong sơ ñ cơ c u phân tách công vi c, m i c p b c phân tách th hi n tiêu chí phân chia công vi c c p b c ñó. Ví d , b c cu i cùng là các công vi c liên quan ñ n các ho t ñ ng s n xu t ra s n ph m cu i cùng c a d án. 3. ð i v i m i công vi c/gói công vi c ñã ñư c phân tách, xác ñ nh các d li u liên quan (v ngư i ch u trách nhi m thi hành, kh i lư ng công vi c, th i gian th c hi n, ngân sách và chi phí, MMTB, nguyên v t li u, nhà cung ng...). M i m t c p sau l i chi ti t hơn c p trư c. M t công vi c c a c p này ch xu t phát t m t công vi c duy nh t c a c p trên m t c p. Nguyên t c này ñ m b o tính ñúng ñ n khi t ng h p chi phí c a các công vi c, khi t h p các sơ ñ m ng trên tr c th i gian... 4. Thông tin quan tr ng nh t là v ngư i/b ph n ch u trách nhi m thi hành công vi c/gói công vi c ñã phân tách - ma tr n trách nhi m. Trong ma tr n trách nhi m xác ñ nh ai ch u trách nhi m v cái gì. ðây là cơ s ñ ph i h p các công vi c c a d án. 5. ð i v i m i công vi c/gói công vi c ñã phân tách t ch c các cu c phân tích v i nh ng ngư i ch u trách nhi m thi hành ñ làm rõ trách nhi m- nghĩa v - quy n l i và kh ng ñ nh tính ñúng ñ n c a vi c phân tách công vi c. 4.3. M t s sai l m thư ng g p khi phân tách công vi c d án 1. B qua m t giai ño n phân chia nào ñó c a d án mà chuy n tr c ti p sang tìm và gi i quy t các v n ñ nghi p v c a d án. 66
2. Ch s d ng trong phân tách các ch c năng, các pha hay các b ph n t ch c thay vì các s n ph m cu i cùng ho c các ngu n l c hao phí. 3. Không hi u r ng WBS ph i bao trùm toàn b d án. 4. Nh c l i m t ho c m t vài ph n t c a WBS. 5. Thi u liên k t gi a cơ c u d án và h th ng tài kho n k toán và h th ng tài li u d toán. 6. Phân chia quá ho c không ñ chi ti t. 7. Mã hoá không ñúng, gây khó khăn cho quá trình l p trình. 8. Không tính ñ n các s n ph m cu i cùng vì khó nh n bi t ho c vô hình, như các d ch v. 5. MA TR N TRÁCH NHI M OBS W B S Ma tr n trách nhi m Hình 4.2. Hình thành ma tr n trách nhi m 67
Cơ c u phân tách công vi c WBS là cơ s ñ các thành viên nhóm d án hi u cơ c u và các m i quan h c a các công vi c trong d án. Song d án ho c b t kỳ b ph n nào c a nó cũng ch có th ñư c th c hi n trong m t quá trình ho t ñ ng ph i h p th ng nh t gi a các thành viên d án. Cơ c u t ch c nhóm d án (OBS) và ma tr n trách nhi m là 2 công c chính giúp ch nhi m d án trong vi c thành l p nhóm phù h p v i yêu c u và các m c tiêu, nhi m v c a d án. Cơ c u t ch c nhóm d án không ch là mô t thành ph n c a nhóm d án mà còn xác ñ nh phân chia trách nhi m c a các thành viên trong th c thi các công vi c d án. Cơ c u và trình t th c hi n các công vi c c a d án ph thu c không ít vào cơ c u t ch c c a nhóm d án. Hình 4.2. mô t cách s d ng cơ c u t ch c nhóm d án OBS trong xây d ng ma tr n trách nhi m. M c dù m i liên h gi a các gói công vi c trong cơ c u phân tách công vi c WBS và gi a các ph n t c a cơ c u t ch c nhóm OBS trên th c t không rõ ràng như trong hình v , nhưng cái quan tr ng là quy n l i và nghĩa v c a các thành viên ph i ñư c xác ñ nh rõ ràng. Ma tr n trách nhi m mô t và th ng nh t cơ c u trách nhi m th c hi n các công vi c/gói công vi c d án. Ma tr n bao g m danh m c các công vi c/gói công vi c theo m t tr c và danh sách các b ph n thi hành theo tr c kia. B ng 4.2. Ma tr n trách nhi m c a cán b các c p trong qu n lý d án Ch c v Cp Giám Ch nhi m Tr. phòng Tr. phòng Tr. phòng Công vi c trên ñc d án thi t k kinh doanh s n xu t L p k ho ch d án PD GS TT YK YK YK Xác ñ nh WBS Cð TT YK YK YK Ư c tính chi phí GS Cð TT YK YK L p k ho ch th trư ng PD Cð YK TT YK L p ti n ñ d án PD Cð YK YK TT Ghi chú: TT - trách nhi m tr c ti p; GS - giám sát chung; YK - ph i ñư c tham kh o ý ki n; Cð- ch ñ o và phê duy t; PD - phê duy t cu i cùng. Ph n t c a ma tr n trách nhi m là mã s c a d ng ho t ñ ng và/ho c kinh phí cho công vi c/gói công vi c. S lư ng các d ng trách nhi m có th là khác nhau tuỳ ñ c thù m i d án và s th c thi nó. Nhưng trong m i tình hu ng nên h n ch b ng các trách nhi m ñư c mô t m t cách ñơn gi n và d hi u. Có th l y ví d như sau: ñ i v i b t c m t công vi c chi ti t nào thì quan tr ng nh t bao gi cũng là ngư i ch u trách nhi m thi hành tr c ti p, nhưng trong 68