Các nguyên lý quản lý dự án part 9

Chia sẻ: Dasjhd Akdjka | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:24

Thêm vào BST

Báo xấu

480
lượt xem 296
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo tài liệu 'các nguyên lý quản lý dự án part 9', kỹ thuật - công nghệ, kiến trúc - xây dựng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Các nguyên lý quản lý dự án part 9

b) Ngư c chi u: khi cho trư c m c ñ r i ro d án có th ch p nh n ñư c, c n ph i xác ñ nh các giá tr ho c vùng giá tr c a các bi n s xu t phát, có tính ñ n các h n ch ñ i v i m t ho c m t vài bi n s ; c) Các kh o sát ñ nh y, ñ v ng ch c c a các ch tiêu k t qu trong m i tương quan v i các bi n s d án. Các kh o sát này xu t phát t s không chính xác không th tránh kh i c a các thông tin ban ñ u, th hi n m c ñ tin c y c a các k t qu nh n ñư c trong phân tích r i ro d án. B ng 9.7. Các phương pháp phân tích r i ro d án t/t Phương pháp ð c ñi m 1 Phân tích xác Xác su t xu t hi n r i ro, thi t h i ñư c xác ñ nh trên cơ s các thông su t tin th ng kê c a giai ño n trư c v i s xác l p vùng r i ro, s thi u/ñ c a v n ñ u tư, h s r i ro (t su t l i nhu kỳ v ng). 2 Phân tích chuyên Phương pháp ñư c áp d ng khi thi u ho c không ñ lư ng thông tin gia c n thi t. N i dung c a phương pháp là s d ng ki n th c và kinh nghi m c a các chuyên gia trong ñánh giá m c ñ r i ro c a các quá trình cũng như chính d án. 3 Phương pháp S d ng cơ s d li u c a các d án tương t ñã th c hi n. Phương tương t pháp ñư c s d ng khi môi trư ng bên trong và bên ngoài c a d án và các tiêu b n gi ng nhau v các thông s cơ b n như quy mô, phương pháp và k thu t th c thi, công ngh ... 4 Phương pháp ch Xác ñ nh m c ñ v ng ch c/tin c y c a d án trong quan h v i các tiêu c c tr (phân thay ñ i có th v các ñi u ki n th c hi n. tích hoà v n) 5 Phân tích ñ Phương pháp cho phép ñánh giá s bi n ñ i c a các ch tiêu k t qu nh y th c hi n d án v i các giá tr khác nhau c a các bi n s d án. 6 Phân tích các phương pháp ñ xu t m t vài phương án (k ch b n) phát tri n c a d k ch b n phát án và ñánh giá, so sánh. Thông thư ng ngư i ta tính các phương án tri n (k ch b n) bi quan, l c quan và bình thư ng ñ i v i các thay ñ i có th c a các bi n s . 7 Phương pháp ð xu t phân nhánh theo t ng bư c quá trình th c hi n d án kèm cây quy t ñ nh theo ñánh giá r i ro, l i - h i, chi phí... 8 Các phương D a trên xác ñ nh giá tr các ch tiêu k t qu theo t ng bư c nh ti n pháp mô ph ng hành th nghi m nhi u l n v i mô hình. Ưu ñi m là tính khách quan c a các tính toán, d hi u, d ch p nh n và có s ñánh giá k t qu phân tích d án c a t t c các thành viên quá trình l p k ho ch. M t trong nh ng như c ñi m chính là chi phí cao. 193
Phân tích r i ro d án thông thư ng s d ng các mô hình toán h c v ra quy t ñ nh, các tính ch t c a các phương pháp ñư c th hi n trên b ng 9.7. Các phương pháp ch tiêu c c tr và phân tích ñ nh y thông thư ng s d ng ñ phân tích r i ro khi so sánh phương án (trong giai ño n l p d án) và ñã ñư c trình bày trong môn h c L p và phân tích d án. Trong ph n ti p theo chúng tôi xin ñư c trình bày v các phương pháp còn l i. 2.3.2. Các phương pháp xác su t ñánh giá r i ro R i ro liên quan ñ n d án ñư c bi u hi n b i 3 y u t , ñó là: s ki n r i ro, xác su t xu t hi n s ki n r i ro và thi t h i do r i ro gây nên, n u nó xu t hi n. Tuỳ theo m c ñ ñ y ñ thông tin v xác su t xu t hi n r i ro mà ngư i ta áp d ng phương pháp khách quan hay ch quan trong vi c ñánh giá m c ñ thi t h i do r i ro gây nên. a. Phương pháp khách quan Phương pháp khách quan là ñánh giá m c ñ thi t h i d a trên các s li u th c t v t n su t xu t hi n r i ro ñ tính thi t h i kỳ v ng ñ i v i lo i r i ro ñang xét. G i: Ai là m c ñ thi t h i i c a lo i r i ro j; Pi là xác su t xu t hi n m c ñ thi t h i Ai; n - s lư ng m c ñ thi t h i xem xét. Thi t h i kỳ v ng Ej c a r i ro j là: n E j = ∑ Pi Ai (9.1) i =1 ðương nhiên, thay vì tính toán thi t h i kỳ v ng, ngư i ta cũng có th tính toán các ch tiêu k t qu kỳ v ng khác (ví d l i nhu n) n u có ñ y ñ d li u. b. Phương pháp ch quan Phương pháp ch quan d a trên các xác su t ñư c ñánh giá theo kinh nghi m ch quan ho c không bi t xác su t có th x y ra s ki n. Trư ng h p xác su t ñư c ñánh giá theo kinh nghi m, m c ñ r i ro có th ñư c ñánh giá như phương pháp khách quan ho c m t s phương pháp khác (ví d phương pháp cây quy t ñ nh). Trư ng h p không bi t xác su t x y ra s ki n có th s d ng các quy t c minimax, maximin... ñ l a ch n phương án. G i Aij là ch s k t qu c a phương án i x y ra trong tình hu ng j, các quy t c ñư c hi u như sau: b1. Quy t c minimax Quy t c này còn g i là quy t c b t l i t t nh t hay quy t c bi quan. Theo quy t c này, ngư i ta l a ch n phương án có tr s k t qu A t t nh t trong tình hu ng x u nh t (bi quan): A = maxi[minj(Aij)] (9.2) b2. Quy t c maximin 194
Quy t c này g i là quy t c l c quan hay quy t c thu n l i nh nh t. Theo quy t c này ngư i ta l a ch n phương án có tr s k t qu A nh nh t trong các tình hu ng t t nh t (l c quan): A = mini[maxj(Aij)] (9.3) b3. Quy t c maximax Quy t c này dành cho nh ng ngư i c c kỳ l c quan hay còn g i là thu n l i l n nh t. Theo quy t c này ngư i ta l a ch n phương án có tr s k t qu A l n nh t trong các tình hu ng t t nh t. A = maxi[maxj(Aij)] (9.4) Ví d th hi n 3 quy t c này như sau: cho các tr s k t qu c a 3 phương án ñ u tư theo các tình hu ng như b ng 9.8: (i) Theo quy t c b t l i t t nh t minimax ta ch n phương án 1 có tr s bi quan 15 là l n nh t (c c ti u c a dòng là l n nh t). (ii) Theo quy t c thu n l i nh nh t maximin ta ch n phương án 2 có tr s l c quan 24 là nh nh t (c c ñ i c a dòng là nh nh t). (iii) Theo quy t c thu n l i l n nh t maximax ta ch n phương án 3 có tr s l c quan 30 là l n nh t (c c ñ i c a dòng là l n nh t). B ng 9.8. Ví d cho 3 quy t c minimax, maximin và maximax Tình Tình Tình C c ti u c a dòng C c ñ i c a dòng hu ng hu ng hu ng (tr s bi quan c a (tr s l c quan c a H1 H2 H3 phương án ) phương án) Phương án F1 15 20 25 15 25 Phương án F2 12 24 18 12 24 Phương án F3 30 22 14 14 30 b4. Quy t c bàng quan Quy t c bàng quan coi như các tình hu ng ñ u x y ra v i xác su t như nhau, và vì v y ngư i ta ch n phương án có tr s t t nh t c a các k t qu kỳ v ng: 1 n  A = maxi  ∑ Aij  (9.5)  n j =1  trong ñó: n - s lư ng các tình hu ng. V i các phương án và tình hu ng như b ng 9.8 ta có các tính toán như b ng 9.9. Theo quy t c bàng quan có th ch n phương án 3 có tr s k t qu kỳ v ng 22 là l n nh t. 195
B ng 9.9. Các tính toán cho quy t c bàng quan Tình hu ng Tình hu ng Tình hu ng 1 n  Tr s kỳ v ng  ∑ Aij  H1 H2 H3  n j =1  Phương án F1 15 20 25 20 Phương án F2 12 24 18 18 Phương án F3 30 22 14 22 b5. Quy t c Savage-Niehans ðây còn g i là quy t c t n th t (hay h i ti c) bé nh t. T n th t hay h i ti c là hi u s gi a tr s k t qu c a phương án ñã ch n và k t qu c a phương án t t nh t trong m t tình hu ng. Trên cơ s c a các s li u xu t phát v các tr s k t qu c a các phương án trong các tình hu ng như b ng 9.8 ngư i ta l p b ng th 2 g i là ma tr n t n th t hay ma tr n h i ti c (b ng 9.10). B ng 9.10. Ma tr n t n th t/h i ti c Tình Tình Tình C c ñ i c a dòng hu ng hu ng hu ng (hay t n th t l n nh t c a phương án) H1 H2 H3 Phương án F1 15 4 0 15 Phương án F2 18 0 7 18 Phương án F3 0 2 11 11 Giá tr m t ô i -j c a ma tr n h i ti c chính là ñ i lư ng h i ti c th hi n t n th t n u trong tình hu ng j ñó ta ch n phương án i ch không ph i là phương án có tr s k t qu l n nh t trong tình hu ng j này, nghĩa là hi u s gi a tr s k t qu l n nh t c a c t tr ñi tr s k t qu c a chính c t ñó trong b ng s li u ban ñ u. Theo quy t c Savage-Niehans, trên ma tr n h i ti c b ng 9.10 có th ch n phương án 3 có m c ñ t n th t/h i ti c 11 là nh nh t. 2.3.3. Phương pháp chuyên gia Phương pháp chuyên gia ñư c s d ng trong giai ño n ñ u c a d án trong trư ng h p kh i lương thông tin xu t phát không ñ ñ ñánh giá ñ nh lư ng hi u qu hay r i ro c a d án. Ưu ñi m c a phương pháp chuyên gia là không c n thi t ph i có các thông tin chính xác ban ñ u và các phương ti n công ngh thông tin ñ t ti n, tính toán ñơn gi n và kh năng ñánh giá trư c khi xác ñ nh hi u qu c a d án. Như c ñi m c a phương pháp là khó khăn trong vi c m i các chuyên gia ñ c l p và các ñánh giá c a h nh t ñ nh có m u s c ch quan. Các chuyên gia ñư c m i ñ ñáng giá r i ro d án ph i: 196
- ðư c ti p c n t t c các thông tin v d án; - Có ki n th c và kinh nghi m trong lĩnh v c chuyên môn c n thi t; - Không liên quan v m t quy n l i trong quan h v i d án. Các bư c phân tích, ñánh giá trong phương pháp chuyên gia như sau: 1. V i m i d ng r i ro xác ñ nh tr s t i ña (tính theo ñi m s theo thang 100 ñi m) mà t ch c/d án có th ch p nh n. 2. Xác l p, n u c n thi t, ñi m s bí m t phân bi t m c ñ uy tín c a các chuyên gia (theo thang ñi m 10). 3. R i ro ñư c các chuyên gia ñánh giá t góc ñ xác su t xu t hi n s ki n (giá tr c a xác su t bi n thiên t 0 ñ n 1) và cho ñi m m c ñ nguy hi m c a r i ro ñ i v i vi c hoàn thành d án (theo thang ñi m 100). 4. Ngư i l p d án thu th p các ñánh giá c a các chuyên gia, l p thành b ng, xác ñ nh tr s bình quân c a m i lo i r i ro. 5. So sánh s li u thu ñư c và tr s t i ña có th ch p nh n ñư c. Trên cơ s ñó ra các quy t ñ nh tương ng. 6. Trong trư ng h p tr s thu ñư c t các ñánh giá chuyên gia vư t quá tr s t i ña có th ch p nh n ñ i v i m t ho c m t vài lo i r i ro thì có th có bư c ti p theo là xây d ng t p h p các bi n pháp h n ch nh hư ng c a r i ro ñ i v i d án. N u xét th y c n thi t thì sau khi ñưa ra các bi n pháp h n ch có th l p phân tích r i ro m t l n n a. 2.3.4. Phương pháp phân tích các k ch b n phát tri n Phương pháp phân tích các k ch b n phát tri n c a d án là m t bi n th c a phương pháp kỳ v ng toán h c nhưng có m c ñ t ng h p cao hơn. Nó (phương pháp phân tích các k ch b n phát tri n) cho phép ñánh giá nh hư ng c a cùng m t lúc nhi u bi n ñ u vào ñ i v i d án thông qua xác su t c a t ng k ch b n. Thông thư ng ngư i ta hình thành nên t 3 ñ n 5 k ch b n phát tri n c a d án (b ng 9.11). B ng 9.11. Các k ch b n phát tri n c a d án K ch b n Xác su t c a k ch b n (P) Tr s k t qu (A) AxP 1. L c quan 0.2 100 20 2. Bình thư ng 0.5 70 35 3. Bi quan 0.3 40 12 T ng 1 - n ∑ P A = 67 i i i =1 Theo phương pháp này, m i k ch b n ph i có: 197
- T p h p ñ y ñ giá tr c a các bi n ñ u vào; - Giá tr tính toán c a các ch tiêu k t qu ho c hàm m c tiêu; - Xác su t c a b n thân k ch b n (thông thư ng ñư c xác ñ nh b ng phương pháp chuyên gia). K t qu c a phân tích các k ch b n phát tri n là giá tr c a tr s hàm m c tiêu ñ i v i t ng k ch b n và tr s hàm m c tiêu c a c d án. Như v y, theo b ng 9.11 tr s hàm m c tiêu c a các k ch b n ñư c th hi n c t tr s k t qu (A), và tr s hàm m c tiêu c a c d án là tr s k t qu k t qu kỳ v ng và b ng n ∑ P A = 67 . i i i =1 2.3.5. Phương pháp cây quy t ñ nh Trong trư ng h p có s lư ng l n các bi n ñ u vào và nhi u k ch b n phát tri n, t c là t p h p các bi n ñ u vào m t ma tr n nhi u chi u, thì phương pháp ñư c khuyên dùng là phương pháp xây d ng cây quy t ñ nh. Ưu ñi m c a phương pháp này là r t tr c quan. N i dung c a phương pháp này ñư c mô t như sau: 1. Li t kê các k ch b n phát tri n (trong m i k ch b n phát tri n l i có th có nhi u tình hu ng và nhi u phương án). 2. ð i v i m i k ch b n, li t kê các phương án có th . 3. Dùng phương pháp chuyên gia ñ xác ñ nh các tr s k t qu hay hàm m c tiêu c a m i phương án ñ i v i t ng tình hu ng c a m i k ch b n, xác su t x y ra các tình hu ng trong t ng k ch b n cũng như xác su t c a t ng k ch b n phát tri n. 4. Xây d ng cây quy t ñ nh. 5. Tính tr s k t qu kỳ v ng c a t ng phương án trong t ng k ch b n. 6. Tr s k t qu kỳ v ng c a t ng k ch b n là giá tr c c tr (min ho c max theo hàm m c tiêu) các k t qu kỳ v ng c a các phương án ñã tính cho k ch b n ñó. 7. Tr s k t qu kỳ v ng v a c d án là tr s k t qu kỳ v ng c a các k t qu kỳ v ng các k ch b n. Có th gi i m t bài toán ví d như sau: Có 3 phương án so sánh là A, B và C. Ch tiêu k t qu ñư c l a ch n là l i nhu n hàng năm V ñ i v i t ng phương án trong t ng tình hu ng theo b ng 9.12: B ng 9.12. L i nhu n năm V c a các phương án trong t ng tình hu ng ñ.v: tr. VNð Phương án Tình hu ng H1 Tình hu ng H2 A 300 100 B 250 150 C 280 120 198
Các chuyên gia xác ñ nh các k ch b n, xác su t c a các k ch b n và xác su t c a các tình hu ng trong m i k ch b n như b ng 9.13. Hãy l a ch n phương án và cho bi t l i nhu n tính toán cho phương án ñó ñ i v i m i k ch b n và tính l i nhu n kỳ v ng cho c d án. B ng 9.13. Xác su t P x y ra các tình hu ng H trong các k ch b n K và xác su t c a b n thân các k ch b n K ch b n Phương án Tình hu ng H1 Tình hu ng H2 K ch b n K1 A P(K1-A-H1) = 0.2 P(K1-A-H2) =0.8 Xác su t P(K1) = 0.7 B P(K1-B-H1) =0.6 P(K1-B-H2) =0.4 C P(K1-C-H1) =0.4 P(K1-C-H2) =0.6 K ch b n K2 A P(K2-A-H1) =0.4 P(K2-A-H2) =0.6 Xác su t P(K2) = 0.3 B P(K2-B-H1) =0.2 P(K2-B-H2) =0.8 C P(K2-C-H1) =0.3 P(K2-C-H2) =0.7 L i gi i: Theo các s li u c a 2 b ng 9.12 và 9.13 ta có các tính toán l i nhu n kỳ v ng (EMV - Expected Monetary Value) c a các phương án trong các k ch b n như b ng 9.14 và v ñư c cây quy t ñ nh như hình 9.5. B ng 9.14. L i nhu n kỳ v ng c a các phương án trong các k ch b n K ch b n Phương Tình hu ng H1 Tình hu ng H2 EMV án P V P V A 0.2 300 0.8 100 140 K1 (0.7) 210 B 0.6 250 0.4 150 210 C 0.4 280 0.6 120 184 201 A 0.4 300 0.6 100 180 K2 (0.3) 180 B 0.2 250 0.8 150 170 C 0.3 280 0.7 120 168 Bư c 1. V khung cho cây quy t ñ nh Ta v khung cho cây quy t ñ nh b ng cách ñi t g c lên ng n như sau: - Chia d án theo các k ch b n; - M i k ch b n ñư c chia theo các phương án; - M i phương án ñư c chia theo các tình hu ng. 199
T×nh huèng 1 Ph−¬ng ¸n A P=0.2; V=300 4 EMV=140 T×nh huèng 2 P=0.8; V=100 T×nh huèng 1 KÞch b¶n 1 Ph−¬ng ¸n B P=0.6; V=250 2 5 P = 0.7 EMV=210 T×nh huèng 2 EMV=210 P=0.4; V=150 T×nh huèng 1 Ph−¬ng ¸n C P=0.4; V=280 6 EMV=184 T×nh huèng 2 P=0.6; V=120 1 T×nh huèng 1 EMV=201 Ph−¬ng ¸n A P=0.4; V=300 7 EMV=180 T×nh huèng 2 P=0.6; V=100 T×nh huèng 1 KÞch b¶n 2 Ph−¬ng ¸n B P=0.2; V=250 3 8 P=0.3 EMV=170 T×nh huèng 2 EMV=180 P=0.8; V=150 T×nh huèng 1 Ph−¬ng ¸n C P=0.3; V=280 9 EMV=168 T×nh huèng 2 P=0.7; V=120 H×nh 9.5. C©y quyÕt ®Þnh Cây quy t ñ nh ñư c b t ñ u t bên trái c a trang gi y b ng m t nút. Nút này ñư c g i là nút ra quy t ñ nh. T i nút này ngư i ra quy t ñ nh bu c ph i l a ch n m t l trình t m t t p h p các kh năng h u h n có tính thay th cho nhau. M i l trình ñư c v dư i hình th c m t nhánh cây ñư c to ra t c nh bên ph i c a nút. D c theo nhánh cây ghi các thông s c a l trình như xác su t, chi phí. Sau khi v xong và tính toán các giá tr kỳ v ng, có th ñi n d c theo nhánh c giá tr kỳ v ng c a l trình. M i nhánh quy t ñ nh có th d n ñ n m t vài nút quy t ñ nh khác, m t vài k t qu ho c m t vài nút cơ h i. Trong bài toán này, m i nhánh cây xu t phát t nút quy t ñ nh là m t k ch b n. Nút cơ h i ch ra r ng m t s ki n ng u nhiên ñư c d tính x y ra t i ñi m này c a quá trình. M i nút cơ h i l i có th d n ñ n m t vài nút cơ h i khác c p th p hơn ho c m t vài k t qu . Trong bài toán này, sau m i nút cơ h i s có nhi u nhánh cây th hi n các phương án khác nhau, d n ñ n các nút cơ h i c p 2. 200
Sau các nút cơ h i c p 2 s là các nút cơ h i c p 3... Trong bài toán c th , sau m i nút cơ h i c p 2 s là các tình hu ng v i giá tr các k t qu tính toán và xác su t c a nó (hình 9.5). Bư c 2. ði n xác su t xu t hi n c a m i tình hu ng trong m i phương án và l i nhu n c a nó vào các nhánh trên cùng c a cây quy t ñ nh. Bư c 3. Tính toán các l i nhu n kỳ v ng EMV Ta tính ngư c t ng n xu ng g c. Trình t tính toán như sau: T i các nhánh trên cùng là các tình hu ng c a các phương án. M i tình hu ng ñư c ñ c trưng b ng l i nhu n tính toán và xác su t xu t hi n ñã ñư c ñi n t bư c 2. T i các nhánh d n ñ n các nút 4, 5, 6, 7, 8, và 9 ta tính ñư c l i nhu n kỳ v ng cho m i phương án. Xét nút 2: Nút 2 (tư ng trưng cho k ch b n 1), có các nhánh 2-4; 2-5 và 2-6 v i l i nhu n kỳ v ng l n lư t là 140, 210 và 184. Hàm m c tiêu ñây là t i ña hoá l i nhu , v y phương án ñư c ch n ñây là phương án B, v i l i nhu n kỳ v ng EMV=210. Xét nút 3: Nút 3 (tư ng trưng cho k ch b n 2), có các nhánh 3-7; 3-8 và 3-9 v i l i nhu n kỳ v ng l n lư t là 180, 170 và 168. Phương án ñư c ch n là phương án A v i l i nhu n kỳ v ng 180. L i nhu n kỳ v ng c a c d án là 201. 2.3.6. Phương pháp mô ph ng Phương pháp mô ph ng Monte-Carlo là s k t h p 2 phương pháp phân tích ñ nh y và phân tích k ch b n phát tri n. ðây là m t phương pháp ph c t p và yêu c u th c hi n b ng công ngh thông tin trên máy tính. Trình t ti n hành phương pháp này như sau: - Ch n nh ng ñ i lư ng c a các y u t ñ u vào c a d án mà theo phân tích ñó là nh ng bi n ng u nhiên. - Xây d ng ñ th phân b xác su t và nh ng thông s ñ c trưng c a các ñ i lư ng ñ u vào ñã ch n bư c trên. - Xác ñ nh t t c các ñ i lư ng ñ u vào c a hàm m c tiêu có tính xác ñ nh và có tính ng u nhiên. V i các ñ i lư ng ng u nhiên ñư c mô hình hoá thành các dãy s th ng kê và nh ng ñ th phân b xác su t c a các ñ i lư ng này. - Tính các giá tr ñ u ra c a hàm m c tiêu trên cơ s các s li u ñ u vào ñã l p và công th c c a hàm m c tiêu b ng phương pháp mô ph ng v i s tr giúp c a máy tính. Phương pháp mô ph ng có th hi u như sau:  Máy tính l y nh ng giá tr b t kỳ trên bi u ñ phân b xác su t giá tr c a các bi n s ng u nhiên.  ð t giá tr này và các ñ i lư ng ñã xác ñ nh vào công th c c a hàm m c tiêu ñ tính toán. 201
 Quá trình này ñư c l p ñi l p l i nhi u l n (không dư i 200 l n) nh m xác ñ nh các giá tr ñ u ra c a hàm m c tiêu. - T các giá tr c a hàm m c tiêu v a xác ñ nh ñư c, máy tính s ñưa ra các k t qu cu i cùng như: bi u ñ phân b xác su t c a các giá tr c a hàm m c tiêu; nh ng thông s ñ c trưng c a hàm m c tiêu như: giá tr trung bình kỳ v ng, các giá tr c c tr , phương sai, ñ l ch chu n, h s phân tán. - T các k t qu cu i cùng ti n hành k t lu n v các ch tiêu như:  Kỳ v ng toán h c và xác su t xu t hi n;  Xác su t xu t hi n c a nh ng giá tr c a hàm m c tiêu ñ m b o ñư c ngư ng hi u qu ;  Xác su t xu t hi n cho m i giá tr b t kỳ c a hàm m c tiêu;  ðánh giá các phương án thông qua h s phân tán c a m i phương án. T ñây có th l a ch n phương án cu i cùng v i m t m c ñ tin c y, hay m c ñ r i ro nh t ñ nh tuỳ thu c vào quan ñi m c a ngư i phân tích và lý thuy t phân tích ñư c áp d ng. 3. CÁC PHƯƠNG PHÁP H N CH R I RO D ÁN 3.1. Phương pháp phân chia r i ro Phân chia r i ro gi a các thành viên d án là m t phương pháp h n ch r i ro có hi u qu . Lý thuy t cũng như th c t cho th y r ng càng nhi u các ph n t song song thì h th ng càng v ng ch c, càng th p xác su t b ng ng ho t ñ ng. Vì v y, phân chia r i ro gi a các thành viên d án (ch ñ u tư, nhà th u, nhà cung c p...) nâng cao m c ñ tin c y r ng d án s ñ t k t qu cu i cùng. ð ng th i, s h p lý hơn n u trao trách nhi m chính v m t lo i r i ro nào ñó cho m t thành viên nh t ñ nh nào ñó mà thành viên y có kh năng cũng như năng l c hơn c trong vi c tính toán và ki m soát lo i r i ro ñang xét. Phương pháp phân chia r i ro thông thư ng ñư c áp d ng cho các thành viên mà ho t ñ ng c a h ít liên quan tr c ti p v i nhau. Vi c phân chia r i ro d án c n ñư c th c hi n trong khi l p k ho ch tài chính c a d án và khi ký k t các h p ñ ng. C n ph i hi u r ng, vi c tăng gi m r i ro cho các thành viên d án ph i kéo theo s thay ñ i trong phân chia thu nh p t d án. Vì v y trong ñàm phán c n ph i làm rõ các v n ñ : - Xác ñ nh kh năng c a các thành viên d án v ngăn ng a và gi m thi u h u qu c a các s ki n r i ro. - Xác ñ nh m c ñ r i ro m i thành viên d án ph i ch u. - Bàn b c, nh t trí v m c ñ n bù r i ro. - Tuân th nguyên t c bình ñ ng trong m i quan h r i ro và thu nh p gi a các thành viên d án. 3.2. Phương pháp d phòng D phòng cho các trư ng h p chi phí không lư ng trư c là m t trong nh ng bi n pháp ñ u tranh v i r i ro. Bi n pháp này xác l p m i quan h gi a các r i ro có kh năng nh hư ng ñ n giá thành d án và lư ng kinh phí c n thi t ñ vư t qua khó khăn trong th c hi n d án. 202
Giá tr c a d phòng ph i l n hơn ho c b ng dao ñ ng c a các thông s d án theo th i gian. Nhưng ñ ng th i, chi phí cho d phòng ph i không l n hơn chi phí cho vi c ph c h i d án sau r i ro. Kinh nghi m nư c ngoài cho phép m c tăng chi phí cho d án t 7 ñ n 12% do d phòng. D phòng là xác l p m i quan h gi a các r i ro ti m n làm thay ñ i giá thành d án và lư ng d phòng c n thi t ñ kh c ph c h u qu trong quá trình th c hi n d án. Phương ti n d phòng có th là ti n, th i gian, nhân công, MMTB. D phòng là chi phí thêm ñ kh c ph c r i ro. Nhưng ñ ng th i kh c ph c r i ro có m c ñích và có kh năng làm tăng l i nhu n cho d án. M t trong nh ng ñi u ki n c n ñ d án thành công là dòng thu ph i luôn luôn l n hơn dòng chi t i t t c các bư c tính toán. V i m c ñích h n ch r i ro trong lĩnh v c tài chính c n ph i thành l p m t m c ñ ñ m b o nh t ñ nh có tính t i các d ng r i ro sau: - R i ro xây d ng d dang, nghĩa là t i th i ño n tính toán không có các kho n thu theo k ho ch do công trình chưa ñư c nghi m thu, bàn giao, thanh toán. - R i ro liên quan ñ n gi m thu do lư ng tiêu th b gi m trong ng n h n. - R i ro thu , liên quan ñ n vi c vì lý do nào ñó không s d ng ñư c quy n mi n/gi m thu hay s thay ñ i trong chính sách pháp lu t v thu . - R i ro liên quan ñ n vi c thanh toán không ñúng h n c a ch ñ u tư. ð ñ m b o cho các trư ng h p này c n thi t ph i l p qu d phòng và phân ph i vào ñó m t lư ng ph n trăm nh t ñ nh t thu nh p do tiêu th s n ph m. Trong th c t l p d toán công trình xây d ng, pháp lu t Vi t nam quy ñ nh ph i có m t kho n d phòng b ng 10% giá tr các kho n chi phí còn l i. 3.3. B o hi m Trong trư ng h p thành viên d án không ñ kh năng t th c thi d án khi xu t hi n s ki n r i ro nào ñó thì c n ph i ti n hành b o hi m r i ro. B o hi m r i ro v b n ch t là trao r i ro cho hãng b o hi m ch u trách nhi m v i m t lư ng chi phí nh t ñ nh ñư c th ng nh t trong h p ñ ng b o hi m. Ngư i ta có th b o hi m toàn b d án cũng như b o hi m t ng ph n d án như nhà c a, v t ki n trúc, tính m ng con ngư i, b o hi m xe máy thi t b , b o hi m tài s n nói chung, b o hi m cho m t s trư ng h p s c ho c thiên tai bão lũ... Ch ñ u tư có th ký h p ñ ng b o hi m công trình nói chung, nhà th u có th ký h p ñ ng b o hi m v MMTB, v r i ro trong cung ng nguyên v t li u... B o hi m v t ch t thông thư ng ñư c ký k t gi a m t bên là ngư i b o hi m và bên kia là ngư i ñư c b o hi m. Trong ñó, ngư i b o hi m ch u trách nhi m ñ n bù cho ngư i ñư c b o hi m ho c m t ngư i nào ñó khác ñư c ch ra trong h p ñ ng, kho n thi t h i do s ki n r i ro ñư c b o hi m gây ra. Lư ng ñ n bù n m trong kho ng nh t ñ nh ñã ñư c ch ra trong h p ñ ng. ðương nhiên, trư c h t, ngư i ñư c b o hi m ph i tr cho ngư i b o hi m m t lư ng ti n nh t ñ nh tuỳ theo d ng h p ñ ng b o hi m và ñ i tư ng ñư c b o hi m. Trong trư ng h p c n thi t ngư i b o hi m ñư c quy n phân tích r i ro, th m chí có th th m ñ nh d án. 203
CÂU H I ÔN T P 33. Hãy phân bi t r i ro và b t ñ nh. Trình bày m i quan h gi a r i ro và b t ñ nh trong qu n lý d án. 34. Qu n lý r i ro d án nghĩa là làm nh ng vi c gì? Trình bày các nhi m v cơ b n c a qu n lý r i ro theo các giai ño n vòng ñ i c a d án. 35. Trình bày các nguyên nhân cơ b n d n ñ n r i ro d án, các lo i r i ro cơ b n và thi t h i do chúng gây nên. 36. Trình bày các phương pháp h n ch r i ro. BÀI T P Bài t p 9.1. Cho tr s k t qu c a các phương án theo các tình hu ng như b ng sau: Phương Tình hu ng 1 Tình hu ng 2 Tình hu ng 3 Tình hu ng 4 án A 100 120 110 105 B 130 125 135 140 C 110 100 95 120 Hãy l a ch n phương án theo các quy t c minimax, maximin, maximax, quy t c bàng quan và quy t c Savage-Niehans. Bài t p 9.2. Có 2 phương án so sánh là A và B. Ch tiêu k t qu ñư c l a ch n là l i nhu n hàng năm ñ i v i t ng phương án trong t ng tình hu ng theo b ng sau: Phương án Tình hu ng H1 Tình hu ng H2 Tình hu ng H3 A 35 45 25 B 30 50 20 Các chuyên gia xác ñ nh các k ch b n, xác su t c a các k ch b n và xác su t c a các tình hu ng trong m i k ch b n như b ng sau: K ch b n Phương án Tình hu ng H1 Tình hu ng H2 Tình hu ng H3 K1 A 0.2 0.3 0.5 (0.4) B 0.4 0.3 0.3 K2 A 0.3 0.6 0.1 (0.6) B 0.5 0.1 0.4 204
Hãy xây d ng cây quy t ñ nh và l a ch n phương án theo hàm m c tiêu là tr s k t qu l n nh t. Tính tr s k t qu kỳ v ng c a d án. Bài t p 9.3. Hãy li t kê các lo i r i ro có th x y ra ñ i v i các d án: - D án xây d ng nhà thí nghi m c a nhà trư ng. - D án xây d ng c u Thanh trì. Trong các lo i r i ro trên, r i ro nào thu c lo i nào theo các tiêu chí phân lo i mà anh (ch ) ñã h c và các thi t h i có th x y ra. Nguyên nhân c a các r i ro ñó là gì? Bài t p 9.4. Trong các lo i r i ro ñã k trong bài t p 9.3, r i ro nào có th phân chia cho các thành viên d án. Thành viên nào nên ch u trách nhi m chính v r i ro nào, t i sao? R i ro nào có th và c n ñư c h n ch b ng phương pháp d phòng. Hãy k m t trư ng h p tiêu bi u nh có d phòng mà tránh ñư c r i ro mà anh (ch ) bi t. Nh ng r i ro nào b t bu c ph i b o hi m, t i sao? 205
CHƯƠNG 10 GIÁM SÁT VÀ ðI U CH NH D ÁN 1. M t s khái ni m cơ b n v giám sát d án __________________________________ 207 1.1. M c ñích, vai trò c a giám sát _______________________________________________ 207 1.1.1. Khái ni m giám sát ______________________________________________________________207 1.1.2. Vai trò c a giám sát _____________________________________________________________207 1.2. H th ng giám sát d án ____________________________________________________ 207 1.2.1. Mô hình lý thuy t _______________________________________________________________207 1.2.2. Nguyên t c xây d ng h th ng giám sát d án _________________________________________208 1.3. Quá trình giám sát d án ___________________________________________________ 210 2. Theo dõi các công vi c d án ______________________________________________ 212 2.1. Khái ni m theo dõi _________________________________________________________ 212 2.2. Các phương pháp theo dõi __________________________________________________ 212 2.2.1. Phương pháp theo dõi ñơn gi n (phương pháp 0 và 100%) _______________________________212 2.2.2. Phương pháp theo dõi chi ti t ______________________________________________________212 3. ðo lư ng ti n trình và phân tích k t qu _____________________________________ 214 3.1. ðo lư ng ti n trình d án ___________________________________________________ 214 3.1.1. Khái quát v ño lư ng ti n trình d án _______________________________________________214 3.1.2. Mô hình ño lư ng ti n trình d án __________________________________________________216 3.2. L p báo cáo ti n ñ d án ___________________________________________________ 216 3.3. Phân tích k t qu __________________________________________________________ 218 3.3.1. Phân tích v ti n ñ th i gian ______________________________________________________219 3.3.2. Phân tích v chi phí _____________________________________________________________220 3.3.3. Phân tích v ch t lư ng và các thay ñ i thi t k _______________________________________222 3.3.4. Tích h p các phân tích v ti n ñ th i gian, chi phí, ch t lư ng và các thay ñ i _______________222 4. Các lo i quy t ñ nh ñi u ch nh trong giám sát d án ___________________________ 223 5. Qu n lý các thay ñ i _____________________________________________________ 224 5.1. Khái ni m qu n lý các thay ñ i ______________________________________________ 224 5.2. Ki m soát chung các thay ñ i ________________________________________________ 224 5.2.1. N i dung c a ki m soát chung các thay ñ i ___________________________________________224 5.2.2. ð u vào và các th t c c a ki m soát chung __________________________________________225 5.2.3. K t qu c a ki m soát chung và Ban ki m soát thay ñ i _________________________________226 5.3. Ki m soát thay ñ i n i dung d án ___________________________________________ 226 5.4. Thay ñ i mang mu n và thay ñ i b t bu c _____________________________________ 227 5.5. Quá trình ki m soát thay ñ i ________________________________________________ 228 Câu h i ôn t p ____________________________________________________________ 230 Bài t p __________________________________________________________________ 231 206
1. M T S KHÁI NI M CƠ B N V GIÁM SÁT D ÁN 1.1. M c ñích, vai trò c a giám sát 1.1.1. Khái ni m giám sát Giám sát d án là quá trình theo dõi, ño lư ng, ñánh giá và ch n ch nh vi c th c hi n nh m ñ m b o cho các m c tiêu, k ho ch c a d án ñư c hoàn thành m t cách có hi u qu . Như v y, giám sát ñư c th c hi n không ph i ch nh m phát hi n các sai sót, ách t c trong ho t ñ ng c a d án ñ có gi i pháp x lý k p th i, mà còn nh m tìm ki m các cơ h i, ti m năng có th khai thác ñ t n d ng, thúc ñ y d án nhanh chóng ñ t t i m c tiêu d ñ nh. Giám sát giúp các nhà qu n lý xem xét hi u qu c a các ho t ñ ng l p k ho ch, t ch c và ñi u hành. Giám sát d án g m vi c xem xét l i, thanh tra và ki m soát các công vi c ñang ñư c ti n hành trong giai ño n th c hi n d án. Giám sát d án là ho t ñ ng tích c c c a nhà qu n lý d án ñ ñ m b o r ng d án ñư c hoàn thành ñúng th i h n, trong ph m vi ngân sách ñã cho và ñáp ng ñư c các yêu c u v ch t lư ng và quy cách k thu t. 1.1.2. Vai trò c a giám sát Giám sát là ch c năng t t y u c a qu n lý d án. Vai trò c a giám sát th hi n các khía c nh: - Giám sát là nhu c u cơ b n nh m hoàn thi n các quy t ñ nh trong qu n lý d án. Giám sát th m ñ nh tính ñúng sai c a ñư ng l i, chi n lư c, k ho ch, chương trình c a d án; tính t i ưu c a cơ c u t ch c qu n lý; tính phù h p c a các phương pháp mà cán b qu n lý ñã và ñang s d ng ñ ñưa d án ti n t i m c tiêu c a mình. - Giám sát ñ m b o cho các k ho ch d án ñư c th c hi n v i hi u qu cao. Trong th c t , nh ng k ho ch t t nh t cũng có th ñư c th c hi n không như ý mu n. Các nhà qu n lý cũng như c p dư i c a h ñ u có th m c sai l m và giám sát cho phép ch ñ ng phát hi n, s a ch a các sai l m ñó trư c khi chúng tr nên nghiêm tr ng ñ m i ho t ñ ng c a d án ñư c ti n hành theo ñúng k ho ch ñã ñ ra. - Giám sát ñ m b o th c thi quy n l c qu n lý c a nhà qu n lý d án. Nh giám sát, các nhà qu n lý có th ki m soát ñư c nh ng y u t s nh hư ng ñ n s thành công c a d án. M t quy n ki m soát có nghĩa là nhà qu n lý ñã b vô hi u hoá. - Giám sát giúp d án theo sát và ñ i phó v i s thay ñ i. Ch c năng giám sát giúp các nhà qu n lý luôn n m ñư c b c tranh toàn c nh v môi trư ng và có nh ng ph n ng thích h p trư c các v n ñ và cơ h i thông qua vi c phát hi n k p th i nh ng thay ñ i ñang và s nh hư ng ñ n d án. - Giám sát t o ti n ñ cho quá trình hoàn thi n và ñ i m i. 1.2. H th ng giám sát d án 1.2.1. Mô hình lý thuy t H th ng giám sát d án là m t ph n c a h th ng qu n lý d án. Gi a các ph n t c a h th ng qu n lý d án luôn luôn t n t i các m i quan h ngư c và kh năng thay ñ i các ch tiêu ñã cho trư c. ði u này có nghĩa là ñ i v i b t kỳ tr c tr c nào c a ti n trình th c hi n d 207
án cũng s hình thành hành ñ ng ñáp l i nh m t i thi u hoá các sai l ch so v i k ho ch, có tính ñ n nh ng thay ñ i c a môi trư ng xung quanh. Mô hình ñơn gi n nh t c a h th ng qu n lý có m i quan h ngư c ñư c bi u di n trên hình 10.1. ð u vào ð u ra Th c thi d án Liên h ngư c Hình 10.1. H th ng qu n lý v i m i liên h ngư c Mô hình này có th tương ng v i b ph n, gói công vi c hay công vi c b t kỳ c a d án. Các ch tiêu ñ u ra ñư c theo dõi, ño lư ng và so sánh v i các s li u mong mu n. N u có sai khác thì theo m i liên h ngư c s hình thành các tác ñ ng ñi u ch nh tác ñ ng lên ñ u vào ñ tri t tiêu các sai l ch và ñi u ch nh các tham s ñ u vào. Quá trình giám sát ñư c th hi n chi ti t hơn trong hình 10.2. Các tiêu Không c n chu n ñi u ch nh K t qu mong mu n không có sai l ch so sánh ðo lư ng K t qu k t qu th c t có sai l ch th c t Xây d ng Phân tích Th c hi n Xác ñ nh chương trình nguyên nhân ñi u ch nh các sai l ch ñi u ch nh sai l ch Hình 10.2. H th ng giám sát 1.2.2. Nguyên t c xây d ng h th ng giám sát d án Các yêu c u ñ i v i h th ng giám sát ñư c hình thành t trư c khi b t ñ u th c hi n d án v i s tham gia c a t t c các bên liên quan. T i ñây ngư i ta xác ñ nh thành ph n thông tin phân tích; cơ c u các báo cáo; trách nhi m thu th p thông tin, phân tích thông tin và ra quy t ñ nh. ð hình thành m t h th ng giám sát có hi u qu c n ph i: 208
- L p k ho ch k lư ng t t c các công vi c d án. - ðánh giá chính xác th i gian th c hi n các công vi c, ngu n l c và chi phí c n thi t. - Tính ñ n các ñi u ki n th c t trong th c hi n công vi c d án, tính toán chi phí theo ti n ñ th i gian. - Liên t c, theo chu kỳ ñánh giá l i th i gian và chi phí c n thi t ñ hoàn thành ph n công vi c còn l i c a d án. - Nhi u l n và theo chu kỳ so sánh vi c hoàn thành cũng như chi phí th c t v i bi u ñ ti n ñ và ngân sách. H th ng qu n lý d án c n có các tác ñ ng ñi u ch nh nơi c n thi t và vào lúc c n thi t. Ví d , khi có công vi c nào ñó b ch m hoàn thành, thì có th , ví d , ñ y nhanh th c hi n công vi c ñó nh b sung thêm nhân l c, MMTB t các công vi c ít găng hơn. N u chi phí cho nguyên v t li u, MMTB tăng, các nhà th u ph không ñ m b o ti n ñ h p ñ ng... thì có th c n ph i xem l i k ho ch d án. ði u ch nh k ho ch d án có th ch là ch nh s a m t vài thông s , mà cũng có th ph i l p h n m t k ho ch m i hoàn toàn k t th i ñi m xem xét ñ n th i ñi m hoàn thành d án. ð có m t h th ng giám sát d án có hi u qu c n thi t k , xây d ng và áp d ng m t h th ng giám sát ñư c t ch c t t. Nghĩa là ph i có m t h th ng các m i liên h ngư c hi u qu . Có m t s nguyên t c cơ b n ñ xây d ng h th ng giám sát d án có hi u qu . Các nguyên t c ñó là: a. Có các k ho ch c th ð ñ m b o cơ s cho ki m tra, giám sát, các k ho ch c n ph i th c ch t, n ñ nh và có cơ c u rõ ràng. N u k ho ch thay ñ i thư ng xuyên, l i thi u giám sát, ki m tra thì coi như d án ñã vư t ra kh i t m ki m soát. b. Có h th ng thông tin báo cáo Các báo cáo ph i ph n ánh trung th c th c tr ng c a d án so v i k ho ch ban ñ u trên cơ s các ti p c n và tiêu chí th ng nh t. ð ñ m b o ñư c ñi u ñó, th t c chu n b , giao nh n báo cáo ph i ñư c xác ñ nh rõ ràng và tương ñ i ñơn gi n. Ph i xác ñ nh rõ ràng c quãng cách th i gian (chu kỳ) cho t t c các lo i báo cáo. Các báo cáo c n ph i ñư c bàn b c, th o lu n trong các cu c h p. c. Có h th ng phân tích có hi u qu các ch tiêu và khuynh hư ng th c t T k t qu phân tích các thông tin ñã thu th p, lãnh ñ o d án ph i xác ñ nh tình hu ng hi n hành có phù h p v i k ho ch hay không? N u không, thì ph i xác ñ nh ñ l n và tính nghiêm tr ng h u qu c a các sai l ch ñó. Hai ch tiêu cơ b n ñ phân tích là th i gian và chi phí. ð phân tích các khuynh hư ng trong các ñánh giá v th i gian và chi phí c a các công vi c d án c n ph i s d ng các báo cáo chuyên môn. D báo có th , ví d , ch ra s tăng lên c a chi phí hay kéo dài th i h n. Song, thư ng thư ng, các sai l ch v th i gian và chi phí có nh hư ng c ñ n các công vi c ti p theo và ch t lư ng c a các k t qu . d. Có h th ng ph n ng có hi u qu 209
Bư c cu i cùng trong quá trình giám sát là các hành ñ ng do lãnh ñ o d án ñưa ra trong các quy t ñ nh c a mình nh m kh c ph c các sai l ch trong ti n trình các công vi c d án. Các hành ñ ng này có th là ñ s a ch a các sai sót ñã ñư c phát hi n, có th là ñ kh c ph c các khuynh hư ng tiêu c c di n ra trong khuôn kh d án. Song, m t s trư ng h p ñòi h i ph i xem xét l i k ho ch. Thay ñ i k ho ch yêu c u ti n hành lo i phân tích: "n u..., thì..." nh m d báo và tính toán h u qu c a các hành ñ ng ñang ñư c lên k ho ch. ð ng cơ làm vi c và s ñ ng lòng nh t trí c a nhóm d án v s c n thi t c a hành ñ ng này hay hành ñ ng khác ph thu c r t nhi u vào ch nhi m d án. 1.3. Quá trình giám sát d án Giám sát d án ñư c phân ra làm các quá trình cơ b n và các quá trình b tr (hình 10.3). Các quá trình giám sát Các báo Giám sát cáo ti n chung các trình thay ñ i T các ð n các giai ño n Các quá trình b tr giai ño n th c hi n th c hi n d án d án Giám sát Giám sát Giám sát thay ñ i chi phí ti n ñ n i dung Giám sát Giám sát ch t lư ng r i ro Hình 10.3. Các quá trình giám sát - Giám sát chung nh ng thay ñ i - ñ nh v các thay ñ i trong toàn b d án. - Các báo cáo ti n trình - thu th p và giao nh n thông tin báo cáo v ti n trình th c hi n d án, k c các báo cáo v các công vi c ñã th c hi n, v th c hi n các ch tiêu k ho ch, d báo có tính ñ n các k t qu hi n có. - Giám sát thay ñ i n i dung - giám sát nh ng thay ñ i v quy mô, ph m vi d án và t ñó là n i dung các công vi c c a d án. - Giám sát ti n ñ - giám sát nh ng thay ñ i trong th i gian th c hi n các công vi c, gói công vi c c a d án (chương 3). 210
- Giám sát chi phí - giám sát chi phí cho các công vi c d án và các thay ñ i ngân sách d án (chương 7). - Giám sát ch t lư ng - theo dõi các k t qu c th c a d án ñ xác ñ nh xem chúng có phù h p v i các tiêu chu n ñã ñ nh hay không và ñưa ra các bi n pháp c n thi t ñ ngăn ng a, tri t tiêu các nguyên nhân d n ñ n s không ñ m b o ch t lư ng ñó (chương 8). - Giám sát r i ro - ph n ng ñ i v i s thay ñ i c p ñ r i ro trong ti n trình th c hi n d án (chương 9). Các quá trình giám sát d án liên quan m t thi t v i nhau và khi c n thi t có th ñư c th hi n như m t quá trình th ng nh t. Ví d , các quá trình l p báo cáo ti n trình, giám sát thay ñ i n i dung, giám sát ti n ñ và giám sát chi phí có th ñư c th hi n như m t quá trình th ng nh t bao g m 3 giai ño n. Các giai ño n ñó là: theo dõi th c tr ng công vi c; phân tích k t qu và ño lư ng ti n trình; ti n hành các ho t ñ ng ñi u ch nh ñ ñ t ñư c m c tiêu c a d án (hình 10.4). Các thay ñ i, các r i ro, các v n ñ Theo dõi, ño lư ng - K ho ch t ng quan - Các k ho ch th c hi n Th c hi n - Các k t qu - Các ngu n l c d án - Các ch tiêu th c t - Các công ngh 3 1 2 Các ho t ñ ng Thu th p thông tin, Phân tích ñi u ch nh báo cáo th c tr ng Hình 10.4. Sơ ñ quá trình giám sát th c hi n d án Theo hình 10.4 quá trình giám sát có th mô t như sau: 1. Theo dõi: thu th p và văn b n hoá các s li u th c t ; xác ñ nh trong các báo cáo chính th c và không chính th c m c ñ phù h p c a quá trình th c hi n th c t v i các ch tiêu k ho ch. 2. Phân tích: ñánh giá tình tr ng hi n hành c a các công vi c và so sánh các k t qu ñ t ñư c v i k ho ch; xác ñ nh các nguyên nhân và hư ng tác ñ ng lên các sai l ch trong th c hi n d án. 211
3. ði u ch nh: lên k ho ch và th c hi n các ho t ñ ng nh m th c hi n các công vi c phù h p v i k ho ch, nh m t i thi u hoá các sai l ch tiêu c c và thu nh n các thu n l i c a các sai l ch tích c c. Quá trình giám sát d án ñư c trình bày chi ti t các m c ti p sau. 2. THEO DÕI CÁC CÔNG VI C D ÁN 2.1. Khái ni m theo dõi Theo dõi (Monitoring) là quá trình xem xét, thu th p thông tin, th ng kê, phân tích và l p báo cáo v ti n trình th c hi n d án trên th c t trong so sánh v i k ho ch. ðây là bư c ñ u tiên trong quá trình giám sát d án. Trư c tiên là thu th p và x lý d li u v tình hình công vi c th c t . Lãnh ñ o d án bu c ph i liên t c theo dõi ti n trình th c hi n, xác ñ nh m c ñ hoàn thi n c a các công vi c và xu t phát t tình tr ng hi n hành ñưa ra ñánh giá các thông s th c hi n các công vi c tương lai. ð làm ñư c vi c này c n ph i có các m i liên h ngư c có hi u qu . Các m i liên h ngư c này cho thông tin v k t qu ñ t ñư c cũng như các chi phí th c t . M t phương ti n h u hi u trong thu th p thông tin là các m nh l nh, ch th , phi u giao vi c b ng văn b n ñã ñư c ngư i th c thi ñi n ñ y ñ các s li u th c t sau khi hoàn thành nhi m v và n p tr l i ho c các báo cáo chuyên môn do ngư i thi hành l p. Trong xây d ng h th ng thu th p thông tin, d li u nhà qu n lý d án trư c tiên ph i xác ñ nh cơ c u thông tin c n thu th p và chu kỳ thu th p. Quy t ñ nh v các v n ñ k trên ph thu c vào nhi m v phân tích thông s d án, chu kỳ ti n hành các cu c h p và giao nhi m v . M c ñ chi ti t c a phân tích trong t ng trư ng h p c th ñư c xác ñ nh xu t phát t m c tiêu và các tiêu chí giám sát d án. Ví d n u ưu tiên s m t là th i h n hoàn thành d án thì các phương pháp giám sát s d ng ngu n l c và chi phí có th s d ng m t m c ñ h n ch . 2.2. Các phương pháp theo dõi Có th có 2 phương pháp theo dõi ti n ñ hoàn thành th c t là: 2.2.1. Phương pháp theo dõi ñơn gi n (phương pháp 0 và 100%) G i là phương pháp 0 - 100 vì nó ch theo dõi th i ñi m hoàn thành các công vi c chi ti t. ð i v i phương pháp này ch có 2 m c ñ hoàn thành công vi c ñó là 0% và 100%. Nói khác ñi, m t công vi c ch ñư c coi là hoàn thành khi ñ t ñư c k t qu c n thi t c a nó. Phương pháp này thư ng ñư c s d ng cho nh ng công vi c có th i gian th c hi n ng n (m t ho c hai tháng), giá tr th p và khó ñánh giá. Vi c ñánh giá công vi c ñã hoàn thành hay chưa có th d dàng ño ñ m b ng m t và không c n ñ n các cách tính toán khác. 2.2.2. Phương pháp theo dõi chi ti t Phương pháp chi ti t ñánh giá các tình tr ng trung gian trong quá trình th c hi n công vi c, ví d m c ñ hoàn thành công vi c c th 50% nghĩa là theo ñánh giá c a nh ng ngư i th c thi và lãnh ñ o d án, m c tiêu c a công vi c ñã ñ t ñư c m t n a. Phương pháp này ph c t p hơn, nó ñòi h i nhà qu n lý d án ph i ñánh giá t l % hoàn thành c a các công vi c ñang n m trong quá trình th c hi n. ð làm ñư c ñi u này, các t 212